В течение многих столетий информационные технологии находятся в процессе развития. В определенные периоды происходил качественный скачок и человечество начинает использовать принципиально новые, доселе невиданные средства обработки, передачи и хранения информации.
Наверное, внедрение в нашу жизнь всемирной компьютерной сети Internet, известной даже людям очень далеким от мира компьютерных технологий, можно считать таким скачком. Еще несколько лет назад многие из нас и не слышали о ее существовании, а сейчас все чаще и чаще мы пользуемся ее услугами как в профессиональной деятельности, так и в быту. Сложно переоценить масштабность информационных ресурсов этой сети и ее возможности по передаче информации по всему миру. Когда заходит речь о тенденциях развития современного общества, то в качестве одного из определяющих факторов этого процесса ученые выделяют именно возникновение и развитие сети Internet.
Тем не менее, говорить о сети Internet только как о громадном хранилище информации было бы неверно. Ее возможности гораздо богаче. Трудно представить себе их использование в традиционном отечественном делопроизводстве, но, как выясняется, Internet вполне применим и здесь.
В настоящее время рынок программного обеспечения предлагает достаточно разнообразный набор средств автоматизации делопроизводства. В их число входят программные комплексы двух типов, получившие название системы управления документами и системы управления деловыми процессами.
Базовым понятием является понятие маршрута — последовательности этапов выполнения той или иной работы в рамках делового процесса. Часть работы, которую должен выполнить на определенном этапе конкретный исполнитель, представляет собой задание. Каждый маршрут имеет своего инициатора, т.е. пользователя системы, выдающего задания исполнителям. Также маршрут может иметь наблюдателей — пользователей, которым доступна информация о состоянии прохождения маршрута.
Отличия между маршрутизаторами заключаются в различных реализациях технологии передачи заданий между участниками делового процесса.
Построенные с использованием Internet-технологии программные продукты реализуют следующие функции:
последовательно-параллельная маршрутизация — система обеспечивает формирование заданий, которые должны выполняться сотрудниками в строго определенной последовательности или же одновременно с дополнительным указанием условия синхронизации, создавая тем самым необходимые цепочки взаимодействия;
доопределение маршрута ответственными сотрудниками — система позволяет определить ответственных сотрудников, которые, в свою очередь, будут подключать к работе своих подчиненных;
автоматическое напоминание исполнителям и ответственным сотрудникам о нарушении установленных временных сроков обработки документов и выполнения поручений;
использование шаблонов маршрутов и отдельных этапов — система поддерживает создание шаблонов маршрутов и этапов для последующего использования в работе при определении или же редактировании маршрута, что значительно упрощает работу;
управление маршрутом в режиме реального времени — продукт позволяет модифицировать порядок следования исполнителей, в зависимости от ситуации приостановить/возобновить выполнение маршрута, предоставлять возможности по анализу выполнения поручения другим сотрудникам и группам сотрудников;
обеспечение оперативного обмена сообщениями — в системе заложен механизм, предоставляющий исполнителю возможность обмена мнениями с другими участниками делового процесса с фиксацией всей информации;
аудит работы сотрудников — все действия сотрудников и системы протоколируются в автоматическом режиме;
выписка/возврат обрабатываемых документов, прикрепленных к заданиям — когда задание подразумевает обработку документов, продукт реализует механизм блокировки документа на редактирование другими сотрудниками на период, в течение которого он обрабатывается;
построение отчетов — вся информация, относящаяся к прохождению маршрута, находится в документированной базе данных, и в тех случаях, когда необходимо подготовить сводные отчеты, можно воспользоваться произвольным специализированным средством формирования отчетов (например, Crystal Reports);
интеграция с почтовыми службами — продукт обеспечивает посылку настраиваемых уведомлений о прохождении маршрута во входящий почтовый ящик интегрированной системы электронной почты (например, MS Exchange или MS Outlook);
поддержка часовых поясов и гибкая настройка календарного графика работы сотрудников — для каждого пользователя имеется возможность определить часовой пояс (относительно Гринвича), в котором он находится, и график его работы, что является одной из основных особенностей успешной поддержки коллективной работы сотрудников компаний, работающих в распределенном режиме.
Далее для каждого исполнителя может быть определено индивидуальное задание. Для каждого задания указываются содержание, срок завершения и срок предварительного напоминания о его приближении, а также права исполнителя. системе.
Использование автоматизированной системы контроля значительно повышает оперативность сбора информации и способствует улучшению исполнительской дисциплины в организации