Процесс заключения международных договоров может быть подразделен на стадии. К ним относятся составление и принятие текста договора, установление аутентичности текстов договора и выражение согласия на обязательность договора.
Как правило, заключению договора предшествует договорная инициатива, то есть предложение одной стороны или группы сторон заключить определенный договор с одновременным представлением проекта текста договора. Такие действия облегчают процесс заключения договора, прежде всего работу над самим текстом.
Начальным этапом являются предварительные переговоры, которые иногда называются трактацией сделки. Переговоры ведутся почтовой или телеграфной перепиской, по телефону или во время личных встреч представителей обеих сторон. Инициатива вступления в переговоры может быть проявлена как продавцом, так и покупателем. Покупатель либо откликается на объявление или другой вид рекламы продавца, либо обращается к известной ему фирме с запросом прислать предложение партии товара или оферту. Продавец может сам направить такую оферту фирме как возможному покупателю.
В соответствии с п.2 ст.432 ГК РФ договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороны. Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определено и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение [часть I ст.435 ГК РФ ].
В коммерческой практике оферта представляет собой письменное, устное или вытекающее из поведения предлагающей стороны - оферта - сообщение о желании вступить в юридически обязывающий договор (контракт), причем из условий данного сообщения следует, что оно будет связывать оферента, как только сторона - акцептант, которой оферта адресована, примет ее путем действия, воздержанием от действия или встречным обязательством. Акцепт в данном случае свидетельствует о принятии такого предложения (оферты). Безусловно, согласие с офертой признается акцептом, если оно получено оферентом в оговоренные предложением сроки. Ответ о согласии заключить договор на иных условиях, чем было предложено в оферте, рассматривается как новая - встречная оферта. Оферта покупателя по договору купли-продажи дается в форме заказа.
Различают два вида оферты:
Твердая оферта - письменное предложение о продаже определенной партии товара, направленное конкретному покупателю. Это предложение, на основании которого и оферента возникают определенные обязательства, вытекающие из оферты. В ней продавец оговаривает срок, в течение которого считает себя связанным предложенными им условиями, то есть он не вправе отменить или изменить их.
Свободная оферта, или публичная оферта - это предложение о продаже определенной партии товара, направленное неопределенному кругу лиц, что не порождает для оферента каких либо обязательств. Содержащее все существенные условия договора предложение, из которого усматривается воля лица, делающего предложение, заключить договор на указанных в предложении условиях с любым, кто отзовется, признается публичной офертой " [часть II ст.437 ГК РФ]. Свободную оферту продавец делает одновременно нескольким покупателям, что обеспечивает ему ознакомление с товарным рынком. Получение свободной оферты потенциальным покупателем означает, что такое же предложение получено и его конкурентами, следовательно, по отношению к данному покупателю продавец не связан твердыми обязательствами.
По общему правилу условия внешнеторгового контракта купли-продажи определяются сторонами по собственному усмотрению.
Действующее российское законодательство устанавливает только общие рамки договорного правоотношения. Особенность правового регулирования внешнеторговых сделок проявляется в том, что стороны внешнеторгового договора купли-продажи должны определить законодательство страны, применимое к данному контракту. Выбор законодательства партнеры осуществляют по соглашению.
Принятие текста контракта сопровождается и такой процедурой, как установление его аутентичности. Аутентичность текста договора означает, что данный текст является подлинным и достоверным.
Как указывается в ст.10 Венской конвенции, " текст договора становится аутентичным и окончательным " путем процедуры, о которой условились участвующие в переговорах стороны, либо путем подписания " ad referendum ", парафирования самого текста договора или же заключительного акта конференции, содержащего этот текст.
Подписание " ad referendum " (условное подписание) означает, что такое подписание нуждается в последующем подтверждении соответствующей стороной. При парафировании представители стороны подписывают начальными буквами своего имени и фамилии (инициалами) первую либо последнюю страницу текста договора. В некоторых случаях парафируется каждая страница текста договора.