Использование вычислительной техники привело к качественно новым тенденциям в построении структуры учетного аппарата. Первое характерное различие заключается в использовании АРМ бухгалтера. В специальной литературе под АРМ традиционно понимают профессионально ориентированный программно-аппаратаьгй комплекс, который обеспечивает решение задач пользователя непосредственно на его рабочем месте. Если в построении структуры учетного аппарата при некомпьютеризированном способе обработки учетной информации его базовый элемент – это отдельный учетный работник, то при применении вычислительной техники принимают во внимание не только обязанности и квалификацию учетного работника, но и характеристику АРМ бухгалтера, на котором он работает.
Создание АРМ бухгалтера основано на принципах персонификации вычислений и самообучения учетных работников, компьютеризации основных учетных функций, безбумажной технологии ведения бухгалтерского учета, рациональном объединении распределенной, децентрализованной и централизованной систем обработки учетной информации.
Многочисленные публикации по вопросам создания АРМ для обработки учетной информации дают возможность классифицировать их по уровню управления:
АРМ высших руководителей, включая главного бухгалтера, а также руководителей среднего и нижнего уровней управления;
АРМ специалистов (АРМ бухгалтера и экономиста; нормировщика, диспетчера, инженера, технолога и др.);
АРМ технических исполнителей (кладовщика, секретаря, кассира, продавца, оператора и др.).
Специфика состоит в том, что АРМ бухгалтера нуждается в создании технологии, которая предусматривает участие широкого круга работников организации: бухгалтеров, операторов, секретарей, кладовщиков, руководителей и других специалистов по обработке учетной информации – во введении данных, формировании первичных документов, визуальном контроле входных данных, составлении форм итоговых документов, которые осуществляются на рабочем месте с помощью персонального компьютера.
При применении АРМ функции бухгалтеров изменяются следующим образом:
основной обязанностью бухгалтера, ответственного за ведение учета на конкретном участке, становится обработка локальной информации на относительно небольшой информационной базе;
или информация поступает в виде заполненных первичных документов с регламентированной структурой, или первичный документ заполняется и оформляется на компьютере непосредственно бухгалтером;
обработка документов состоит в отражении информации из документов в учетных регистрах путем введения их реквизитов и формирования проводок;
обработка учетной информации строго регламентируется как инструктивными материалами, так и технологией работы с ней в системе.
Другой особенностью применения вычислительной техники является трансформация форм построения учетного аппарата.
Широкое использование вычислительной техники сначала обусловило централизованную обработку учетной информации, поскольку все вычислительные устройства были в одном отделе предприятия. Высокая цена компьютеров второго и третьего поколений, сложность их эксплуатации и обслуживания послужили причиной необходимости создания больших централизованных вычислительных центров со специальным штатом операторов и программистов и, как следствие, требовали максимальной степени централизации учета. На этом этапе даже на больших предприятиях, где сохранились цеховые бухгалтерии, децентрализация учета утратила свои обычные формы, поскольку цеховые бухгалтерии получали готовые сводки от вычислительного центра. Функции цеховых бухгалтерий сводились лишь к контролю правильности оформления первичных документов и полученных отчетных сводок. На этом этапе развития технических средств были преимущества централизованного подхода при создании КСБУ.
Однако максимальная централизация учета имела и негативные последствия: обработка учетной информации отрывалась от места осуществления хозяйственных операций, увеличивалась продолжительность документооборота, повышались затраты на перемещение носителей информации к месту их обработки и пр.
С развитием возможностей вычислительной техники и ее удешевлением, появлением персональных компьютеров, созданием АРМ бухгалтеров возникла возможность децентрализовать учет, поскольку теперь обработка первичной учетной информации и формирование конечной информации могут происходить непосредственно на рабочих местах учетных работников. Децентрализованная система обработки данных имеет следующие преимущества
Изучение и обобщение российского и мирового опыта организации учета в условиях его компьютеризации дали возможность определить основную тенденцию в централизации и децентрализации выполнения учетных функций. Она состоит в накоплении и централизованной обработке учетных данных в едином центре и децентрализованном введении первичной информации в базу данных и общем использовании итоговых учетных показателей. КСБУ объединяет преимущества централизованной обработки данных с преимуществами децентрализации. Использование локальных вычислительных сетей позволяет применять в информационной системе управления такие методы агрегации и дисагрегации учетной информации, которые ведут к установлению оптимального соотношения централизации и децентрализации.