Основные офисные информационные технологии

Современные информационные технологии и сети

Контрольные вопросы по предмету

Получить полный доступ к видеолекции

Подпишитесь на бесплатную рассылку видео-курсов:

Хочу получать видео-курсы бесплатно

Текст видеолекции

Дисциплина «Современные информационные технологии и сети»

Лекция 2.

Основные офисные информационные технологии

1) Технологии работы с текстом.

2) Специфика использования электронных таблиц.

3) Системы управления базами данных.

4) Применение графических объектов и деловой графики.

5) Презентационные мультимедийные технологии.

1. Технологии работы с текстом

Какой пакет прикладных программ считается самым популярным?

MicrosoftOffice – интегрированная система (комплекс прикладных программ), которую можно использовать для создания сложного документа из объектов, сформированных в различных прикладных программах MicrosoftOffice. Между прикладными программами, входящими в пакет Office, много сходного, они имеют единый интерфейс (сначала были - панели инструментов с быстрыми клавишами, а сейчас – лента с группами и вкладками), работа с ними строится на общих принципах. MicrosoftOffice принадлежит к популярному поколению программного обеспечения, которое разработано для мощных процессоров и операционной системы Windows.

Какие программы входят в пакет MSOffice?

В комплект MicrosoftOffice входят программы:

Word
Excel
Access
PowerPoint
Publisher
Outlook
OneNote

Остальные приложения зависят от версии MicrosoftOffice. На слайде логотипы MicrosoftOffice2016 и облачного пакета Office 365.

Сегодня на лекции мы рассмотрим самые популярные приложения. Начнем с текстового редактора, программы для работы с документами.

Электронный документ – это файл, созданный в приложении, например, MSWord.

Какие виды документов существуют?

Классификация – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль. При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.

Документы можно классифицировать по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе, назначению и т.д.

- По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах. К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы. Фото - и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний.

- По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово - расчётные, снабженческо - бытовые, по личному составу.

- По наименованию существует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления и т.д.

- По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

С такимбольшимколичеством приходится работать офисным работникам, для них и создано приложение MicrosoftWord, позволяющее интегрировать элементы с другими приложениями MicrosoftOffice.

Каковы основные элементы интерфейса программыMSWord?

Основные элементы интерфейса программы MicrosoftWord 2010:

Строка названия
Лента
Вкладка
Группа
Панель быстрого доступа
Рабочее (текстовое) поле
Измерительные линейки
Режимы просмотра документа
Полосы прокрутки

Каковы базовые приемы работы с текстом в программе MSWord?

Создание – ввода текста с клавиатуры либо копирование откуда либо;
Редактирование – изменение смысла текста, исправление ошибок, операции с буфером обмена (вырезать, копировать, вставить), перемещение, удаление;
Форматирование – оформление документа, изменение его внешнего вида;
Сохранение – запись текста на какой-либо носитель информации;
Печать – вывод текста на бумагу.

Минимальным объектом приложения является символ или знакоместо, кроме него в данной среде

Каковы параметры объектов, используемых в MSWord?

Символ - Начертание, Кегль, Гарнитура, Цвет, Эффект, Смещение, Кернинг

Слово - Те же что у символа + Количество символов

Строка - Те же, что у слова + Количество слов

Абзац - Втяжка, Абзацный отступ, Выравнивание, Интерлиньяж, Расстояние между абзацами

Таблица - Те же, что у абзаца + Количество строк и столбцов

Рисунок - Тип, размер, узор, цвет, толщина, штрих, линии, положение, обтекание текстом, Положение, Группировка, Художественные эффекты

Какие графические объекты используются в MSWord?

Художественный заголовок WordArt
Фигуры с вкладки Вставка
Стандартные картинки
Диаграммы
Фотографии
Формулы

Какие клавиши могут использоваться для перемещения по тексту?

{CTRL-HOME} - перейти в начало документа;

{CTRL-ALT-PGUP} - в начало страницы;

{PGUP} - на экран вверх;

{CTRL-PGUP} - к верхнему краю экрана;

{CTRL-UP} - к началу абзаца;

{CTRL-DOWN} -к началу следующего абзаца;

{HOME} - в начало строки;

{CTRL-LEFT} - на слово назад;

{CTRL-RIGHT} - на слово вперёд;

{END} - в конец строки;

{PGUP} - на экранвниз;

{CTRL-PGDN} - к нижнему краю экрана;

{CTRL-ALT-PGDN} - в начало следующей страницы;

{CTRL-END} - в конец документа.

2. Специфика использования электронных таблиц.

Для проведения расчётов в ПК были разработаны пакеты прикладных программ под названием электронная таблица (табличный процессор). С появлением электронных таблиц работа с различными математическими расчетами ускорилась и стала более удобной.

Какова краткая история разработок MSExcel?

Первая программа в виде электронной таблицы под названием VisiCalc была разработана в 1979 году американским студентом Д. Бриклином. Название VisiCalc от VisibleCalculator (наглядный калькулятор). Основная идея программы заключалась в том, чтобы в одни ячейки помещать числа, а в других задавать закон их математического преобразования. Электронная таблица представляла собой на экране дисплея сетку, разделённую на столбцы и строки.

Электронные таблицы (табличные процессоры) - это компьютерные программы, имеющий вид таблицы, в ячейках которых могут находиться данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа и т. д.В первую очередь они предназначенные для работы экономистов, бухгалтеров, инженеров, банковских и научных работников, менеджеров, т.е. всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации.

В 1982 году были созданы электронные таблицы: Lotus 1, 2, 3. Это была уже более совершенная программы с большим набором инструментов и большими возможностями. В последующем были разработаны программы Multiplan, SuperCalc, QuatroPro.

Наиболее известной и удобной электронной таблицей в настоящее время считают электронную таблицу Excel, которая была создана в 1987 году фирмой Microsoft. Эта программа имела большие возможности по сравнению с предыдущими, и упростило работу пользователей с электронными таблицами. Эта программа постоянно усовершенствуется. Последняя версия – «Excel 2016».

Для каких целей применяется программа MSExcel?

Применение электронных таблиц MS Excelупрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например для:

проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
автоматизации итоговых вычислений;
решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
обработки результатов экспериментов;
проведения поиска оптимальных значений параметров;
подготовки табличных документов;
построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Электронные таблицы предназначены для ввода и обработки табличных данных. С помощью них можно выполнять сложные вычисления с большими массивами чисел, строить диаграммы и печатать финансовые отчеты. Основное отличие электронной таблицы от обычной заключается в том, что над информацией (данными и расчетными формулами), расположенной в ячейках электронной таблицы, можно осуществлять самые различные операции и вычисления.

MicrosoftExcel — программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм. MicrosoftExcel предназначена для обработки и хранения информации в табличном виде, который широко используется в деятельности многих пользователей.

Каковы основные возможности программы MicrosoftExcel? Это:

широкий выбор функций для различных вычислений;
присвоение имен таблицам, областям и ячейкам и введенным в них формулам, а также вставка примечаний к ячейкам;
общие средства проверки орфографии, поиска и замены при редактировании, совместимые с Word;
создание пользовательских списков для автозаполнения, импорта дополнительных данных в ранее построенные диаграммы;
расширенный набор средств форматирования ячеек, выравнивания информации (текста и чисел) в ячейках, обрамления и заливки, подгонка высоты строк и ширины колонок, скрытие и отображение строк и столбцов, условное форматирование чисел;
разнообразный выбор типов диаграмм и автоматизация их построения;
поиск, сортировка и фильтрация при работе со списками;
средства быстрого автоформатирования таблиц, применение шаблонов для создания типовых документов;
широкий выбор способов представления данных на диаграммах и графиках, вплоть до нанесения диаграмм, отображающих соотношения между данными, на географических картах;
раскрывающиеся списки, флажки – переключатели на рабочих листах, которые упрощают работу пользователя с таблицей;
вставка в рабочий лист множества различных объектов, созданных другими приложениями, и работа с ними (текстовые документы Word, фигурный текст WordArt, различные фото, рисунки, геометрические фигуры);
возможность работать с определённой информацией, как с базой данных;
сохранять информацию во внешней памяти и получать копии на бумаге;
широкие возможности по защите информации на уровне листа и книги и т.д.

Каковы основные элементы структуры окна MicrosoftExcel?

Они показаны на слайде.

Интерфейс программы похож на среду создания документов MicrosoftWord. Имеется множество одинаковых с MicrosoftWord по назначению кнопок, но есть и отличия, и различные кнопки.

Интерфейс MS Excel состоит из следующих элементов:

Заголовок окна. Показывает название программы и имя файла, в котором хранится текущий документ.

Лента. Состоит из групп и вкладок. Вкладка содержит несколько групп кнопок.Чтобы раскрыть любую вкладку, нужно щелкнуть по его названию. Группа содержит набор команд Excel, то есть кнопок.

Строка формул. Используется для ввода и редактирования формул, с помощью которых осуществляются различные вычисления.

Рабочее поле – сама таблица с названиями столбов и номерами строк. Рабочий лист - это просто страница электронной таблицы. Состоит из строк и столбцов, которые формируют сетку в окне программы. Каждое пересечение — это поле, называемое ячейкой.

Ярлычки листов. Excelоткрывает пустую книгу из трех листов, первый из которых является активным. Каждый лист в книге изображен в виде вкладки внизу окна книги. Чтобы сделать лист активным, просто щелкните по нужной вкладке.

В MicrosoftExcel предусмотрена автоматизация ввода данных. Для этого существует элемент – маркер заполнения (маленький черный квадратик в нижнем правом углу активной ячейки или диапазона). Если навести на него указатель мыши, он превратится в маленький черный крестик, протягивая его можно получать копии данных (текста, формул и т.д.) или заполнение числами в определенном порядке.

Файл приложения Excel называется рабочей книгой или просто книгой Excel. Такая книга состоит из рабочих листов, которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией.

Каковы основные понятия MSExcel?

Каждый лист электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами или двухбуквенными и трехбуквенными комбинациями букв, заголовки строк – числами (количеством более 65 тысяч строк). Ячейка – это место пересечения столбца и строки. Ячейка – минимальная неделимая единица хранения информации и выполнения расчётов в электронной таблице. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например, А1, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие – то работы, обычно выделена рамкой и называется активной. В ячейку можно заносить текст, различные математические формулы и числовые значения. Работая в MSExcel, пользователь постоянно работает непосредственно с определённой ячейкой. В ячейке можно произвести форматирование данных и их редактирование.

В электронных таблицах различают относительные и абсолютные адреса ячеек. Относительный адрес (ссылка) указывает на относительное положение ячейки, на которую делается ссылка в записываемой формуле. Абсолютный адрес позволяет сделать ссылку на ячейку, указав ее местоположение на рабочем листе независимо от того, в какой ячейке записана формула, в абсолютных адресах (ссылках) используется знак доллара ($).

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: текст, число и формула.

Текстом в MicrosoftExcel является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифрованных символов – например, приведенные ниже записи обрабатываются как текст: 98$$768, 100 рублей.

Формула может содержать следующие элементы: операторы, ссылки на ячейки, значения, функции, имена и должна начинаться со знака равенства (=). Например, «=А3*В8 + 18». Excel может выполнять с данными ячеек листа те же вычисления, которые выполняются с помощью калькулятора. Формулы и функции Ехсеl способны обрабатывать величины, как конкретных ячеек таблицы, так и целых блоков (например, строк или столбцов). Формулы Excel могут быть очень сложны, а результат их вычислений, в свою очередь, можно использовать в других расчетах. Неоспоримым преимуществом электронной таблицы является то, что при изменении данных листа результаты вычислений моментально обновляются.

Число в MicrosoftExcel может состоять только из следующих символов: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / % Е. Все другие комбинации, состоящие из цифр и нецифрованных символов, интерпретируются как текст.

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата.

Какие форматы данных используются в MicrosoftExcel? (на слайде)

Категория	Результат отображения числа
Общий	Применяется для отображения как текстовых, так и числовых данных. Текст выравнивается по левому краю, число–по правому.
Числовой	Наиболее общее представление чисел и специальное выделение для отрицательных чисел.
Денежный	Отображение денежных величин.
Финансовый	Для выравнивания денежных величинпо разделителю целой и дробной части.
Дата	Для отображения дат и времени, представленных числами, в виде дат.
Время	Для отображения времени,как время суток.
Процентный	Значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента.
Дробный	Для вывода дробей с косой чертой.
Экспонен-циальный	С использованием стандартного вида числа и буквыЕ со знаком для порядка числа 10.
Текстовый	Для отображения текста или обработки числа как текст.
Дополни-тельный	Для отображения почтового индекса, телефонного или табельного номера. Удобен для работы с базами данных и списками адресов.

Программа MSExcel используется для работы с большим объемом преимущественно числовых данных, которые удобно представлять в виде таблицы. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой – либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Порядок ввода и копирования формул MS Excel

Правила ввода формул для электронных таблиц:

? формулы начинаются со знака равно

? формулы содержат числа, имена ячеек, знаки операций, круглые скобки, имена функций;

? арифметические операции и их знаки:

сложение (+);

вычитание (-);

умножение (*);

деление (/);

возведение в степень (^);

? формула пишется в строку, символы последовательно выстраиваются друг за другом, проставляются все знаки операций; используются круглые скобки.

Для правильной записи формул нужно учитывать последовательность выполнения действий табличным процессором. В первую очередь выполняются операции в скобках. Если нет скобок, то порядок выполнения определяется старшинством операций. По убыванию старшинства операции располагаются в таком порядке:

^ возведение в степень,

*, / умножение, деление,

+ , — сложение, вычитание.

Операции одинакового старшинства выполняются в порядке их записи слева направо.

Для чего используется мастер функций в MS Excel?

Действия, которые можно использовать в формулах, не ограничиваются только простейшими арифметическими операциями. Более сложные вычисления возможны при использовании стандартных функций. Впрограмме Excelвключить в формулу произвольную функцию можно при помощи «Мастера функций». Для облегчения выбора функции разделены на категории.

Категории функций

Финансовые
Дата и время
Математические
Статистические
Ссылки и массивы
Работа с базой данных
Текстовые
Логические
Проверка свойств и значений
Определенные пользователем
Инженерные
Аналитические
Совместимость
Автосумма

После того как функция выбрана, она автоматически заносится в формулу. На экране появляется специальная палитра для задания параметров функции. Если курсор установлен в поле ввода параметра, в нижней части палитры появляется текст, описывающий назначение данного параметра.

В качестве параметров можно указывать числовые значения или адреса ячеек. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек. Программа Excelдопускает вложение функций. Вкачестве параметра можно использовать значение, получаемое в результате обращения к другой функции.

Если имя параметра отображается полужирным шрифтом, этот параметр является обязательным. Если использован обычный шрифт, то данный параметр можно опустить. В некоторых функциях опущенный параметр игнорируется, в других для него выбирается стандартное значение, принятое по умолчанию.

Каковы особенности применения мастера диаграмм в MS Excel?

Для наглядного отображения данных и вычислений в MSExcel можно строить диаграммы и графики. Диаграмма - это средство наглядного графического изображения информации, предназначенное для сравнения нескольких величин или нескольких значений одной величины, слежение за изменением их значений и т.д.

При графической обработке числовой информации с помощью табличного процессора следует:

1) указать область данных (диапазон), по которым будет строиться диаграмма;

2) определить последовательность выбора данных по строкам или по столбцам из выбранного диапазона.

Для создания диаграмм используется Мастер диаграмм.

Он представлен на экране в виде диалогового окна, и позволяет создавать диаграмму по шагам с помощью серии диалоговых панелей. Диаграммы могут располагаться как на листе с данными (внедренные диаграммы), так и на отдельных листах. Диаграммы связаны с исходными данными на рабочем листе и обновляются при обновлении данных на листе.

К самым распространенным относятся 6 различных типов диаграмм: круговые, столбчатые, гистограммы, ярусные, линейные и областные (или диаграммы площадей). Технология работы с диаграммой примерно такая же, как и в текстовом процессоре MicrosoftWord.

Круговая диаграмма служит для сравнения нескольких величин в одной точке. Особенно полезна, если величины в сумме составляют нечто целое (100%). Столбчатая диаграмма служит для сравнения нескольких величин в нескольких точках. Гистограмма показывает динамику изменения сразу нескольких (обычно 3) величин. Линейная диаграмма служит для того, чтобы проследить за изменением нескольких величин при переходе от одной точки к другой. Ярусная диаграмма позволяет наглядно сравнить суммы нескольких величин в нескольких точках, и при этом показать вклад каждой величины в общую сумму. Областная диаграмма (диаграмма площадей) - гибрид ярусной диаграммы с линейной. Позволяет одновременно проследить изменение каждой из нескольких величин и изменение их суммы в нескольких точках.

Ниже представлены примеры основных диаграмм.

1) Круговая диаграмма.

2) Столбчатая диаграмма.

3) Гистограмма.

4) Линейная диаграмма.

5) Ярусная диаграмма.

6) Областная диаграмма (диаграмма площадей).

3. Системы управления базами данных.

Что такое база данных?

База данных – один или несколько специальным образом организованных файлов, хранящих систематизированную информацию, для доступа к которой используются программные средства системы управления базой данных (СУБД). База данных – это совокупность данных, которая обладает следующими свойствами: 1) структурированности, 2) взаимосвязанности, 3) независимости от прикладных программ.

База данных (БД) — совокупность определенным образом организованной информации на какую-то тему (в рамках некоторой предметной области), хранящаяся в электронном виде. Например:

база данных книжного фонда библиотеки;
база данных кадрового состава учреждения;
база данных законодательных актов в области уголовного права;
база данных продажи любых билетов и т. д.

Что такое СУБД?

Система управления базой данных (СУБД) – комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных.

СУБД дает программистам возможность разрабатывать новые, более совершенные средства обработки данных, а пользователям – возможность непосредственно управлять хранящимися в базе данными.

Современные СУБД удовлетворяют следующим требованиям:

1) Возможности манипулирования данными (ввод, выбор, вставка, обновление, удаление и др.);

2) Возможность поиска и формирования запросов;

3) Обеспечение целостности (согласованности) данных;

4) Обеспечение секретности и защиты (от некорректных действий пользователей, от несанкционированного доступа, от аппаратных сбоев).

Основные показатели при работе СУБД:

1) Высокая производительность СУБД;

2) Стоимость хранения и использования данных;

3) Простота обращения к базе данных.

В настоящее время существует множество СУБД, которые различаются архитектурой, внутренним языком программирования, операционной системой, под управлением которой они работают, а также другими характеристиками. Из СУБД, которые устанавливаются в небольших организациях и ориентированы на работу с конечными пользователями, наиболее популярны MSAccess, FoxPro, Paradox. К более сложным системам относятся распределенные СУБД, которые предназначены для работы с большими базами данных, распределенными на нескольких серверах (серверы могут находиться в различных регионах). СУБД с большими возможностями такого типа являются Oracle, Sybase, Informix.

Каковы особенности СУБД MSAccess?

Система управления базами данных (СУБД) MicrosoftAccess – профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. MSAccess обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей. Эта база данных предназначена для хранения больших объемов информации, осуществления управления данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.

Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. В Базе Данных строка таблицы называетсязаписью, а столбец - полем.

Запись базы данных - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства

Поля — это различные характеристики объекта. Значения полей в одной строчке относятся к одному объекту. Разные поля отличаются именами.

Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов проводится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Какие типы данных используются в MicrosoftAccess?

Текстовый - тип данных, используемый для хранения текста (до 255 символов).
Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него.
Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.
Дата/время - данные для хранения календарных дат и текущего времени.
Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Отличается от числового типа правилами округления.
Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.
Логический - тип данных для логических данных (могут принимать только два значения, например ДА или НЕТ).
Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения мультимедийных объектов. Реально такие объекты в таблице не хранятся, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них.
Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URLWeb - объектов Интернета. При щечке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.
Мастер подстановок - это не специальный тип данных, а объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из списка.

Каковы объекты базы данных MicrosoftAccess?

Ø Таблицы – основной объект базы данных, предназначенный для хранения данных и структуры базы данных.
Ø Запросы – специально созданные таблицы для отбора, сортировки и анализа данных.
Ø Формы – объекты для удобного ввода данных.
Ø Отчеты – предназначены для вывода данных на бумагу, для отображения данных в виде, удобном для просмотра.
Ø Страницы – для работы с Интернетом.
Ø Макросы – это «макрокоманды» для автоматизации повторяющихся операций.
Ø Модули–программные модули для обработки событий и вычислений

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. MicrosoftAccess объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет, например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги.

Для автоматического выполнения некоторых операций используются макросы, содержащие набор из одной или более макрокоманд, таких как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Иногда бывает необходимо создать собственную процедуру, которая должна запускаться из любого окна базы данных или процедуру, предназначенную для обработки определенного события. Набор таких процедур на языке VisualBasic, собранный в одну программную единицу, называется модуль.

В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку (например, "Таблицы").С помощью кнопок справа можно создавать и изменять существующие объекты.

При выходе из MicrosoftAccess изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в MicrosoftAccess выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы.

Система управления базами данных (СУБД) MicrosoftAccess – профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.

4. Применение графических объектов и деловой графики.

Какая программа из пакета MSOffice используется для создания рекламных проспектов?

В каждом офисном приложении имеются возможности для создания простейших графических объектов, вставки фотографий, картинок, формирования диаграмм и т.п., но в MSOffice имеется специальная программа деловой графики - MicrosoftPublisher. Плюс к этому можно использовать встроенный в операционную систему Windows графический растровый редактор MSPaint.

MicrosoftPublisher - это дизайнерско-издательский пакет, рассчитанный на выполнение широчайшего круга задач и ориентированный, в первую очередь, на корпоративных пользователей, не являющихся профессионалами в области дизайна или полиграфии. В целом можно отметить, что данный продукт наверняка придется по вкусу сотрудникам предприятий, перед которыми возникают задачи по подготовке различной печатной продукции собственными силами без привлечения соответствующих организаций или специалистов. Однако пакет неплохо подходит и для работы в домашних условиях, тем более что интерфейсы и поведение программ разработки Microsoft столь хорошо известны этому сегменту пользователей.

MicrosoftPublisher -приложение для создания, настройки и распространения всевозможных публикаций и маркетинговых материалов профессионального качества. Даже не имея опыта в сфере графического дизайна, с помощью различных шаблонов, вы сможете создавать брошюры, информационные бюллетени, визитки, открытки, материалы для рассылки по электронной почте и прочие публикации.

Основной целью разработчиков MicrosoftPublisher было предоставить людям, имеющим небольшой опыт в области дизайна, средство для создания профессионально оформленных публикаций.

Какие инструменты содержит MSPublisher?

Программа содержит исчерпывающий набор профессиональных инструментов для решения сложных издательских задач. Программа включает:

свыше 2 тыс. разработанных профессиональными дизайнерами шаблонов,
более 200 шрифтов,
тысячи картинок, фотографий,
элементов оформления,
звуковых эффектов для Web.

Гибкая модель программ-мастеров позволяет воспользоваться ими на любом этапе создания публикаций.

Какие шаблоны предоставляет MSPublisher?

Основные шаблоны программы следующие:

Бланки – лист бумаги с логотипом
Буклеты – рекламная бумажная раскладка
Бумажные модели – оригами
Быстрые публикации – объявление о чем-либо
Бюллетени – многоколоночные документы
Web-узлы – модель многостраничного сайта
Визитные карточки
Деловые бланки – отчеты, доклады
Календари
Наклейки
Объявления
Открытки
Почетные грамоты
Приглашения
Программки
Резюме и т.д.

Основным элементом документов Publisher, как и других издательских систем, являются текстовые полосы набора. В программе полосой набора является текстовый блок - прямоугольная область, которая может содержать текст и которой можно манипулировать как единым объектом.

Чтобы разместить текстовый блок, достаточно выбрать в панели инструментов соответствующую функцию и мышкой начертить на странице границы нового блока. После этого блок доступен для ввода текста. Для быстрого форматирования текста используют привычные стили. Текстовыми блоками можно манипулировать как обычными объектами: перемещать их, изменять размеры, вращать и т. п.

Для текстового блока предусмотрено задание типа границы и заливки внутренней области, способа обтекания текста вокруг блока, текстовые блоки могут связываться таким образом, чтобы текст по мере заполнения одного блока начинал перетекать в другой, что необходимо при создании больших многостраничных документов.

Важной функцией системы является поддержка таблиц. В отличие от привычных таблиц Word, таблицы Publisher являются самостоятельными объектами, такими же, как рисунки или текстовые блоки. В остальном же действия с таблицами этих двух приложений (объединение/разбиение ячеек, заливка внутренней части и форматирование) практически совпадают.

Другим важным элементом документа системы являются рисунки. Publisher, как и другие приложения Office, поддерживает рисунки как во внутреннем формате (к ним относятся автофигуры и объекты WordArt), так и импортированные из внешних файлов.

Для нанесения на страницы повторяющихся элементов (колонтитулов, номеров страниц, текущей даты) в системе предусмотрен механизм фоновых страниц. Основные страницы при отображении как бы накладываются на фоновую, в результате чего достигается нужный эффект. В Publisher очень просто не только переходить между основной и фоновой страницей, но и перемещать любой объект между ними.

Publisher предоставляет системы поверки орфографии, автоматических переносов и поддержки тезауруса, мастер импорта документов Word.

Кроме названных, в программу внесены и другие заимствованные из Office функции: предварительный просмотр публикации перед печатью, функция восстановления документа после сбоя и фоновое сохранение, усовершенствованная система подсказки и упрощенный доступ к обновлению продукта через web-узел разработчика.

Главная страница - это страница заднего плана с текстом и графикой, которые должны повторяться на каждой странице публикации. Например, на главной странице можно поместить водяной знак.

Какие графические элементы содержит программа?

Термин рисунок используется для обозначения различных графических форматов и источников графики, включая следующие графические элементы:

стандартные фигуры - прямоугольник, круг, стрелка, линия или автофигура;
отдельные графические файлы в форматах, таких как GIF, JPEG, BMP, WMF, TIF и PNG;
коллекция картинок;
части страницы;
календари;
обрамление и акценты;
сканированные фотографии или изображения, снятые цифровым фотоаппаратом.

Publisher - это специализированный пакет для создания маркетинговых материалов, содержащих графические и мультимедийные компоненты. Встроенные в программу мастера позволяют без проблем и потерь времени подготовить веб-страницу, красочно оформленное рекламное письмо, наклейку на компакт-диск, рекламный проспект, обложку для брошюры, календарь, бланк или открытку. Огромное количество шаблонов открывает возможность создать требуемый рекламный или печатный продукт за считанные секунды.

5. Презентационные мультимедийные технологии.

В чем состоит назначение презентаций?

Термин «мультимедиа» можно перевести на русский язык как «много сред» (иногда переводят как много носителей). Как правило, под термином мультимедиа подразумевают взаимодействие визуальных и аудио эффектов под управлением интерактивного программного обеспечения.

Презентация - это представление информации для некоторой целевой аудитории, сиспользованием разнообразных средств привлечения внимания иизложения материала. Для проведения одних презентаций может быть достаточно доски смелками, для других используются мультимедийные системы, наглядные материалы, схемы, чертежи, макеты, плакаты.

Компьютерная презентация представляет собой набор слайдов (электронных страниц), последовательность показа которых может меняться в процессе демонстрации презентации, т.е. презентация является интерактивным документом.

Презентация является и мультимедийным документом, т.к. каждый слайд может включать в себя различные формы представления информации (текст, таблицы, диаграммы, изображения, звук, анимацию и др.).

Презентации обычно используют в процессе выступлений на конференциях, для рекламы товаров на выставках, при объяснении нового материала на учебном занятии и т.д.

Программа MicrosoftPowerPoint лидирует в области программных комплексов для создания презентаций.

Данный программный продукт позволит Вам с легкостью создавать автономные слайд-фильмы, добавлять интерактивные элементы управления, эффекты переходов, не уступающие телевизионным, весьма популярные эффекты анимации.

Презентации, выполненные в данной программе, отвечают самым высоким запросам. Изучив данную программу, Вы сможете выполнять эффективные, запоминающиеся презентации, которые станут основой успешных докладов, придадут уверенности и помогут добиться цели.

Программа PowerPoint полезна руководителям, менеджерам по продажам, сотрудникам отделов рекламы и маркетинга, преподавателям, студентам, всем, кто использует презентации в своей профессиональной деятельности и хочет наглядно представлять идеи, проекты, продукты, услуги.

Для успешной работы с программой PowerPointстуденты должны уметь:

- создавать презентации на основе профессионально оформленных шаблонов;

- работать с текстом, рисунками, схемами и диаграммами на слайдах;

- добавлять эффекты смены слайдов и анимации;

- умело проводить демонстрацию, способную удовлетворить самую требовательную аудиторию;

- создавать автономные слайд-фильмы, запрограммированные по времени;

- добавлять интерактивные элементы управления, гиперссылки;

- подготавливать раздаточные материалы.

Зачастую презентации являются рекламным, маркетинговым ходом, направленным нато, чтобы донести домаксимального количества людей определенную информацию, заинтересовать ихипривлечь кпокупке товаров, заказу услуг или просто овладению некоторым объемом знаний.

Кособенностям презентаций можно отнести большое число материала, иллюстрирующего слова оратора, краткость ичеткость изложения, вместе свысоким уровнем мотивирования публики, интерактивность, наличие сценария, протекание ввиде единой системы.

Презентация, созданная в программе MSPowerPoint (мультимедийная презентация) предполагает использование компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые организованы в объединенную среду. Как правило, презентация содержит текст, изображения и анимацию, скомпилированную для комфортного восприятия учебной информации.

Сейчас информационные технологии позволяют создавать презентации с внедрением аудио- и видеовставок, делать их динамичными и интерактивными, вставлять в них гиперссылки, создавать навигацию, использовать триггеры – дополнительные интерактивные возможности для пользователя, которые выводят на слайд новые объекты или выполняют действия при выборе основного элемента.

Каковы особенности интерфейса программы MicrosoftPowerPoint?

Рассмотрим интерфейс программы MicrosoftPowerPoint. Как и все основные офисные приложения, данная программа имеет общие элементы интерфейса с другими офисными программами, это лента, рабочее поле, панель быстрого доступа, строка состояния, шкала масштаба.

Элементы интерфейса программы MSPowerPoint 2010.

1 – Лента состоит из вкладок, разделенных на группы, содержащие кнопки для выполнения каких-либо операций.

2 - Рабочее поле – слайд, показанный на рисунке, занимает большую часть экрана, хотя его размер можно регулировать.

3 – Структура презентации содержит две вкладки: слайды и структуру. Панель со слайдами позволяет выполнять основные манипуляции с ними: вставлять слайды, удалять, перемещать, копировать.

4 – Заметки к слайду позволяют записать необходимые комментарии к слайду.

5 – Строка состояния содержит дополнительные сведения, например: сколько всего слайдов и какой слайд активен, кроме этого дает возможность переключать режимы отображения слайдов, содержит кнопки: Обычный, Сортировщик слайдов, Режим чтения, Показ слайдов.

6 – Шкала масштаба может изменять размер слайда двумя способами: с помощью шкалы и с помощью кнопок «+» «–».

Обычные пользователи, как правило, не используют всех возможностей программы, создают презентации в одном разделе, без заметок, не просматривая структуру презентации.

К дополнительным возможностям как раз можно отнести использование структуры – слева на панели, вторая закладка, рядом с уменьшенным видом слайдов. Структура позволяет рационально просматривать текст, анализировать его с целью размещения на слайдах.

Какие вкладки содержит лента программы?

При открытии программы с настройками по умолчанию, лента включает следующие вкладки:

- Файл – содержит стандартные функции для обработки файла с презентацией целиком – Сохранить как, Открыть, Закрыть и т.д.

- Главная – панель для основного форматирования текста и создания новых слайдов, содержит группы Буфер обмена, Слайды, Шрифт, Абзац, Рисование, Редактирование.

- Вставка – название отвечает содержанию, позволяет вставлять различные объекты на слайд, содержит группы Таблицы, Изображения, Иллюстрации, Ссылки, Текст, Символы, Мультимедиа.

- Дизайн – вкладка для оформления слайда целиком, содержит группы Параметры страницы, Темы, Фон.

- Переходы – вкладка позволяет установить переходы между слайдами, время показа слайдов, выполнить просмотр этих функций.

- Анимация – содержит группы Анимация, Расширенная анимация, Время показа слайдов и Просмотр.

- Показ слайдов – вкладка позволяет настраивать показ слайдов с различного места, с записью показа, с воспроизведением речевого сопровождения, с изменением разрешения экрана и т.д.

- Рецензирование – содержит группы Правописание, Язык, Примечания, Сравнить, Рукописные данные (в презентации на слайде можно оставить рукописный текст и сохранить его).

- Вид – отображает группы Режимы просмотра презентации, Режимы образцов, Показать, Масштаб, Цвет или оттенки серого, Окно, Макросы.

Характерной особенностью презентации считается ее интерактивность, то есть возможность взаимодействия пользователя с учебным материалом передовыми компьютерными средствами.

Какие форматы файлов можно использовать в программе?

Материалы, обработанные в программе MicrosoftPowerPoint можно сохранить в разных форматах, самые популярные - .ppt, .pps, .pptx, .ppsx. Но кроме этих основных расширений, имеется еще множество дополнительных, графических и текстовых форматов.

Очень удобно данную программу MSPowerPoint использовать для создания графических коллажей, то есть на слайде размещаются несколько фотографий, рисунков с нужным оформлением, затем сохраняется в формате .JPG как картинка.

Слайды могут отображаться в нескольких режимах:

- Обычный

- Сортировщик слайдов

- Страницы заметок

- Режим чтения

- Режимы образцов

- Показ слайдов

Все режимы показаны в виде кнопок на вкладке Вид, подробнее о них поговорим далее.При создании слайдов в обычном режиме масштаб можно менять разными способами:

- использование шкалы на строке состояния в нижнем правом углу,

- кнопка Масштаб на вкладке Вид.

Какие объекты можно добавлять на слайд в MicrosoftPowerPoint?

Текст – можно создавать в Макете либо с помощью кнопки Надпись на вкладке Вставка.
Таблица – один из шести объектов стандартного заполнения слайда (Вставить таблицу, Добавление диаграммы, Вставить рисунок SmartArt, Вставить рисунок из файла, Картинка, Вставить клип мультимедиа ) позволяющий структурировать информацию в виде таблицы.
Диаграмма / График – дает возможность графического отображения данных.
Картинка – кнопка расположена на вкладке Вставка, аналог есть в MSWord, с помощью нее можно вставить стандартные картинки с дополнительной панели.
Рисунок / Фотография – вставляет графику или анимацию с расширением .gif на слайд.
Звук – звуковой файл либо возможность использовать стандартные звуки, например, аплодисменты, взрыв, барабанная дробь и т.д.
Видео – вставка видео из файла, просмотр видео с Интернет-сайта, вставка анимации из организатора клипов.
SmartArt – вставка графических элементов в виде схем, списков, организованных диаграмм
WordArt – художественный заголовок в виде красочно оформленной надписи
Фигуры – набор графических примитивов для рисования блок-схем, векторных рисунков, включая управляющие кнопки.
Формулы – вставка стандартных формул, либо формирование собственных с помощью библиотеки математических символов, включает дробь, радикал, интеграл, ряды и суммы, пределы, логарифмы, матрицы и т.д.

В программе MicrosoftPowerPoint применяются макеты слайдов для использования:

- Титульный слайд

- Заголовок и объект

- Заголовок раздела

- Два объекта

- Сравнение

- Только заголовок

- Пустой слайд

- Объект с подписью

- Рисунок с подписью

Презентацию можно создать несколькими способами:

Новая презентация (без разметки или на базе: макетов текста, макетов содержимого или макетов текста и содержимого).
Из шаблона оформления.
Из имеющейся на компьютере презентации.

Шаблон презентации – также быстрый способ создания, где вы можете выбрать как саму презентацию, так и отдельные слайды, и способы их оформления.

Каждый слайд презентации обладает свойствами, которые влияют на его отображение во время демонстрации: