Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003
С 1 июля 2003 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако, их полное и даже частичное игнорирование способно привести к непониманию партнерами друг друга и подрыву деловой репутации, примерно так же, как отступление от правил используемого языка общения. Приведем состав реквизитов этого ГОСТа, снабдив требования стандарта некоторыми комментариями. Номер пункта, приводимого далее, соответствует номеру реквизита.
01. Реквизит «Государственный герб РФ» помещают на бланках документов только тех организаций, которым это разрешено в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. № 52. Часть I. С. 5021). Это учреждения государственного управления и контроля, правоохранительные органы, Центробанк и ряд других.
02. Герб субъекта РФ помещают также только на бланках документов предприятий, учреждений, организаций, имеющих на это право в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03. Эмблему организации пли товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему организации, ее товарный знак или знак обслуживания («бренд») необходимо зарегистрировать в установленном порядке, в противном случае может оказаться, что ваша организация использует чужой товарный знак (допустим даже, что по незнанию), а это — нарушение прав франчайзера, законного владельца эмблемы, который имеет право на компенсацию за использование его эмблемы.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот код ваша организация получает в процессе ее регистрации.
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) на документах, входящих в состав той или иной Унифицированной системы документации (УСД). При наличии унифицированной формы документа, применяемой в некоторой сфере деятельности, никакую иную форму документа в этой сфере деятельности применять нельзя. Например, одной из распространенных унифицированных форм документов является Приходный кассовый ордер (код по ОКУД 0308001), применяемый во всех организациях для оформления факта поступления в кассу организации денег от физического лица, работника.
08. Наименование организации-автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над ним помещается сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих, наряду с русским, в качестве государственного языка еще и национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят, если оно закреплено в учредительных документах; в этом случае его помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Наименование на иностранном языке приводят, если оно закреплено в уставе, и тогда оно должно располагаться ниже наименования на русском языке. Еще раз обращаем внимание: наименование организации должно быть полным и полностью соответствующим уставным документам, поскольку изменение хотя бы одной буквы в названии организации по сравнению с ее уставным наименованием превращает документ в фиктивный. Эта полнота названия особенно важна при оформлении коммерческой сделки посредством обмена документами, называемыми офертой и акцептом. По форме оферта и акцепт — просто служебные письма, но правомерность сделки требует указания наименований ее сторон только полностью.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию (главный инженер, коммерческий директор и т. п.).
09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Не следует без особой надобности размещать на бланках документов банковские реквизиты организации, чтобы не провоцировать мошенников, которым иногда достаточно только этих данных, чтобы сфальсифицировать платежное поручение, авизо и разорить вашу организацию.
Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725, реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
• наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя.
Пример написания адреса адресата:
Образцову О. П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
г. Липки, Киреевский р-н. Тульская обл.
301264
или
ВНИИДАД
Директору И. И. Иванову
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя — в левом верхнем углу.
К стандартной письменной корреспонденции относятся письма в почтовых конвертах размером 114 х 162 х 5 мм и 110 х 220 х 5 мм и весом до 20 г. Допустимыми размерами почтовых писем являются 162 х 229 мм, 229 х 324 мм и 250 х 353 мм.
Чтобы документ меньше измялся, целесообразно использовать конверты для размещения в них деловых бумаг формата А4, сложенных вдвое (конверт 162 х 229 мм) или втрое (конверт 110 х 220 мм), с таким расположением реквизитов на них (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Расположение информации на почтовом конверте
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000) («Протокол», «Акт», «Приказ», «Должностная инструкция» и т. п.). В деловом письме наименование вида документа («Письмо») обычно не указывают.
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять как 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Грамотно исполненный регистрационный номер превращается в уникальный идентификационный код документа (в сочетании с годом его регистрации) и позволяет обеспечить быстрое нахождение документа, снизить возможность его утери и обеспечить такой «порядок в делах», какой имеется в образцовых библиотеках. При этом обеспечивается четкая классификация и систематизация документов, прозрачность документопотоков, легкость установления факта потери документа. О регистрации документов см. ниже.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который данный документ является ответом. Например, если вы составляете письмо-акцепт на пришедшее вам письмо-оферту, вы помещаете в составе реквизита 11 исходящий номер и дату, под которыми оферта была зарегистрирована ее автором, т. е. переписываете из оферты реквизиты 12 и 11.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение из реквизитов «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения (например, «г. Волхов», «г. Санкт-Петербург»). Обычно этот реквизит помещается на внутренних документах организации; при этом на внутренних документах не исполняется реквизит 09 («Справочные данные об организации»).
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и другие реквизиты являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В. А. Лагунину
или
АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру
В. М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н. В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа и прилагают его к оставляемой у автора документа копии (отпуску).
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
Личная подпись_____В. А. Степанов
Дата
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись_____Л. В. Кузнецов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17. По результатам рассмотрения документа руководитель отражает свое решение в резолюции на документе. Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой и содержать принятое руководителем решение. Это, по сути, маленький приказ. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Задача руководителя при наложении резолюции — чтобы у исполнителей была полная ясность, что, когда и как следует делать по существу документа, чтобы у них не было необходимости отрывать руководителя от работы, требуя пояснений. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Примеры резолюции приводятся на рис. 3.2.
Нач. отдела сбыта Иванову И. И.
Подготовить проект ответа
и представить мне 12.03.2001
подпись дата
или
Морозовой Н. В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
Рис. 3.2. Примеры резолюции руководителя на документе
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным за всю работу по документу; его должность и фамилия либо указываются первыми в списке без пометки «ответственный», либо подчеркиваются руководителем. Способ выделения фамилии ответственного исполнителя определяется самой организацией и фиксируется в «Инструкции по делопроизводству».
Резолюция на входящем письме проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.
18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?
Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?
Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.
Дать документу краткий и в то же время емкий заголовок — это своего рода искусство, демонстрация владения которым свидетельствует о высоких интеллектуальных качествах корреспондента, а по аналогии, и, возможно, о высоких нравственных качествах (психологи считают, что среди многочисленных стереотипов восприятия есть и такой «умный — значит добрый и честный»). Кроме того, заголовок используется при регистрации документа получателем, и при его отсутствии вы ставите получателя в затруднительное положение: как двумя словами охарактеризовать содержание вашего послания, особенно, если оно занимает не одну страницу и посвящено профессиональным вопросам? Следует иметь в виду, что регистрировать ваше письмо будет делопроизводитель или случайный человек, получивший такое поручение и плохо разбирающийся в ваших проблемах.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве — обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Службой контроля исполнения документов обычно контролируется срок исполнения документа, а качество исполнения контролирует сам руководитель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль может включать этап напоминания о приближающимся сроке исполнения документа, предполагать возможность корректировки срока руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных карточек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и исполнителям, и с использованием вычислительной техники, например, электронных таблиц и систем автоматизации процессов делопроизводства.
20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабским-и цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»),
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используются следующие формы изложения:
• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Текст должен быть лапидарным (кратким), не допускающим двойное толкование смысла, деловым, не вызывающим посторонних эмоций, т. е. безэмоциональным. Автор должен продумать все варианты восприятия деловым партнером написанного им документа и предпринять максимум усилий для получения ожидаемой нормальной реакции.
Особое внимание следует обратить на письма, начинающиеся словами: «В подтверждение нашей устной договоренности (телефонного разговора) просим направить официальный заказ для выполнения необходимых Вам работ». Такое письмо позволит получить вам официальный документ, фиксирующий ваши деловые отношения и способный обеспечить ваши права в случае их нарушения. Принимая во внимание разгул криминала в стране, следует страховать себя, в данном случае, письменными документами. Отказ вашего партнера от заключения сделки в письменной форме либо затягивание им направления вам полноценного (в юридическом и экономическом смысле) заказа следует расценивать как наличие умысла против вас или незнание элементарных правил ведения бизнеса, изложенных в Гражданском кодексе. Даже если он всей душой настроен на честное партнерство, не зависящие от него обстоятельства могут помешать ему исполнить намерение. Вы при этом не должны пострадать.
Особое внимание также следует уделить в составе текста формуле вежливого обращения и заключительной формуле вежливости (см. ниже).
21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Приложение 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 №319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 №251
22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент
Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А. А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Директор института Личная подпись М. В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В.Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе НИИ «Развитие» по научной работе НИИ «Прогресс»
Личная подпись Ю. Г. Демидов Личная подпись К. И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова
Личная подпись А. С. Красавин
Личная подпись О. И. Рысков
Следующий абзац рекомендуем принять в качестве «информации к размышлению».
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом нецелесообразно ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. При отсутствии руководителя организации деловые письма подписывает его первый заместитель, наделенный соответствующими полномочиями, но при этом он указывает свою фактическую должность и фамилию: Заместитель директора по производству и т. п. Если руководитель перед отъездом составил и подписал приказ о назначении на должность временно исполняющего обязанности директора кого-то из своих подчиненных, с передачей ему всех полномочий, права подписи на финансовых документах и соответствующей денежной компенсацией, это лицо подписывает документы как Временно исполняющий обязанности директора. При такой постановке дел у делового партнера есть основания доверять документу, поскольку элементы подписи соответствуют друг другу. Если же партнер видит название должности «Директор», расшифровку подписи «И. И. Иванов», а сама подпись явно не принадлежит Иванову, при этом перед наименованием должности стоит косая черта или нацарапано «За», у него возникает законное сомнение в легитимности данного послания. Кроме того, не ясно, кто же несет ответственность за содержание документа: Иванов или тот, чья подпись фактически стоит на документе? Каковы полномочия человека, скрывающегося за предлогом «за»?
23. Гриф согласования документа со сторонней организацией состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А. Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 №430-162
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
24. Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А. С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Чтобы печать не затрудняла восприятие всех своих элементов, а также элементов подписи, она ставится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ. Если наименование должности состоит из двух и более слов, ободок печати может касаться последнего слова в наименовании должности.
Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверптельную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копню; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т. С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
В. А. Жуков
924 45 67
В данном случае исполнитель — лицо, составившее исходящий или внутренний документ и располагающее полной информацией по его существу. Например, организация предлагает некие материалы для реализации. Естественно, такой документ подписывает лицо, представляющее организацию, т. е. директор, но составляет документ специалист, отвечающий за реализацию материалов. Вряд ли директор точно знает все характеристики предлагаемых материалов, поэтому потенциальный покупатель, желая уточнить детали предложения, должен иметь возможность обратиться непосредственно к лицу, владеющему исчерпывающей информацией, например, товароведу, начальнику ОМТС, склада и т. п. — это и есть исполнитель, к которому можно обратиться по указанному телефону. Имея в виду, что многие фамилии не позволяют определить пол их носителей, и иногда делового партнера мучает вопрос, использовать при первом обращении к вам форму «Попросите к телефону господина Петренко» или «Попросите к телефону госпожу Петренко», целесообразно имя и отчество исполнителя указывать полностью, тогда проблемы обращения к вам у делового партнера не возникнет.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Например, согласно резолюции руководителя, начальник функционального отдела должен определить целесообразность вступления в сделку, доложить в установленный срок руководителю о своих соображениях и подготовить ответное письмо. Завершив эту работу, начальник отдела пишет: «Направлено письмо от 12.03.2003 № В-01/ 65. В дело № В-01», ставит дату совершения этой надписи и свою подпись.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Это, по сути дела, регистрационный номер, присваиваемый входящему документу вашей организацией согласно принятой у вас системе регистрации документов, и дата поступления. Этими сведениями вы включаете «чужой» по происхождению документ в ваше информационное поле.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Требования к бланкам документов
1. Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Для справки . Основной ряд форматов (размера) бумаги формируется путем последовательного деления предыдущего формата по длинной стороне пополам: АО — 841 х 1189 мм; А1 — 594 х 841 мм; А2 -420 х 594 мм; A3 - 297 х 420 мм; А4 - 210 х 297 мм; А5 -148 х 210 мм и т. д., вплоть до формата А13 — 9x13 мм. Для сравнения: основной формат в США - 8 1/2 х 11 дюймов, т. е. 216 х 279 мм.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к стандарту (рис. 3.3 и 3.4). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (см. рис. 3.3) и продольный (см. рис. 3.4).
5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Хотя стандарт признает оба варианта расположения постоянных реквизитов на бланке организации равноправными, т. е. организация может выбрать любой из них, в пользу угловой формы можно привести следующие аргументы. Во-первых, угловое расположение позволяет вашим бланкам выглядеть в большей степени соответствующими международному стандарту ИСО; во-вторых, такое расположение ближе нам исторически: в годы советской власти бедные организации типа сельсоветов не могли себе позволить заказать бланки в типографии, поэтому изготавливали так называемый «угловой штамп», на котором размещались постоянные реквизиты. Разместив оттиск углового штампа в углу любого листа бумаги, например, из обычной школьной тетради, этот листок превращали в бланк документа. И, наконец, угловое расположение постоянных реквизитов создает возможность использовать конверты с прозрачным окошком, прорезанным напротив реквизитов 08 и 09 (наименование организации-автора документа и ее почтовый адрес), при этом расположение этих реквизитов на конверте будет соответствовать требованиям почтовых Правил.
6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.
7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Рис.3.3. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рис.3.4.Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и т. п.).
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Бланки с гербами РФ и субъектов РФ подлежат строгому учету и регистрации.
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)[1] или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
I. Классификация деловой документации
Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства.
По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени закрытости (совершенно секретные, секретные) и документы для служебного пользования - конфиденциальные документы.
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.
Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск - копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.
Индивидуальные (неунифицированные) документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.
Анкета - способ представления текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы.
Таблица - форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.
Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.
В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ.
II. Организационно-распорядительные документы и их виды
Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД - наиболее широко используемом виде документации.
ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».
Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми. Это положение следует понимать как то, что эти правила и требования являются лишь менее жесткими по сравнению с нормами отмененного ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественника - ГОСТ Р 6.38-90.
Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.
Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.
III. Состав реквизитов ОРД
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— код организации;
— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
— код формы документа;
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— место составления или издания документа;
— адресат;
— гриф утверждения документа;
— резолюция;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле;
— текст документа;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— оттиск печати;
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
— отметка о поступлении документа в организацию;
— идентификатор электронной копии документа.
Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.
Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.
При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат).
IV. Схемы расположения реквизитов ОРД
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документов.
Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1 и 2. Такое расположение позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита - текста документа.
Рис. 1. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 продольного бланка
Рис. 2. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 углового бланка
На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями[2]. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.
Практика документирования свидетельствует о нежелательности перемещения границ некоторых реквизитов (28, 29, 30) и необходимости четкого их размещения в пределах разумного отклонения от размеров, предусмотренных стандартом (± 2 мм).
Все поле формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделено на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
На служебном поле документа размещаются реквизиты 28, 30, 29; на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01-14; на рабочем поле - остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата могут размещаться символические знаки («уголки», «крестики», отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Их называют ограничительными отметками.
V. Бланки документов
Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности. Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее.
Бланки документов изготовляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже.
Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.
Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).
В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:
общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;
бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;
бланк конкретного вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа).
Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.
При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева.
Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.
Заключение
В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды Могут передаваться разными способами, в том числе машинным.
Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Реквизит документа (текст, адрес, подпись) - обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.
Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.
Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.
Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.
Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например: учет - в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль - путем сбора сведений в письменном виде, планирование - в виде различного рода планов.
Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов Для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов («информация», «документированная информация»), обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.
Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.
Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.
Ряд законодательных актов (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации») содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).
Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» и ряд других, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.