Тема лекции: «Системы управления запасами».
1. Функции и виды запасов.
2. База данных о запасах.
3. Методы пополнения запасов.
1. ФУНКЦИИ И ВИДЫ ЗАПАСОВ.
Основной идеологией MRP-системы является планирование пополнения запасов номенклатурных позиций таким образом, чтобы как можно сильнее, в идеале полностью, исключить все запасы на предприятии. Но реальная жизнь богаче теории и зачастую имеют место обстоятельства, отклоняющие логику работы MRP-системы от идеала. В любом случае необходимо рассмотреть, что представляют собой запасы, каковы их основные функции, как могут быть построены системы управления ими, на какие обстоятельства необходимо обращать внимание при выборе и построении этих систем. Какие операции с запасами производятся на предприятии и как они отражаются в MRP-системе и, наконец, как можно построить систему контроля за адекватностью данных о запасах в базе данных реальному положению дел. Все эти и некоторые другие вопросы мы затронем на этой лекции.
Основной задачей управления запасами является инвестирование средств в запасы таким образом, чтобы достигать стратегических целей бизнеса. Запасы часто используются как критерий суждения об эффективности планирования, производства и управления в целом в компании. Основной мотив управления запасами — формирование «буфера» для нейтрализации колебаний в поставках и спросе. Колебания могут возникать по следующим причинам:
• фактический спрос на продукцию отличается от прогноза, сделанного отделом маркетинга, что влияет на план производства;
• возникают проблемы с оборудованием;
• возникают проблемы по причине игнорирования персоналом своих обязанностей;
• возникают проблемы с выполнением поставщиками своих обязательств (сроки поставки, объем поставки, номенклатура поставки);
• возникают проблемы при реализации специфических для определенной страны рисков (таможня и др.);
• производственные мощности могут быть недостаточны для удовлетворения «пикового спроса»;
• прочие причины.
1.2. Виды запасов.
Запасы выполняют следующие основные функции, в соответствии с выполнением которых могут быть выделены виды запасов по исполняемым ими функциям:
• Страховые запасы (buffer stock inventory), для которых возможен расчет величины запасов на основе статистических данных. Существует несколько основных методов оценки необходимого размера страхового запаса. Страховой запас предназначен для следующих целей.
1) Для нейтрализации «нормальных» колебаний спроса (изменение темпов продаж), в форме параметра планирования «страховой запас» (краткое описание данного параметра приведено на лекции 2 «Нормативно-справочная информация о продуктах и предприятии»).
2) Для нейтрализации отклонений в поставках (по длительности цикла поставки), в форме параметра планирования «страховое время» (краткое описание данного параметра приведено на лекции 2 «Нормативно-справочная информация о продуктах и предприятии»).
• Подготовительные запасы (anticipation inventory), для которых возможен расчет величины запасов на основе статистических данных и известных дат событий. В качестве примеров таких будущих известных событий, к которым необходимо подготовиться, можно назвать накопление запасов для удовлетворения сезонного спроса, ожидаемого роста продаж при проведении программ стимулирования сбыта, при плановых остановках в производстве поставщиков, при проведении планового ремонта на заводе, при реконструкции и т. п.
• «Ограждающие» запасы (hedge inventory) — при установлении их величины преобладает решение руководителей как метод оценки величины такого рода запасов. Они могут создаваться для следующих основных целей.
1) Для преодоления последствий неконтролируемых будущих событий (забастовки в компании и у поставщиков, политическая нестабильность в стране, откуда поставляется важное сырье, и др.).
2) Для страховки от вероятного повышения цены поставщиком.
• Транспортные запасы (transportation inventory) — возможен расчет величины этих запасов на основе известных исходных данных. Как транспортные, скажем, могут трактоваться материалы и продукция в пути с одного места хранения на другое, грузополучателю (в сети дистрибуции или к покупателю). Необходимо при расчете их величины учитывать время, расстояние и способ перевозки.
• Оборотный задел (lot size inventory or cycle stock), возникающий вследствие партионности производства и закупок. Его можно рассчитать на основании имеющихся исходных данных, а его объем отражает компромисс между стоимостью хранения и стоимостью формирования нового заказа. В самом деле, при большой величине заказа растут издержки хранения изделий в запасах (при редких, но значительных по объему, производственных или заказах на закупку предприятие в среднем поддерживает между заказами крупные запасы, еще не израсходованные производством или сбытом). При незначительном же его объеме увеличиваются издержки, связанные с размещением (запуском) заказов на очередные партии продукции (когда размещаются частые небольшие заказы). То есть следует искать оптимум по сумме издержек хранения и подготовительных затрат, минимизируя тем самым суммарные издержки. Следует отметить, что при стабильном темпе потребления величина такого рода запаса равна половине размера партии. Этот запас может применяться для экономии времени работы оборудования с ограниченным ресурсом времени: увеличение оборотного задела экономит время вследствие меньшего количества подготовительных операций, основная часть времени расходуется с пользой.
• Технологический запас в незавершенном производстве (цикловой задел) (lead time inventory), отражающий запасы, находящиеся в процессе преобразования из одной формы в другую, из одной номенклатурной позиции в другую. То есть это начатые производством изделия, не прошедшие еще по всем необходимым операциям технологического маршрута. Для этих запасов возможен расчет, так как есть сведения обо всем технологическом процессе (длительность производственного цикла, данные об открытых производственных заказах). При этом при длительном производственном цикле величина данного запаса может быть весьма значительна.
1.3. Характеристика систем управления запасами: с непрерывным и периодическим обновлением данных.
Системы управления запасами номенклатурных позиций могут быть разделены на две основные категории.
Классифицирующим признаком выступает использование того или иного механизма обновления данных об имеющихся запасах.
Первым типом систем управления запасами являются системы с периодическим обновлением данных о запасе (periodic inventory). При их применении производится периодический подсчет фактических запасов (обычно в конце планового периода); данные о движении запасов (приходование, отпуск и др.) не фиксируются в системе. Эта систем проста в эксплуатации, не требовательна к ресурсам предприятия, необходимым для ее поддержки. Однако у нее есть коренной и серьезный недостаток: абсолютно невозможно, основываясь на данных системы, проследить «пути движения» запасов. Скажем, в ситуации, когда при очередной инвентаризации выявляется расхождение между данными о запасах в базе данных и фактически подсчитанным количеством, не удается проследить причины возникновения этого расхождения и, следовательно, предпринять необходимые шаги для предотвращения таких ситуаций в будущем.
Этого недостатка лишен второй тип системы управления запасами: система с непрерывным обновлением данных (perpetual inventory). В ней операции (transactions) с запасами фиксируются в информационной системе по их возникновении, регулярно формируются отчеты о запасах, периодически проводится инвентаризация. Система позволяет проследить «пути движения» запасов и адекватно реализовать партионный контроль (т. е. проследить пути движения партий номенклатурных позиций или серийных номеров изделий, а также регламентировать работу с партиями продукции, имеющими различный статус, отражающий их различное состояние). Помимо этого, данная система позволяет динамически поддержать механизм резервирования запасов под производственные заказы и заказы на продажу, что придает ей дополнительный вес. Однако за все надо платить, и такого рода система требует надлежащей организации учета движения запасов. Необходимо фиксировать все операции с запасами в информационной системе.
1.4. АВС-анализ.
Сущность этого анализа заключается в том, что производится классификация всех номенклатурных позиций, данные о запасах которых поддерживаются по признаку относительной важности этих позиций, и для каждой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию номенклатурных позиций: на классы А, В и С. Можно сказать также, что для различных категорий номенклатурных позиций устанавливаются различные уровни контроля за их запасами.
ABC-анализ базируется на принципе Парето (Вильфредо Парето, XIX в.), сформулировавшего правило, суть которого сводится к следующему: контроль относительно небольшого количества элементов позволяет контролировать ситуацию в целом. Часто еще сформулированное Парето правило именуют правилом 80/20, что можно истолковать следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволяет на 80% контролировать систему (т. е. запасы в нашем случае).
Среди основных факторов, которые могут влиять на присвоение запасам номенклатурной позиции той или иной категории контроля, ученые–специалисты (см.: [2]) выделяют следующие:
1. Годовой объем использования (потребления) номенклатурных позиций в стоимостном выражении.
2. Цена единицы номенклатурной позиции.
3. Дефицитность номенклатурной позиции.
4. Доступность ресурсов для производства номенклатурной позиции.
5. Длительность цикла для номенклатурной позиции.
6. Требования к хранению номенклатурной позиции (специальные требования к температурному режиму, влажности и т. п.).
7. Риск воровства.
8. Срок хранения.
9. Издержки вследствие отсутствия номенклатурной позиции на складе в требуемый момент времени.
10. Степень стабильности конструкций изделий, в которых применяется номенклатурная позиция.
11. Другое.
В MRP-системах, как правило, существует возможность, как задать номенклатурной позиции определенный АВС-класс вручную, так и получить отчет с рекомендациями системы относительно присвоения класса. При этом, когда MRP-система формирует соответствующий отчет, она основывается главным образом на первом из приведенных выше факторов, так как он может использоваться благодаря накоплению в системе необходимых для этого статистических данных, с одной стороны, и представляется достаточно репрезентативным признаком класса номенклатурной позиции в долгосрочной перспективе для работающих предприятий — с другой.
Прочие признаки могут использоваться при проведении классификации уполномоченными на то работниками предприятия, однако значительная их часть с трудом поддается простой и полной формализации и встречаются трудности с накоплением необходимых исходных данных.
Если компания решила применять несколько признаков классификации одновременно, то номенклатурной позиции присваивается наивысшая из категорий. После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к каждому из классов применяются свои правила контроля запасов.
Для номенклатурных позиций класса А рекомендуются следующие правила.
1. Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Любой построенный прогноз несет некоторую ошибку. Чем дороже и дефицитнее номенклатурная позиция, тем дороже обходятся эти ошибки. Как следствие данное правило означает внимательное отношение к методам построения прогнозов потребности в номенклатурных позициях, мониторинг точности реализации уже построенных прогнозов.
2. Частый, например ежемесячный, циклический подсчет запасов с жесткими допусками. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в информационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией). Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.
3. Ежедневное обновление данных в базе данных. То есть для таких номенклатурных позиций необходимо использование системы с непрерывным обновлением данных о запасах.
4. Частое рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее результатом относительно небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание всех параметров планирования, выявление реальных потребностей в номенклатурных позициях. Стремление к небольшим размерам партий может быть продиктовано возможностью снижения как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий в запасах.
5. Тщательное отслеживание и сокращение длительности цикла. Чем короче длительность цикла, тем ниже потребность в оборотных средствах. И так как основную долю потребности формируют запасы номенклатурных позиций класса А (по крайней мере в части оборотных средств в запасах сырья, незавершенного производства и готовой продукции), то управление длительностью цикла для них окупается сторицей.
Для номенклатурных позиций класса В применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса А, но реже и с большими приемлемыми допусками.
Для номенклатурных позиций класса С сформулированы следующие правила.
1. Основное правило: изделия должны быть в наличии. Будет обидно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприятнее, производственного плана (ибо дефицит позиций класса С может сорвать планы сбыта и по позициям класса А, в которые эти изделия класса С входят как компонент) из-за нехватки дешевых номенклатурных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышающих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Можно еще высказаться так: запасов изделий класса С может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.
2. Простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора). Может применяться система с периодическим обновлением данных в системе либо данные номенклатурные позиции выводятся за границы MRP-системы вообще.
3. Большие размеры партий (заказов) и большой страховой запас. Крупные партии не влекут за собой существенных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса С, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу.
4. Хранение на территориях, немедленно доступных для персонала, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе. Это упрощает процедуру отпуска запасов в производство и устраняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты. 5. Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (вплоть до, например, взвешивания вместо подсчета).
ПРИМЕР.
Пример применения АВС-анализа.
Рассмотрим простой пример проведения АВС-классификации номенклатурных позиций по критерию объема потребления в стоимостном выражении.
Пусть имеется десять номенклатурных позиций, известен объем их потребления в натуральном и стоимостном выражении за некоторый плановый период (скажем, год). Сводка по этим номенклатурным позициям приведена в таблице на рисунке 1. Пример применения АВС-анализа.
Проводится ранжирование номенклатурных позиций по принятым критериям (в примере — по объему использования в стоимостном выражении), которое приведено на рисунке 2, после чего номенклатурным позициям в соответствии с заданным распределением присваиваются классы относительной важности, что для рассматриваемого примера также отражено на рисунке 2.
Графически ABC-классификацию можно проиллюстрировать при помощи рисунка 3, где по оси абсцисс отражено нарастание номенклатурных позиций после ранжирования, а по оси ординат нарастающим итогом показана доля (в процентном выражении), которой эти позиции обладают в общем объеме.
Рисунок 3. График нарастания совокупной доли номенклатурных позиций в общем объеме стоимостного потребления.
APICS [2] рекомендует использование определенных границ категорий A, B и C, хотя следует тут же отметить, что жесткие границы все же не устанавливаются, а все зависит от каждого конкретного предприятия. Тем не менее, имеет смысл привести эти данные (см. рисунок 4).
2. БАЗА ДАННЫХ О ЗАПАСАХ.
2.1. Виды данных о запасах.
Для планирования производства и закупок и для управления запасами критически важно обладать полной и достоверной базой данных о запасах. Рассмотрим основные данные о запасах, которые необходимы.
Под запасами будем понимать запасы всех номенклатурных позиций: материалов, полуфабрикатов, деталей, готовой продукции и т. д.
Имеются два вида данных о запасах в MRP-системе:
1. Нормативно-справочные данные, которые устанавливают общие правила манипулирования запасами той или иной номенклатурной позиции. Эти сведения были подробно рассмотрены на лекции 2 «Нормативно-справочная информация о продуктах и предприятии».
2. Оперативные данные о запасах, отражающие их текущее состояние, включающие данные о текущих складских запасах и данные об открытых и подтвержденных заказах на производство и закупку.
Вообще запасы стоит разделить на две большие категории, которые по-разному отражаются MRP-системой, а именно:
1) запасы номенклатурных позиций, располагающиеся на некоторых известных местах хранения (складских площадях, прямо в цехе);
2) запасы изделий, находящихся в процессе преобразования из одних номенклатурных позиций в другие (т. е. пребывающие в состоянии незавершенного производства) либо находящихся в пути от поставщика к предприятию.
Первая категория запасов описывается посредством модуля «Управление запасами», а вторая — либо через модуль «Управление открытыми производственными заказами» (для открытых производственных заказов), либо через модуль «Закупки» (для открытых заказов на закупку). С точки зрения расчета потребности в материалах и компонентах первая категория запасов отражается под названием «Запасы в наличии» (Quantity on hand), а вторая — под названием «Запланированные поступления» (Scheduled receipts).
Данные об имеющихся складских запасах включают в себя следующие основные реквизиты:
• место хранения запаса (stock location). Места хранения запасов могут быть различных видов (подробнее на этом мы остановимся ниже), по некоторым из них могут быть наложены определенные ограничения: скажем, может быть разрешено хранение запасов только одной номенклатурной позиции или же сформировано правило хранения на каждом отдельном месте хранения только одной партии одной номенклатурной позиции. Конкретная реализация этих возможностей определяется использованием той или иной информационной системы, а также необходимостью такого рода контрольных механизмов для конкретного предприятия;
• количество (quantity on hand) всего имеющегося запаса, которое делится на следующие категории:
- доступно (available), получается вычитанием из общего имеющегося количества зарезервированных и непригодных запасов, необходимо для оценки количества единиц номенклатурной позиции, которые могут быть использованы для отпуска в производство или для отгрузки заказчику. Данные цифры необходимы при резервировании складских запасов под какой-либо производственный заказ или заказ на продажу;
- зарезервировано (allocated или committed), т. е. предназначено для использования в открытых заказах, которые запланированы к запуску. MRP-системы обычно обладают возможностью указания количества дней, на которые производится резервирование запасов. Если в течение этого срока запасы оказались невостребованными, резервирование с них снимается и они становятся доступны для других заказов;
- «заморожено» (on hold), т. е. не может быть использовано немедленно (необходима проверка качества, дополнительная информация от поставщика и т. д.);
- непригодно (nonusable), т. е. это забракованные или устаревшие изделия;
• номер партии/серийный номер (Lot or Serial number), если для данной номенклатурной позиции используется этот способ контроля запасов;
• стоимость единицы измерения (Unit cost). Этот параметр необходим для оценки стоимости запасов на предприятии.
ДАННЫЕ ОБ ОТКРЫТЫХ ЗАКАЗАХ ВКЛЮЧАЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ.
• номер заказа;
• размер заказа;
• ожидаемая дата выполнения заказа;
• другие даты в заказе (дата формирования заказа, дата запуска заказа, обещанная дата выполнения и др.);
• поставщик/рабочий центр;
• ответственный за выполнение заказа работник предприятия;
• место хранения для продукции, которая будет получена как результат выполнения заказа. Оно определяется как место хранения по умолчанию, однако ничто не мешает разместить запасы на ином месте хранения, если нет никаких установленных дополнительно ограничений (например, за данными номенклатурными позициями могут быть закреплены только вполне определенные места хранения).
2.2. Типы операций (транзакций) с запасами.
Запасы могут перемещаться. Они могут переходить из одной формы в другую: из запасов материалов — в запасы в незавершенном производстве, из запасов в незавершенном производстве — в запасы готовой продукции и пр. Все изменения запасов в натуральном или стоимостном выражении осуществляются посредством определенных операций (транзакций) с запасами. Рассмотрим вкратце, какие операции с запасами поддерживаются MRP-системами.
Первой из классификаций операций с запасами может быть классификация их на сопровождающие изменение запасов в натуральном или стоимостном выражении и не сопровождающие такое изменение, а только отражающие изменение их местоположения. К первой категории можно отнести все виды отпуска запасов (материалов, деталей, готовой продукции) со склада(складов), все виды приходования (получения) номенклатурных позиций в запасы, а также все виды корректировки их величины (в натуральном выражении посредством инвентаризации или циклического подсчета, в стоимостном выражении посредством переоценки запасов), а ко второй — операции внутреннего перемещения запасов, когда запасы не изменяют своих натуральных или стоимостных характеристик, а изменяют только свое местоположение.
Далее все операции первого типа (т. е. все, кроме операций внутреннего перемещения запасов) необходимо разделить на плановые и неплановые операции. Как отмечают специалисты (см.: [2]), различие между ними состоит в том, что для плановых операций должна быть обнаружена и обновлена некоторая информация о резервировании запасов, запланированных сроках получения запасов или о контроле качества запасов, в то время как неплановые операции только обновляют текущий складской остаток.
Рассмотрим вкратце указанные в виды (варианты) операций с запасами.
1) Операция отпуска по производственному заказу означает, что под определенный производственный заказ осуществляется отпуск материалов и компонентов со склада. Для проведения этой операции необходимо наличие собственно заказа, ведомости комплектации (называемой еще лимитно-заборной картой, материальным требованием, по-английски — picklist), формируемой на основании этого заказа. Могут иметь место условия, при которых ведомость комплектации при проведении этой операции не применяется (при так называемом нормативном отпуске со склада, подробнее эту ситуацию мы затронем далее). Данная операция уменьшает общий складской остаток и складской остаток зарезервированных запасов в частности, если резервирование запасов проводилось до момента отпуска запасов со склада, скажем при подтверждении производственного заказа с указанием той спецификации, согласно которой изделия буду изготовлены.
2) Операция отпуска по заказу на продажу по механизму схожа с предыдущей, однако, как правило, нормативное списание номенклатурных позиций заказа со склада не производится. В остальном механизм тот же, только вместо внутреннего потребителя, которому передаются запасы (производство), выступает покупатель, работа с которым строится на основании принятых от него заказов на продажу. При выполнении отгрузки по заказу на продажу производится уменьшение открытого количества по нему, вплоть до закрытия заказа.
3) Операция отпуска с возвратом поставщику имеет место, когда номенклатурные позиции, полученные в соответствии с заказом на закупку, не соответствуют заказу по качеству и/ или номенклатуре. В этом случае, если в договоре с поставщиком предусмотрена возможность возврата, выполняется данная операция. Причем может иметь место возврат двух типов: с последующей заменой либо с уменьшением количества в заказе на величину возврата. Если основания для возврата продукции возникли после того, как мы закрыли данный заказ на закупку, может оказаться необходимым открыть данный заказ снова.
4) Операция отпуска с возвратом в производство выполняется в тех случаях, когда из производства получена ненадлежаще обработанная продукция, которая, однако, допускает исправление допущенного дефекта. В этом случае создается производственный заказ на повторную обработку, для которого имеет место специально описываемый тип технологического маршрута. Вполне возможно, что до этого момента подобный маршрут в базе данных отсутствовал, тогда необходимо его сформировать.
5) Операция получения по производственному заказу имеет место при получении из производства изделий после их изготовления. При этом производится уменьшение открытого количества по заказу, вплоть до его закрытия. Как и прочие операции получения, эта операция приводит к увеличению складского остатка как в целом, так и незарезервированного.
6) Операция получения по заказу на закупку производится при получении номенклатурных позиций от поставщика. При этом происходит уменьшение открытого количества по заказу, вплоть до его закрытия.
7) Операция получения как возврата изделий покупателем приводит к увеличению открытого количества в заказе на продажу вплоть до его повторного открытия в том случае, если он уже был закрыт при последней имевшей место отгрузке.
ЗАМЕЧАНИЕ.
Первые 7 видов операций с запасами, указанные выше, входят в плановую (Planned) категорию операций. При этом виды 1 – 4 имеют тип Отпуск (Issue), а виды 5 – 7 имеют тип Получение (Receipt).
8) Операция непланового отпуска, вообще говоря, при уже налаженной работе должна отсутствовать в практике эксплуатации системы при обработке регулярных операций с запасами. Применение этой операции может иметь место в основном в трех основных случаях. Во-первых, при запуске системы в эксплуатацию, когда корректируются данные о материальных потоках и складском остатке, когда может возникнуть необходимость в целях отладки работы системы оперативно скорректировать величину складского остатка, особенно на стадии опытной эксплуатации системы. Во-вторых, при отпуске изделий для контроля качества (если не применяется система управления контролем качества с выдачей соответствующих заказов на этот контроль) или в какие-либо подразделения предприятия, не участвующие в обработке материального потока материалов и изделий (например, передача образцов продукции в конструкторские подразделения, в отдел маркетинга, отдел сбыта и т. п.). Кроме того, такие операции могут быть применены, с записью соответствующих комментариев, для отпуска запасных частей к оборудованию, когда в рамках MRP-системы на данном предприятии не применяется подсистема управления ремонтом оборудования.
9) Операция непланового получения изделий или материалов сродни операции непланового отпуска, только при ее осуществлении происходит наращивание величины складского остатка.
10) Операции непланового списания номенклатурных позиций из запасов, связанные с браком материалов, компонентов и т. п., уменьшают величину складского остатка, однако каждая из них кроме операции списания со склада имеет и дополнительные специфические последствия. Так, операция списания из производства требует дополнительного резервирования компонентов, с тем, чтобы отразить рост потребности в них из-за выявленного брака. А операция списания из производства при выполнении операций уменьшает величину запланированных поступлений изготавливаемых номенклатурных позиций.
ЗАМЕЧАНИЕ.
Виды операций с запасами 8, 9, 10, указанные выше, относятся к неплановой (Unplanned) категории операций.
Далее рассмотрим такой тип операций с запасами, как корректировка. К этому типу относятся 5 видов операций с запасами. Все операции корректировки величины запасов можно разделить, во-первых, на корректировку и в натуральном, и в стоимостном выражении и, во-вторых, на корректировку только в стоимостном выражении (иначе говоря, переоценку запасов по определенным номенклатурным позициям).
Первый тип операций корректировки величины запасов можно разделить на три группы операций:
- связанные с проведением циклического подсчета запасов (иначе говоря, текущей инвентаризации);
- связанные с проведением инвентаризации (имеется в виду уже традиционная периодическая инвентаризация);
- связанные с фиксацией потерь на складе по мере их возникновения.
В двух первых случаях в ходе проверки соответствия данных о запасах фактическому положению вещей выявляется расхождение между ними; возможно, расследуются причины появления этого расхождения и, наконец, данные о запасах в информационной системе приводятся в соответствие с реально выявленной величиной складского остатка. Чуть позже мы остановимся на методах контроля точности данных о запасах более подробно. Третий упомянутый случай может иметь место при потерях, выявляемых в период между проведением инвентаризаций, или потерях, фиксируемых непосредственно в момент их совершения (например, имевших место при ненадлежащем обращении с грузом в момент его внутреннего перемещения).
В любом случае MRP-система должна поддерживать возможность указания причин потерь (например, в виде наличия справочника причин потерь и указания при записи в базу данных каждой операции потерь ее причины).
Второй тип операций корректировки величины запасов — переоценка запасов. Хорошим примером такой операции может быть изменение нормативной стоимости номенклатурной позиции, влекущее за собой в случае применения нормативного метода учета затрат и отражения запасов по нормативной себестоимости корректировку стоимости имеющихся запасов.
2.3. Фактический и нормативный (backflush) отпуск запасов со склада.
Существуют два способа зафиксировать данные об отпуске номенклатурных позиций со склада в производство. Первый из них, фактический отпуск, означает, что операция фиксируется в информационной системе в момент фактического отпуска со склада, и в основном применим при универсальном характере производства, когда имеется возможность произвести фиксацию данных и для этого есть достаточно времени. Помимо этого, под каждый отдельный заказ может быть предусмотрена своя комплектация, зачастую довольно сложная.
Второй способ, нормативный отпуск (backflush), означает, что операция отпуска номенклатурных позиций со склада фиксируется не в момент ее осуществления, а по факту получения продукции или по достижении учетной точки (pay point) (понятие учетной точки рассматривалось нами ранее, на лекции 2 «Нормативно-справочная информация о продуктах и предприятии»).
То есть использование нормативного отпуска (или иногда еще говорят «списания») позволяет совместить в рамках одного ввода данных и отчет о выпуске продукции и/или выполнении технологических операций, и отпуск материалов со склада. При этом, естественно, возможна корректировка нормативного количества компонентов с целью учета их фактического расходования (например, в случае превышения нормы расхода материала над нормативной). Однако всегда возможно применить и «слепое» списание, когда расход материалов и компонентов под данный заказ фиксируется на нормативном уровне.
При этом для каждого технологического маршрута возможно задание нескольких учетных точек, если в этом есть необходимость. Например, на линии сборки автомобилей выполняются сотни технологических операций, и логично иметь несколько точек контроля использования (отпуска) компонентов, совпадающих с переходом технологического процесса из одной зоны ответственности в другую. Вообще говоря, данный метод списания применяют в основном при поточном характере производства, когда запись в базу данных отпуска материалов на каждую операцию перед ее совершением технически затруднена и, кроме того, есть достаточно надежные и точные нормы расхода компонентов и материалов на готовое изделие.
Следует также отметить, что принцип нормативного списания может быть применен не только к материальным затратам, но и к затратам труда рабочих, когда по умолчанию система предлагает использовать нормативную трудоемкость при «закрытии» технологической операции, но предоставляет возможность скорректировать эту величину для фиксации в базе данных трудоемкости фактической.
2.4. Характеристика мест хранения.
Различие мест хранения изделий может накладывать отпечаток на их использование информационной системой. Можно классифицировать места хранения запасов на постоянные и временные. Постоянные места хранения присутствуют в информационной системе даже тогда, когда запас на них равен нулю. Все места хранения по умолчанию являются постоянными местами хранения. Временные места хранения могут создаваться информационной системой и автоматически удаляются из системы в случае отсутствия на них запасов. Примером временных мест хранения могут служить грузовики, вагоны и другие транспортные средства. Если постоянные места хранения необходимы для отражения расположенных на них запасов, имеющих стационарный (неподвижный) характер, то временные места хранения отражают преимущественно мобильные места хранения. Кроме того, возможны и случаи неподвижных, но временных мест хранения.
Можно выделить несколько типов постоянных мест хранения:
1. Фиксированные — номенклатурная позиция должна быть помещена на это место хранения, место хранения должно быть использовано для хранения запасов определенной номенклатурной позиции.
Преимуществами таких мест хранения являются простота обработки данных об операциях с запасами, снижение количества операций перемещения запасов. Недостатком — плохое использование площадей хранения. Такие места хранения рекомендуется применять для запасов с высокой оборачиваемостью, для групп сходных изделий рекомендуется фиксированная территория хранения.
2. Случайные — помещение запасов на любое свободное место хранения.
Преимущество таких мест хранения — хорошее использование места, недостаток — некомпактное хранение запасов одной и той же номенклатурной позиции, что усложняет отбор запасов. Рекомендуются для запасов с низкой оборачиваемостью.
3. Со специальными требованиями к хранению (температура, емкость, влажность и т. п.) — эти требования являются необходимыми и должны быть учтены при разработке структуры мест хранения в информационной системе.
Такие места хранения могут объявляться как фиксированные для некоторых номенклатурных позиций.
4. С особыми требованиями к охране — эти требования являются необходимыми и должны быть учтены при разработке структуры мест хранения в информационной системе.
Такие места хранения могут объявляться как фиксированные для некоторых номенклатурных позиций.
Любое описанное в MRP-системе место хранения запасов имеет определенные характеристики с точки зрения характера располагаемых на нем запасов. Как минимум следует знать о запасах, находящихся на том или ином месте хранения, являются ли они доступными для резервирования и отпуска и являются ли они учитываемыми системой планирования потребности в материалах, (MRP). Первое необходимо для работы складской подсистемы, а второе жизненно важно для планирования, ибо некорректно рассчитывать использовать те запасы, которые выведены из оборота в силу, например, и порчи или устаревания.
Различные MRP-системы по-разному реализуют выше означенные принципы в деталях, однако общий подход должен выдерживаться. Бывает возможно даже накладывать определенные ограничения на те или иные операции с запасами вплоть до уровня конкретной партии конкретной номенклатурной позиции на конкретном месте хранения.
Кроме того, полезной может оказаться возможность поддержки в системе отрицательной величины текущего складского остатка. Эта возможность, хотя пользоваться ею следует осторожно, бывает востребована в двух основных случаях:
- при запуске системы, когда во время ее опытной эксплуатации подобные ситуации не исключены в силу тестового характера работ, и
- при наличии во время запуска производственного заказа твердой уверенности в скорейшем поступлении необходимых компонентов, в то время как в момент запуска некоторые из них еще отсутствуют в требуемом количестве.
2.5. Методы контроля адекватности данных о запасах: инвентаризация и циклический подсчет.
Прежде чем упоминать о методах контроля, необходимо сказать, почему для функционирования MRP-системы точность данных о запасах критична. Если мы вернемся немного назад, к вопросам планирования потребности в материалах, то увидим, что данные о складских запасах учитываются системой планирования при создании плановых заказов, которые формируются при обнаружении дефицита соответствующих номенклатурных позиций. Если данные о складских запасах будут неточны, предприятие может столкнуться либо с необоснованными заказами, либо с неожиданным, не прогнозировавшимся ранее дефицитом номенклатурных позиций, хотя MRP вроде бы отработало, заказы созданы и обработаны. Причем чем сложнее продукция, чем глубже структура продукта, тем такие проблемы могут быть ощутимее.
Вследствие вышесказанного приобретают важное значение используемые индикаторы точности данных и применяемые методы контроля адекватности данных.
Каждое предприятие может разрабатывать свои показатели точности данных о запасах. Для различных классов номенклатурных позиций могут устанавливаться различные допуски отклонения данных от фактически имеющегося запаса. Точность данных о запасах может оцениваться как в натуральном, так и в стоимостном выражении. Говоря о методах контроля точности данных о запасах, можно выделить два метода:
1. Полная инвентаризация (physical inventory), проводимая по полному перечню номенклатурных позиций, обычно с приостановкой складских операций и производства, раз в год или раз в полгода. Она может требовать для проведения нескольких дней при участии многих людей из разных отделов и служб, не всегда хорошо знакомых с предметной областью, причем по отдельным позициям может потребоваться пересчет (в случае больших отклонений). По окончании производится полная сверка данных и проведение в информационной системе необходимых корректирующих операций.
2. Текущая инвентаризация, или циклический подсчет (cycle counting), — производится по ограниченному перечню номенклатурных позиций, обычно без приостановки складских операций, с заданной периодичностью, разной для разных номенклатурных позиций. Этот метод дополняет, а иногда и заменяет полную инвентаризацию, производится хорошо подготовленным персоналом, иногда на этом и специализирующимся, и позволяет выявить причины неточности данных о запасах, тогда как полная инвентаризация в силу нечастого ее проведения такой задачи решить не позволяет.
Говоря о применимости вышеозначенных методов, следует все же посоветовать их совместное применение, когда периодический контроль по части номенклатурных позиции дополняется раз в год (или полгода) тотальной проверкой запасов.
Если при полной инвентаризации отбор номенклатурных позиций для контроля не производится, то при циклическом подсчете выделяют несколько возможных его видов в зависимости от используемого метода отбора:
1. Случайный отбор (random sample cycle counting), когда позиции для подсчета выбираются случайным образом из общего списка, каждый день проверяется несколько позиций. Система должна уведомлять о необходимости провести подсчет с выдачей списка позиций. Недостатком метода является то, что при достижении высокой точности данных (скажем, 95%) большая часть усилий, скорее всего, будет расходоваться на проверку позиций, уже имеющих необходимую степень точности.
2. ABC (ABC cycle counting) — подсчитываются с заданной периодичностью все позиции, причем периодичность зависит от класса позиции. Система должна уведомлять о необходимости провести подсчет с выдачей списка позиций. Недостаток метода тот же, что и предыдущего.
3. Управление процессом (process control cycle counting) — подсчет производится для позиций, для которых наиболее вероятна неточность и которые подсчитываются легко, причем на предмет неточности оцениваются все легкоподсчитываемые позиции, а трудноподсчитываемые — при наличии очевидных расхождений. Метод очень эффективен вследствие коротких сроков подсчета и нахождения большой доли расхождений. Он предъявляет следующие требования: свободный доступ для осуществляющего подсчет работника ко всем позициям на складах, свободный доступ его к информации по всем позициям. Недостаток метода — занижение реального результата по точности данных, ибо подсчет ведется главным образом для проблемных позиций.
4. По контрольной группе (control group cycle counting). Контрольная группа — это специальная небольшая группа номенклатурных позиций, которая подвергается частому подсчету (например, раз в 10 дней). Метод ориентирован на выявление типовых причин неточности данных о запасах (audit trail, до момента предыдущего подсчета, по изделиям, местам хранения и партиям). При его использовании налицо наличие или отсутствие прогресса в точности данных, так как подсчет по контрольной группе производится достаточно часто. Система при этом должна уведомлять о необходимости провести подсчет по контрольной группе с выдачей списка позиций. Тем не менее ,метод не может рассматриваться как исчерпывающий, он является контрольным.
MRP-системы обычно содержат механизмы, помогающие проведению такого рода контрольных проверок, однако все же ведущую роль в этом играет персонал предприятия. Вообще говоря, инвентаризация составляет часть работ по внутреннему аудиту, когда оценивается точность данных не только о запасах, но и о технологических маршрутах, спецификациях и т. д.
3. МЕТОДЫ ПОПОЛНЕНИЯ ЗАПАСОВ: КАЛЕНДАРНАЯ ТОЧКА ЗАКАЗА, СТАТИСТИЧЕСКАЯ ТОЧКА ЗАКАЗА, ПЕРИОДИЧЕСКИЙ ОСМОТР, ВИЗУАЛЬНЫЙ ОСМОТР.
Вопрос выбора метода, с использованием которого будет производиться пополнение запасов номенклатурных позиций до необходимой в данный интервал планирования величины, связан с ABC-классом номенклатурной позиции, характером потребности в номенклатурной позиции и с общей политикой предприятия в области управления запасами. Рассмотрим имеющиеся методы, после чего выделим сферу их применения.
Первым из методов является метод календарной точки заказа (time phased order point). Сущность метода заключается в заказе номенклатурных позиций к той дате и в том количестве, как они необходимы. По сути, это MRP, механизм действия которого мы подробно разбирали на лекции 3 «Системы планирования и оперативного управления производством». Для изделий независимого спроса основой для расчетов потребности в номенклатурных позициях являются прогнозы спроса и заказы покупателей, а для изделий зависимого спроса расчеты ведутся на базе плана производства продукции. Применение данного метода характерно для номенклатурных позиций преимущественно класса А (обязательно) и В (в меньшей степени).
Другим методом является метод статистической точки заказа (statistical order point), который обычно используется для изделий класса В (в меньшей степени) и С (в большей степени). Сущность этого метода отлична от метода календарной точки заказа. Если метод календарной точки заказа ориентирован на заказ номенклатурных позиций к сроку и целью его является минимизация запасов, то метод статистической точки заказа направлен на поддержание определенного уровня запасов. В самом деле, заказ размещается тогда, когда его текущая величина достигает определенного уровня, рассчитываемого по формуле
OP= D ? LT + SS,
где ОР — точка заказа (в натуральном выражении) (Order point);
D — средний ритм (темп) спроса (Demand rate);
LT — длительность цикла (Lead time);
SS — страховой запас (Safety stock).
Стоит отметить, что помимо вышеприведенных соображений метод статистической точки заказа имеет смысл применять при относительно стабильном характере спроса на номенклатурные позиции, запасы которых управляются посредством этого метода.
Метод периодического осмотра (periodic review) является другой возможностью управления запасами номенклатурных позиций класса С. Отличие его от статистической точки заказа заключается в том, что размещение заказа на пополнение запаса номенклатурных позиций (производственного заказа или заказа на закупку) производится не по достижении определенного уровня запаса (как в случае со статистической точкой заказа), а по наступлении определенного момента времени. Выбирается интервал между проверками величины складского остатка, и в конце каждого такого интервала производится контроль уровня запаса. На основании данных об этом уровне и предустановленной величине максимального размера заказа выполняется расчет размера заказа, который следует разместить. Формулы расчета размера заказа и максимального уровня запаса выглядят следующим образом:
Q = M – I,
М = D(R + LT) + SS,
где Q — размер размещаемого заказа;
I — величина запаса на момент осмотра;
М — максимальный уровень запаса;
D — средний темп спроса;
R — период между осмотрами;
LT — длительность цикла получения (производства или закупки в зависимости от источник покрытия потребности) номенклатурной позиции;
SS — величина страхового запаса.
Как и метод статистической точки заказа, метод периодического осмотра имеет смысл применять при относительно стабильном характере спроса на номенклатурные позиции.
Наконец, последними в ряду методов планирования пополнения запасов следует упомянуть самые простые методики, основанные на визуальном контроле уровня запасов. Эти методы являются самыми простыми в применении, однако точность оценок, которые они позволяют получить, невысока.
Сочетание простоты применения (а, следовательно, невысокой стоимости их использования) с приблизительным характером оценок говорит о том, что сфера их действия — это номенклатурные позиции класса С.
Интересным примером визуальных методов может служить так называемая система двух корзин (two-bin system).
Под «корзиной» в широком смысле понимается некоторое количество единиц изделия. Физически это может быть и не корзина вовсе, а какая-либо другая емкость или просто какое-либо место хранения. Одна «корзина» должна содержать запасы, достаточные для покрытия спроса в течение длительности цикла, суммированные с величиной страхового запаса. Размер заказа при этом равен размеру «корзины», емкость «корзин» одинакова. Заказ размещается в момент опустошения «корзины» и должен прибыть до того момента, как будет опустошена вторая «корзина». После этого цикл повторяется.
Возможно применение и совсем простых визуальных методов, когда не производится даже формализованной оценки темпа потребления номенклатурных позиций и длительности цикла поставки, а заказы размещаются периодически (причем, возможно, и нерегулярно) по результатам простого осмотра запасов.
Методы визуального осмотра в основном целесообразно применять для управления запасами недорогих недефицитных вспомогательных номенклатурных позиций, легко поддающихся визуальному контролю, для которых некритичен объем запасов, превышающий минимально необходимую величину, с одной стороны, и невелики, если вообще есть, потери от отсутствия этих номенклатурных позиций в требуемый момент времени. Можно сказать, что применение более точных методов контроля запасов будет обходиться дороже, чем некоторые недостатки этих простых способов.
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.
[1] Борисов Д.Н. Корпоративные информационные системы. Учебно-методическое пособие для вузов. Издательско-полиграфический центр Воронежского государственного университета. Воронеж, 2007. – 99 с.
[2] Гаврилов Д.А. Управление производством на базе стандарта MRP II. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2008. – 416 с.: ил.
[3] Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник /Под ред. проф. В.В. Трофимова. — М.: Высшее образование, 2006.- 480 с.
[4] Карминский A.M., Черников Б.В. Информационные системы в экономике: В 2-х ч. Ч. 1. Методоло¬гия создания: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 336 с: ил.
[5] Питеркин С.В., Оладов Н.А., Исаев Д.В. Точно вовремя для России. Практика применения ERP-систем. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 368 с.