Организационная структура бухгалтерской службы зависит прежде всего от организационной структуры самой организации, поскольку в состав могут входить филиалы, представительства, обособленные подразделения.
При наличии у организации обособленных подразделений должно быть принято решение относительно уровня централизации учетных работ. Это должно быть отражено как одна из составных частей организационного аспекта учетной политики:
при централизованной форме вся учетная работа проводится в центральной бухгалтерии, т.е. подразделения не составляют не только внутренние балансы, но и бухгалтерские регистры, а в установленные графиком сроки документооборота сгруппированные первичные документы передаются в центральную бухгалтерию. Такое строение дает возможность организовать четкое разделение труда сотрудников бухгалтерии и определить контроль со стороны, данной учетной службы за всеми производственными, коммерческими и иными процессами на предприятии;
при децентрализованной форме в подразделениях создаются собственные учетные службы (отделы бухгалтерского учета), которые ведут бухгалтерские регистры и составляют обособленные балансы данных подразделений.
Численность бухгалтерского аппарата и организационная структура бухгалтерии зависят от условий организации и технологии производства, объема учетной работы, форм учета. Предполагаются три типа организации работы бухгалтерского аппарата:
линейная (иерархическая); по вертикали (линейно-штабная);
комбинированная (функциональная).
При линейной организации бухгалтерского аппарата все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру. При централизованном учете линейная организация бухгалтерской службы подразумевает создание структурных подразделений для обработки данных в этих подразделениях.
При организации работы по вертикали учет ведется в разрезе промежуточных звеньев (отделов, групп, бюро), которые возглавляют старшие бухгалтеры, подотчетные главному бухгалтеру. В самих бухгалтерских службах могут выделяться группы по участкам учетной работы.
Вертикальная организация работ бухгалтерии применяется на средних и крупных предприятиях. На крупных предприятиях также могут выделяться группы учета по основным средствам, денежным средствам, расчетам с поставщиками и подрядчиками. При комбинированной организации структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, кроме того, в ее структуру могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого и налогового учета или по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Благодаря бухгалтерскому учету формируется полная и достоверная информация о деятельности и имущественном положении предприятия, необходимая внутренним и внешним пользователям. Бухгалтерский учет является основой для определения налоговой базы по налогу на прибыль и другим налогам.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в субъектах хозяйствования возложена на их руководителей. Практическое же руководство бухгалтерским учетом осуществляют главные бухгалтеры.
Согласно действующему законодательству руководитель обязан нанять работников бухгалтерии, выделить соответствующие требованиям санитарии, нормам охраны труда и техники безопасности помещения, оборудовать рабочие места бухгалтеров, оснастив их всем необходимым для работы.
Руководитель организации должен обеспечить:
неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками требований главного бухгалтера по соблюдению правил ведения бухгалтерского учета путем издания соответствующих приказов, распоряжений, утверждением положений об отделах, должностных инструкций и др.;
надлежащую постановку оперативного учета материальных ценностей и обязательств, что позволит своевременно, точно и достоверно отражать хозяйственные операции в бухгалтерском учете.
Таким образом, руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляет главный бухгалтер, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера – бухгалтер, главный бухгалтер организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, или специалист-бухгалтер, являющийся индивидуальным предпринимателем.
Руководитель частного унитарного предприятия имеет право вести бухгалтерский учет и составлять бухгалтерскую отчетность лично, если это предусмотрено уставом предприятия.
Основная задача главного бухгалтера заключается в том, чтобы организовать руководство процессом функционирования и развития системы бухгалтерского учета в структуре управления организации.
Круг обязанностей главного бухгалтера устанавливается нормативными правовыми актами, трудовым договором, а также
должностной инструкцией.
Одним из основных нормативных актов, регламентирующих деятельность главного бухгалтера, является Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (7 статья).
Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами.
На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее специальное образование, а в исключительных случаях – лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него специального образования и стажа работы по специальности бухгалтера не менее пяти лет.
Главный бухгалтер, осуществляющий руководство бухгалтерским учетом в организации, подчиняется непосредственно руководителю организации.