Тема 4. Учет движения товаров (приемка, продажа, хранение, отчетность)
Вопросы темы:
1. Приемка товаров.
2. Отпуск товаров.
3. Хранение товаров.
1. Приемка товаров
Основными элементами производственного процесса в торговой деятельности являются:
- приемка товаров;
- отпуск (продажа) товаров покупателям.
- хранение товаров;
Правила документального оформления приемки, хранения и отпуска товаров установлены Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5.
При продаже товаров розничная торговая организация должна руководствоваться также Законом РФ от 7 февраля 1992 г. N 2300-1 "О защите прав потребителей". Правила продажи некоторых видов товаров утверждены Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. N 55.
Остановимся на правилах приемки, хранения и отпуска товаров, которые должен знать бухгалтер для правильного оформления и отражения этих процессов в бухгалтерском учете.
При нарушении правил и сроков приемки товаров торговая организация не сможет предъявить претензии поставщику при недостаче или понижении качества товаров.
Торговая организация получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки долгосрочного действия, по отдельным заявкам и т.п. Администрация торговой организации должна ознакомить персонал, ответственный за приемку товара, с условиями этих договоров.
По прямым договорам с длительными хозяйственными связями в качестве отдельного документа необходимо передать согласованный график поставок. Если поставка товара осуществляется на основании заявок, то персонал информируется о заказанном товаре и сроках его поставки.
Материально-ответственный работник и члены приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.
Приемку товаров можно вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории самой торговой организации-покупателя.
Если приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально-ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально-ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.
В доверенности указываются следующие сведения:
- номер и дата выдачи;
- срок ее действия;
- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные;
- номер и дата документа, на основании которого отпускается товар;
- наименование, адрес, банковские реквизиты покупателя;
- наименование товаров, подлежащих получению материально-ответственным лицом, единицы их измерения и количество.
Доверенность подписывают материально-ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
Если доверенности выписывают по форме N М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организации. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально-ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).
Если доверенности выписываются по форме N М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей.
В этой книге проставляются:
- дата выдачи доверенности и ее порядковый номер;
- Ф.И.О. лица, получившего доверенность;
- срок действия доверенности;
- наименование поставщика, у которого материально-ответственное лицо должно получить товар;
- подпись материально-ответственного лица за получение доверенности.
После доставки полученного товара в торговую организацию материально-ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется "закрытием доверенности".
Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.
2. Отпуск товаров
В розничной торговой сети отпуск (продажа) товаров населению оформляется выдачей чека ККМ (контрольно-кассовой машины) и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста. Если торговля ведется с лотка, автолавки, ручной тележки и т.п. (мелкая розница), то стоимость проданного товара и выручку указывают в расходно-приходной накладной. Порядок оформления соответствующих документов рассмотрен подробно в главе "Розничная торговля".
Продажа товаров мелким оптом производится на основании письма-требования или заказа - отборочного листа унифицированной формы ТОРГ-8. Товар отпускается по товарной накладной формы ТОРГ-12, а для оплаты товара выписывают счет. В товарной накладной делается отметка об отпуске и получении товара и ставится круглая печать торговой организации.
В оптовой торговле товар также отпускается по товарной накладной ТОРГ-12.
Материально-ответственное лицо производит отпуск товара на основании "Заказа - отборочного листа" или другого документа, предусмотренного графиком документооборота торговой организации.
Далее на примерах заполненных форм вы можете увидеть, какие документы оформляются при отпуске товаров.
Форма ТОРГ-8 "Заказ - отборочный лист"
Данная форма составляется на оптовых базах (складах) при отборе товара, тары. Она выполняет функцию заявки (заказа). Форма заполняется сотрудником оптовой базы (склада) на бумажных или машинных носителях информации и передается для исполнения на склад.
Форма составлена таким образом, что позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров). На основании данных формы ТОРГ-8 заполняется товарно-транспортная накладная.
Форма ТОРГ-12 "Товарная накладная"
Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания с подотчета материально-ответственного лица. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Форма ТОРГ-9 "Упаковочный ярлык"
Применяется при упаковке товара. Выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.п.), подписывается материально-ответственными лицами и упаковщиком. Один экземпляр вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк). Второй - с указаниями массы каждого места - прилагается к счету-фактуре (если он не подлежит поящичной спецификации), третий - остается на складе.
Форма ТОРГ-10 "Спецификация"
Применяется в случаях, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально-ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй передается в бухгалтерию.
В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Масса тары проставляется отдельно.
Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне бланка.
Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю, возчику) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации.
Форма ТОРГ-13 "Накладная на внутреннее перемещение,
передачу товаров, тары"
Внутреннее размещение товаров между структурными подразделениями торговой организации, в которых работают разные материально-ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое производится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации. Об этом распоряжении делается отметка в документе. Перемещение оформляется накладной. Подпись материально-ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью торговой организации. На накладную обязательно накладывается штамп организации, который подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной.
Внутреннее перемещение товара учитывается отдельной строкой в товарном отчете.
Для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально-ответственными лицами применяется форма ТОРГ-13.
Она составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.
Заполненный документ подписывают материально-ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.
3. Хранение товаров
Хранение товаров на складах торговой организации может осуществляться одним из следующих способов:
- сортовым. При этом способе товары различной сортности размещаются отдельно друг от друга. Такой способ хранения позволяет наиболее рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров. При этом способе необходимо разделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам;
- партионным. Каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. При этом в состав партии товаров могут входить товары различных сортов и наименований. В данном случае складская площадь используется нерационально, так как остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах. С другой стороны, при таком способе хранения можно выявлять излишки и недостачу по каждой партии товаров и контролировать их оплату;
- партионно-сортовым. Каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. При этом внутри партии товары разбираются по наименованиям и сортам и также размещаются отдельно;
- по наименованиям. Товары одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований.
Товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком.
Форма ТОРГ-11 "Товарный ярлык"
Эта форма применяется для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара. Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре материально-ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.
Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.
Вне зависимости от того, каким способом хранятся товары, материально-ответственные лица должны соблюдать принципы товарного соседства. Например, товары, имеющие специфический запах, должны храниться отдельно от товаров, восприимчивых к запаху. Готовые продукты хранятся отдельно от сырья и полуфабрикатов. Продовольственные и непродовольственные товары размещаются на разных складах или в обособленных складских помещениях. Полный перечень правил товарного соседства определен многочисленными нормативно-техническими документами по отдельным видам товаров.
Администрация торговой организации обязана обеспечить соблюдение санитарных норм и правил, норм складирования, а также требований пожарной безопасности.
Государственными и общеотраслевыми стандартами, иными нормативными документами, стандартами, разработанными самой торговой организацией, устанавливается режим хранения товаров. Под режимом хранения понимают:
- температуру хранения;
- влажность;
- освещение;
- сроки хранения.