Тема 6. Договор поставки. Учет расчетов с поставщиками
Вопросы темы:
1. Форма договора поставки.
2. Бухгалтерский учет.
3. Возврат товара поставщику.
4. Применение контрольно-кассовых машин.
5. Расчеты кредитными картами.
1. Форма договора поставки
Организации розничной торговли приобретают товар для продажи населению либо у оптовых перепродавцов, либо у производителей продукции. При этом оформляются либо договор купли-продажи, либо договор поставки.
При длительных хозяйственных связях оформляется договор поставки. В таком договоре оговаривают условия и порядок промежуточных поставок (график поставок). Договором может быть предусмотрен порядок поставки товаров по заявкам, в том числе ежедневным.
Договор поставки должен содержать:
1) характеристику товара (наименование, марку, тип, размеры, качественные характеристики);
2) порядок определения качества поставляемого товара (соответствие стандартам, техническим условиям, специальным условиям, техническому описанию, образцам, сертификатам и т.д.);
3) количество поставляемого товара (вес, длина, площадь, объем, штуки, комплекты и пр.);
4) цена товара (указывается в договоре или оформляется протоколом согласования цены);
5) порядок изменения и согласования цены товара;
6) порядок расчетов за поставленный товар (предоплата, авансовые платежи, оплата по факту поставки, оплата по факту реализации полученного товара и другие варианты);
7) вид расчетов (платежными поручениями, платежными требованиями-поручениями, чеками, аккредитивами, наличными денежными средствами, векселями третьих лиц, зачетом встречных однородных требований и пр.);
8) сроки и условия поставки (фиксированная дата поставки; период времени, в течение которого должна быть произведена поставка; график поставок);
9) упаковка и маркировка;
10) приемка товаров (сроки приемки; место приемки; проверка по количеству, качеству, комплектности, ассортименту; методы проверки - сплошной или выборочный; порядок оформления результатов приемки; порядок урегулирования претензий; сроки устранения недоделок и замечаний);
11) обязанности сторон:
- поставщика:
подготовка товаров к поставке (упаковка, затаривание, маркировка);
оформление сопроводительных товарных и транспортных документов;
обеспечение качества поставляемого товара;
своевременное уведомление покупателя о готовности товара к поставке;
поставка товаров на условиях договора;
передача товаров покупателю;
передача сопроводительных документов на товары;
устранение недостатков товаров, выявленных при приемке товара;
- покупателя:
подготовка места для выгрузки товаров;
создание надлежащих условий для приемки товара после получения уведомления поставщика о готовности товара к поставке;
приемка поставленного товара и сопроводительных документов на условиях, предусмотренных договором;
составление необходимых документов по результатам приемки товаров;
оплата поставленных товаров в сроки и на условиях, определенных договором.
Ниже приведены образцы договоров поставки продукции по прямым длительным хозяйственным связям: один - на поставку продовольственных товаров, другой - на поставку товаров промышленной группы.
2. Бухгалтерский учет
Для учета расчетов с поставщиками товаров предназначен балансовый счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". На этом счете отражают расчеты с поставщиком:
- за полученные товары;
- за товары, расчетные документы на которые не поступили (неотфактурованные поставки);
- за излишки товаров, выявленные при приемке поступившего товара;
- по авансам и предоплатам.
Кроме того, отдельно учитываются (на субсчетах второго порядка или счетах аналитического учета):
- поставщики по акцептованным и иным расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
- поставщики по не оплаченным в срок расчетным документам;
- поставщики по неотфактурованным поставкам;
- поставщики по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
- поставщики по просроченным оплатой векселям;
- поставщики по полученному коммерческому кредиту и т.д.
3. Возврат товара поставщику
В том случае, когда организация розничной торговли возвращает поставщику товар ненадлежащего качества либо просит его замены, отгрузка товара поставщику оформляется накладной по форме ТОРГ-12, в которой указывается покупная стоимость товара. При этом поставщику предъявляется претензия, в сумму которой включается стоимость товара по покупным ценам, сумма штрафов и сумма убытков, причиненных поставкой товара с недостатками.
4. Применение контрольно-кассовых машин
Согласно Закону РФ "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" все организации должны осуществлять расчеты с населением наличными денежными средствами только с применением контрольно-кассовых машин (ККМ).
Торговая организация в своей работе может использовать только те модели ККМ, которые внесены в Государственный реестр ККМ, используемые на территории Российской Федерации. Информация о моделях ККМ, включенных в Госреестр, публикуется в печати.
В торговле применяются следующие типы ККМ:
- автономная контрольно-кассовая машина - ККМ, расширение функциональных возможностей которой может достигаться только после подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ;
- пассивная системная контрольно-кассовая машина - работает в компьютерно-кассовой системе, но не имеет возможности управлять этой системой. Может использоваться как автономная ККМ;
- активная системная контрольно-кассовая машина - может работать в компьютерно-кассовой системе и управлять работой этой системы. Может использоваться как пассивная системная или автономная ККМ;
- фискальный регистратор - может работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через канал связи.
Организация работы на ККМ
Перед началом работы на ККМ кассир получает у администратора (директора, его заместителя, завотделом или старшего кассира) ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями. Кассир расписывается в книге учета принятых и выданных денег.
Администратор обязан:
- в присутствии кассира снять показания секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущий день;
- убедиться в совпадении показаний, занести их в журнал за текущий день на начало работы и заверить своей подписью и подписью кассира;
- оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков, заверить данные на контрольной ленте подписями (своей и кассира) и закрыть замок денежных счетчиков;
- провести инструктаж кассиров и продавцов в соответствии с Типовыми правилами эксплуатации ККМ.
Кассовый чек
Торговая организация обязана выдать покупателю кассовый чек или вкладной (подкладной) документ вместе с покупкой.
К1
При возникновении неисправностей в работе ККМ кассир обязан:
- выключить кассовую машину, вызвать представителя администрации, определить характер неисправности;
- в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с представителем администрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек, указав на обороте правильную сумму, и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты. Если чек не вышел, то вместо него следует получить нулевой;
- в случае невозможности продолжения работы из-за неисправности ККМ кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине, как при окончании смены, с отметкой в журнале кассира-операциониста на данную кассовую машину о времени и причине окончания работы.
Если устранение неисправности своими силами невозможно, то администратор вызывает специалиста ЦТО.
Кассиру запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва.
По окончании рабочего дня или по прибытии инкассатора кассир должен:
- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
- составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом старшему кассиру.
После этого администратор в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков, получает распечатку или вынимает из ККМ использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указывает на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы.
Показания на конец отчетного дня вписываются в журнал кассира-операциониста.
По показаниям секционных счетчиков на начало и конец дня определяется сумма дневной выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты.
На чеке или вкладном документе должны отражаться следующие реквизиты:
- наименование организации;
- ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика;
- заводской номер контрольно-кассовой машины;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки;
- стоимость покупки;
- признак фискального режима.
Контрольно-кассовая лента
При работе на ККМ в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты - это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.
В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.
Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение:
- наименование организации;
- состав комиссии;
- показания счетчиков контрольно-кассовых машин;
- марка ККМ, год выпуска и заводской номер;
- регистрационный номер ККМ;
- период инвентаризации;
- номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;
- сумма выручки по ленте;
- подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.
Унифицированные формы
Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через ККМ, а также с эксплуатацией и обслуживанием ККМ, оформляются документами унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
На каждую ККМ администрация торговой организации должна завести журнал кассира-операциониста по унифицированной форме N КМ-4.
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине торговой организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
5. Расчеты кредитными картами
При осуществлении расчетов по кредитным картам покупатель предварительно заключает договор с банком (иным кредитным учреждением) и получает пластиковую карту. Эту карту гражданин использует при расчетах за покупки.
Эмитенты кредитных карт заключают с торговыми организациями договор о продаже товаров владельцам кредитных карт. В договоре указываются порядок авторизации карт, обеспечения магазина необходимыми техническими средствами, условия расчетов за товары и др. К договору прилагается инструкция о порядке обслуживания владельцев кредитных карт.