Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного. Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.
Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между ними, развитием их во времени.
Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных массивов.
База данных – это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.
Преимущества работы с банком данных для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, поскольку:
- повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей;
- централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных;
- развитая организация базы данных позволяет выполнять разнообразные нерегламентированные запросы, новые предложения;
- снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в актуальном и динамичном состоянии, уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточность и дублирование.
Программа «1С:БУХГАЛТЕРИЯ»
«1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:
- операции по банку и кассе;
- основные средства и нематериальные активы;
- материалы;
- товары и услуги, выполнение работ;
- учет производства продукции;
- учет валютных операций;
- взаиморасчеты с организациями;
- расчеты с подотчетными лицами;
- расчеты по зарплате;
- расчеты с бюджетом;
- другие разделы учета.
При реализации программы использовались гибкие возможности учета:
- использование нескольких планов счетов одновременно;
- многоуровневые планы счетов;
- многомерный аналитический учет;
- многоуровневый аналитический учет;
- количественный учет;
- многовалютный учет по неограниченному числу валют;
- ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;
- ведение консолидированного учета;
- учет импортных товаров в разрезе ГТД (автоматический подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур).
Программа позволяет выполнять ввод, хранение и печать любых первичных документов.
«1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов:
- платежные поручения;
- счета на оплату и счета-фактуры;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- акты, накладные, требования, доверенности;
- другие документы.
Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.
«1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.
Также «1С:Бухгалтерия» формирует регламентированную отчетность:
- ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, а также отчетов в фонды;
- в «Ручном» режиме заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;
- в автоматическом режиме программа заполняет отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций;
- перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не позволяющие правильно составить отчетность;
- режим расшифровки позволяет получить «обоснование» заполненных автоматически показателей вплоть до каждого документа и хозяйственной операции;
- формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.
В комплект поставки программы кроме основной Типовой конфигурации входит также «Упрощенная конфигурация».
«1С:Бухгалтерия» является готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных добавок и настроек.
Основное назначение средств работы с распределенными информационными базами – организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью:
- ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;
- полная или выборочная синхронизация данных;
- настройка состава синхронизируемых данных;
- произвольный порядок и способ передачи изменений.
Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.
«1С:Бухгалтерия» включает разнообразные сервисные возможности:
- контроль корректности вводимых проводок;
- табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);