Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70 % рабочего времени.
При составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования;
• исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;
• письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;
• письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;
• письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;
• письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;
• объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;
• с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;
• деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.
При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы.
Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, и т.п.
Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность.
Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.
.
Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.
1. Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.
2. Письмо-заявление об уходе.
3. Рекомендательное письмо.
4. Письмо-отказ.
5. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности
сделки и т.п.).
6. Письмо-напоминание.
7. Письмо-уведомление.
8. Письмо-благодарность.
Деловое письмо должно всегда подписываться от руки.
Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.
Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.
Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:
• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно должна проставляться дата;
• письмо не должно содержать клеветнических измышлений;
• должна быть разборчивая подпись.
Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.
По содержанию общение может быть разделено на:
- материальное (обмен предметами и продуктами деятельности);
- когнитивное (обмен знаниями);
- мотивационное (обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями);
- деятельностное (обмен действиями, операциями, умениями, навыками).
По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:
- непосредственное (осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.);
- опосредованное (связанное с использованием специальных средств и орудий);
- прямое (предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения);
- косвенное (осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди).
Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения — контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов. Устная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т. п. Совещание, собрание представляют собой особый тип протокольного общения, в котором по большей части представлена монологическая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах устной и письменной. Сегодня рамки делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо читаемой монологической речи, в практику делового общения все активнее входит подготовленная, но нечитаемая монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма и другие этикетные тексты.
Общение - сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга.
Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.
Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения Письменное деловое общение – общение с документами, фиксирующими социально-правовые отношения (контракты, договоры, соглашения, деловые письма) оно отличается от других видов делового общения тем, что протекает в письменной форме.
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран:
- деловое письмо пишется исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа;
- деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено на языке адресата. При невозможности сделать это – трудности с переводом на редкие языки – допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловом мире;
- письмо должно быть кратким, грамотным, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелательны исправления;
- деловое письмо пишется на бланке фирмы-отправителя, на котором изображена эмблема фирмы, помещены полное ее название, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса и банковские реквизиты;
- деловое письмо, как правило, состоит из шести частей: даты, адреса, вступительного обращения, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи.