Хранение документов общества.

Вопрос №1. Хранение документов общества С 21 октября 2009 г. действие комментируемой статьи расширено. Ее текст дополнен положениями п. п. 3 и 4, регламентирующими порядок предоставления информации обществом. В связи с этим было изменено и название статьи. Пункт 1 комментируемой статьи устанавливает перечень документов, подлежащих хранению ООО. С 1 июля 2009 г. в связи с изменением состава учредительных документов ООО и изменением статуса и названия некоторых базовых внутренних документов ООО законодатель внес в комментируемую норму уточнение, согласно которому вместо учредительных документов ООО и их изменений теперь надлежит хранить: - договор об учреждении общества (за исключением случая учреждения общества одним лицом); - решение об учреждении общества; - устав общества; - внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения. Предусмотренный комментируемым пунктом перечень не является исчерпывающим. В соответствии с ним ООО обязано хранить и иные документы, состав которых может быть определен: - федеральными законами; - иными правовыми актами Российской Федерации; - уставом общества; - внутренними документами общества; - решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества. К примеру, в ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрена обязанность организации хранить: - первичные учетные документы; - регистры бухгалтерского учета; - бухгалтерскую отчетность; - рабочий план счетов бухгалтерского учета; - другие документы учетной политики; - процедуры кодирования. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ предусмотрена обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу. К подлежащим хранению документам ООО относятся также: - решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг; - отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами; - описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества. Следует отметить, что ФЗ об ООО (в отличие от упоминаемых в комментарии к данному пункту федеральных законов) никоим образом не конкретизирует сроки хранения предусмотренного им комплекта документов. Неисполнение ООО обязанности по хранению документов, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов на основании п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа: - на должностных лиц в размере от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб.; - на юридических лиц - от 200 тыс. до 300 тыс. руб. Пункт 2 определяет место хранения документов ООО. Неисполнение ООО предусмотренной обязанности по хранению документов, которые предусмотрены ФЗ об ООО и иными нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов на основании п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа: - на должностных лиц в размере от 2,5 до 5 тыс. руб.; - на юридических лиц - от 200 тыс. до 300 тыс. руб. Пункт 3 статьи, вступивший в силу с 21 октября 2009 г., вводит обязанность общества обеспечить участникам общества доступ к имеющимся у него судебным актам по спорам, связанным: - с созданием общества; - управлением им; - участием в нем. К такой информации в том числе относятся определения о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления или заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска. Тем самым законодатель гарантирует обеспечение участников ООО, вокруг которого возник корпоративный спор, информацией о таком споре. За нарушение установленной обязанности по представлению информации ст. 14.36 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа: - на должностных лиц в размере от 2 тыс. до 5 тыс. руб.; - на юридических лиц в размере от 10 тыс. до 50 тыс. руб. Виновные должностные лица также могут быть подвергнуты дисквалификации на срок до трех лет. Пункт 4 статьи, вступивший в силу с 21 октября 2009 г., регламентирует порядок доступа участника общества: - к документам, подлежащим хранению ООО (см. коммент. к п. 1 ст. 50 ФЗ об ООО); - к судебным актам по спорам, связанным с созданием и деятельностью ООО. Помимо комментируемой нормы, сходные по своей сути процедуры также предусмотрены в ФЗ об ООО: - в отношении устава общества (п. 3 ст. 12); - информации и материалам, подлежащим представлению участникам общества при подготовке общего собрания участников общества (п. 3 ст. 36). См. коммент. к указанным нормам. По мнению авторов настоящего комментария, все вышеуказанные нормативные предписания могли быть объединены в составе п. 4 ст. 50 ФЗ об ООО во избежание возможного дублирования и внутренней конкуренции норм. По смыслу статьи 67 Гражданского кодекса Российской Федерации в развитие положений п. 4 ст. 50 ФЗ об ООО в уставе общества может быть конкретизирован порядок получения информации о деятельности общества и ознакомления с его документацией. При этом отсутствие в уставе регламентированного порядка представления такой информации не исключает в целом такой обязанности общества, предусмотренной законом. Если уставом ООО не предусмотрен порядок ознакомления участника общества с документами, для установления факта нарушения права участника достаточно факта обращения в общество с соответствующим требованием и факта непредставления документов для ознакомления либо отсутствие доказательств направления письменного уведомления участнику о возможности и порядке ознакомления с запрашиваемыми документами.

Хранение документов общества. Общество обязано хранить следующие документы: договор о создании общества; устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; положение о филиале или представительстве общества; годовые отчеты; документы бухгалтерского учета; документы бухгалтерской отчетности; протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции); бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров; отчеты независимых оценщиков; списки аффилированных лиц общества; списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона; заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля; проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами; уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения; судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем; иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации. Перечень документов, дополнительно подлежащих хранению акционерными обществами, утвержденный постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1007 2. Общество хранит документы, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом. Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах. . Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества. Подлежащие хранению документы, до передачи их в архив общества, хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества. Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ. Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

Хранение документов общества. Документы и документооборот обеспечивают само существование соответствующей корпорации как юридического лица и всю юридически значимую деятельность общества с ограниченной ответственностью. Поэтому порядок хранения документов общества обязательно должен быть недвусмысленно определен в его уставе. Гражданский кодекс РФ не устанавливает обязанности обществ с ограниченной ответственностью, связанные с хранением документов. В то же время в законодательстве Российской Федерации об отдельных видах юридических лиц, в частности в акционерном законодательстве, подобные нормы имеются. Например, правила о хранении документов акционерного общества содержатся в ст. 89 Закона об акционерных обществах. Перечень основных документов, которые обязано хранить акционерное общество, в основном совпадает с перечнем, установленным в ст. 50 Закона. Акционерное общество обязано также хранить документы, связанные с выпуском акций. Кроме того, в ст. 89 Закона об акционерных обществах в качестве объекта хранения отдельно выделены документы бухгалтерского учета. Как обладатель документированной информации, общество с ограниченной ответственностью, согласно общему правилу ст. 6 Закона об информации, вправе: разрешать или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа; использовать информацию, в том числе распространять ее, по своему усмотрению; передавать информацию другим лицам по договору или на ином установленном законом основании; защищать установленными законом способами свои права в случае незаконного получения информации или ее незаконного использования иными лицами; осуществлять иные действия с информацией или разрешать осуществление таких действий. Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан: соблюдать права и законные интересы иных лиц; принимать меры по защите информации; ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами. Законодательно хранение документов ООО закреплено в Федеральном законе от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 06.04.2015) "Об обществах с ограниченной ответственностью", а именно в ст. 50. В данной статье закреплено какие документы должно хранить ООО. Место хранения документов. Перечень лиц имеющих доступ к документам. А именно: Общество обязано хранить следующие документы: договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения; протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества; документ, подтверждающий государственную регистрацию общества; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; положения о филиалах и представительствах общества; документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества; протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества; списки аффилированных лиц общества; заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля; иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества. Общество обязано обеспечивать участникам общества доступ к имеющимся у него судебным актам по спору, связанному с созданием общества, управлением им или участием в нем, в том числе определениям о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления или заявления, об изменении основания или предмета ранее заявленного иска. Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к документам, предусмотренным пунктами 1 и 3 настоящей статьи. В течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление. Хранение документов АО закреплено в Федеральном законе от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 06.04.2015) "Об акционерных обществах", а так же в постановлении федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс «Об утверждении положения «О порядке и сроках хранения документов Акционерных обществ». В данных актах так же перечислены документы которые обязано хранить АО, а так же сроки их хранения и предоставления по ним информации. Хранением дакументов общества занимается корпоративный секретарь. Корпоративный секретарь - постоянно действующее в корпорации должностное лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией, обеспечивающее подготовку и проведение общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, оказывающее содействие членам совета директоров при осуществлении ими своих функций, раскрытие (предоставление) информации об обществе и хранение документов общества, надлежащее рассмотрение обществом обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов. Общество обязано обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле. В соответствии со ст. 23 этого Закона негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством РФ, бюджета субъекта Федерации — в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Федерации, и бюджета муниципального образования — в порядке, установленном органом местного самоуправления. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.