Программы пакета Microsoft Office

1)    Настольная издательская система MS Publisher.

2)    Приложение для создания заметок и управления ими Microsoft Office OneNote.

3)    Система управления проектами MS Project.

4)    Работа с электронной почтой и персональной информацией в MS Outlook.

5)    Дополнительные средства MS Office.

1. Настольная издательская система MS Publisher 

Microsoft Publisher - это дизайнерско-издательский пакет, рассчитанный на выполнение широчайшего круга задач и ориентированный, в первую очередь, на корпоративных пользователей, не являющихся профессионалами в области дизайна или полиграфии. В целом можно отметить, что данный продукт наверняка придется по вкусу сотрудникам предприятий, перед которыми возникают задачи по подготовке различной печатной продукции собственными силами без привлечения соответствующих организаций или специалистов. Однако пакет неплохо подходит и для работы в домашних условиях, тем более что интерфейсы и поведение программ разработки Microsoft столь хорошо известны этому сегменту пользователей.

Microsoft Publisher -приложение для создания, настройки и распространения всевозможных публикаций и маркетинговых материалов профессионального качества. Даже не имея опыта в сфере графического дизайна, с помощью различных шаблонов, вы сможете создавать брошюры, информационные бюллетени, визитки, открытки, материалы для рассылки по электронной почте и прочие публикации.

Основной целью разработчиков Microsoft Publisher было предоставить людям, имеющим небольшой опыт в области дизайна, средство для создания профессионально оформленных публикаций. Publisher содержит исчерпывающий набор профессиональных инструментов для решения сложных издательских задач. Программа включает:

• свыше 2 тыс. разработанных профессиональными дизайнерами шаблонов,
• более 200 шрифтов,
• тысячи картинок, фотографий,
• элементов оформления,
• звуковых эффектов для Web.

Гибкая модель программ-мастеров позволяет воспользоваться ими на любом этапе создания публикаций.

Основные шаблоны программы следующие:

• Бланки – лист бумаги с логотипом
• Буклеты – рекламная бумажная раскладка
• Бумажные модели – оригами
• Быстрые публикации – объявление о чем-либо
• Бюллетени – многоколоночные документы
• Web-узлы – модель многостраничного сайта
• Визитные карточки
• Деловые бланки – отчеты, доклады
• Календари
• Наклейки
• Объявления
• Открытки
• Почетные грамоты
• Приглашения
• Программки
• Резюме и т.д.

Основным элементом документов Publisher, как и других издательских систем, являются текстовые полосы набора. В программе полосой набора является текстовый блок - прямоугольная область, которая может содержать текст и которой можно манипулировать как единым объектом.

Чтобы разместить текстовый блок, достаточно выбрать в панели инструментов соответствующую функцию и мышкой начертить на странице границы нового блока. После этого блок доступен для ввода текста. Для быстрого форматирования текста используют привычные стили. Текстовыми блоками можно манипулировать как обычными объектами: перемещать их, изменять размеры, вращать и т. п.

Для текстового блока предусмотрено задание типа границы и заливки внутренней области, способа обтекания текста вокруг блока, текстовые блоки могут связываться таким образом, чтобы текст по мере заполнения одного блока начинал перетекать в другой, что необходимо при создании больших многостраничных документов.

Важной функцией системы является поддержка таблиц. В отличие от привычных таблиц Word, таблицы Publisher являются самостоятельными объектами, такими же, как рисунки или текстовые блоки. В остальном же действия с таблицами этих двух приложений (объединение/разбиение ячеек, заливка внутренней части и форматирование) практически совпадают.

Другим важным элементом документа системы являются рисунки. Publisher, как и другие приложения Office, поддерживает рисунки как во внутреннем формате (к ним относятся автофигуры и объекты WordArt), так и импортированные из внешних файлов.

Для нанесения на страницы повторяющихся элементов (колонтитулов, номеров страниц, текущей даты) в системе предусмотрен механизм фоновых страниц (Master page). Основные страницы при отображении как бы накладываются на фоновую, в результате чего достигается нужный эффект. В Publisher очень просто не только переходить между основной и фоновой страницей, но и перемещать любой объект между ними.

Publisher предоставляет системы поверки орфографии, автоматических переносов и поддержки тезауруса, мастер импорта документов Word.

Кроме названных, в программу внесены и другие заимствованные из Office функции: предварительный просмотр публикации перед печатью, функция восстановления документа после сбоя и фоновое сохранение, усовершенствованная система подсказки и упрощенный доступ к обновлению продукта через web-узел разработчика.

Приложение Microsoft Publisher предоставляет простые инструменты для работы с фотографиями:

1) Добавление рисунков. Имеется возможность импортировать все рисунки в одно полотно Publisher и добавлять их в композицию или удалять из нее простым перетаскиванием.

2) Эффекты. Можно использовать профессиональные эффекты для текста, фигур и рисунков (в том числе мягкие тени, отражения и другие функции OpenType, такие как лигатуры и стилистические чередования).

3) Изображения в Интернете. Возможно использование Publisher для поиска онлайн-альбомов в сетях Facebook, Flickr и других службах, чтобы добавлять изображения прямо в документ, не сохраняя их на настольном компьютере, ноутбуке или планшете.

4) Фоновое изображение. Данная функция дает возможность использовать фотографии в качестве фоновых изображений страниц с высоким разрешением. Пусть ваши публикации выглядят профессиональными и безупречными.

Главная страница - это страница заднего плана с текстом и графикой, которые должны повторяться на каждой странице публикации. Например, на главной странице можно поместить водяной знак.

Рассмотрим коротко средства работы с текстом.

Текст не просто заполняет все пространство между полями и перетекает с одной страницы на другую, как это происходит в текстовых редакторах. Вместо этого текст размещается в контейнере, называемом Текстовое поле.

Можно разместить текстовое поле в нужном месте страницы, придать ему нужный размер, разбить его на колонки и объединить одно текстовое поле с другим, так что текст будет перетекать между полями, даже если текстовые поля находятся на разных страницах.

Даже если публикация создается на основе одной из заготовок в Publisher, может возникнуть необходимость в добавлении полностью нового блока текста.

Добавление нового текста выполняется за два шага:

1. Создание нового текстового поля, служащего контейнером для текста.

2. Введение требуемого текста.

Стиль текста - это набор характеристик форматирования, применяемых к абзацам текста. В стиле содержится вся информация о формате текста: шрифт, его размер и цвет, отступы, межзнаковые пробелы и междустрочные интервалы, позиции табуляции, а также специальные элементы форматирования, такие как нумерованные списки.

Созданный пользователем стиль легко применить к любому абзацу, помещенному в текстовую рамку или таблицу. Изменение форматирования влияет на весь абзац.

В приложении Microsoft Publisher устанавливаются также шрифтовые схемы: это предварительно определенные группы шрифтов, позволяющие выдержать единый стиль публикации

Текст в текстовом поле, расположенном под другим объектом, например под автофигурой, рисунком, таблицей или даже другим текстовым полем, по умолчанию будет обтекать этот объект. Иногда обтекание может быть неправильным, что приводит к переполнению текстового поля.

В Publisher имеется средство отображения текста с особыми эффектами, называемое WordArt. Если текст был создан в более ранних версиях WordArt, он может по-другому отображаться в Publisher 2007. Точнее, он может выглядеть растянутым. В этом случае, руководствуясь предоставленным пробным вариантом публикации, необходимо перетащить границы объекта, чтобы обеспечить правильный размер текста.

Для добавления объекта необходимо на панели инструментов Объекты нажать кнопку Добавить объект WordArt. В окне Коллекция WordArt выберите нужный эффект WordArt и нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Изменение текста WordArt введите нужный текст и укажите параметры.

Теперь немного о работе с графикой.

Термин рисунок используется для обозначения различных графических форматов и источников графики, включая следующие графические элементы:

• стандартные фигуры - прямоугольник, круг, стрелка, линия или автофигура;
• отдельные графические файлы в форматах, таких как GIF, JPEG, BMP, WMF, TIF  и PNG;
• коллекция картинок;
• части страницы;
• календари;
• обрамление и акценты;
• сканированные фотографии или изображения, снятые цифровым фотоаппаратом;
• а также дополнительные объекты окна Объект.

В Publisher 2003 и выше реализована поддержка масок прозрачности в графических файлах TIFF, GIF и PNG.

Для создания публикаций в Microsoft Publisher существует множество способов.

Можно создать публикацию с помощью мастера публикаций.

Благодаря области задач Новая публикация упрощается выбор мастеров, создание публикации "с нуля" и возвращение к существующей публикации.

Эта процедура выполняется, если вы обновили более раннюю версию Publisher, создали свой шаблон или хотите использовать шаблон, созданный для приложения Publisher. Можно также создавать публикации на основе шаблона.

Publisher - это специализированный пакет для создания маркетинговых материалов, содержащих графические и мультимедийные компоненты. Встроенные в программу мастера позволяют без проблем и потерь времени подготовить веб-страницу, красочно оформленное рекламное письмо, наклейку на компакт-диск, рекламный проспект, обложку для брошюры, календарь, бланк или открытку. Огромное количество шаблонов открывает возможность создать требуемый рекламный или печатный продукт за считанные секунды.

Другими словами, Microsoft Publisher - это дизайнерско-издательский пакет, рассчитанный на выполнение широчайшего круга задач и ориентированный в первую очередь на корпоративных пользователей, не являющихся профессионалами в области дизайна или полиграфии.

В помощь новичку – большое количество вариантов шаблонов для создания распространенных маркетинговых материалов. Набор программ-мастеров обеспечивает пользователям удобство работы, а средства автоматизации оформления макета позволяют получать профессиональные результаты даже тем, кто не обладает опытом в области полиграфического дизайна. Создав свой первый макет в автоматическом режиме, его можно отредактировать вручную.

2. Приложение для создания заметок и управления ими Microsoft Office OneNote

Многофункциональность возможностей, предоставляемых пакетом Microsoft Office, лишь вначале позволяла решать большинство задач, возникающих у сотрудников современного офиса. Возрастающие запросы пользователей решались появлением новых версий пакета, в состав которых входили новые приложения. Но для решения самой простой задачи, занимающей больше всего времени не только у обычных сотрудников, но и у руководства, а особенно у секретарей и офис-менеджеров, мощная система под названием Microsoft Office не всегда подходила. Речь идет о задаче быстрого фиксирования заметок, записей, напоминаний и прочих столь важных мелочей. Цветные бумажки, которыми обклеивали рабочий стол, а иногда и монитор, сменили электронные клеящиеся листики - для их "приклеивания" устанавливались различные специальные программы.

В новую версию пакета офисных программ MS Office с 2003 года  вошел компонент OneNote, который позволит заменить не только программы для создания клеящихся листиков, но и реализовать ряд других задач, недоступных ранее для решения с помощью персонального компьютера.

Например, это идеальное решение для ведения любых заметок и записей: с помощью OneNote можно создать удобную структуру своих записей в своеобразном электронном блокноте, разбить их по разделам и решить ряд других задач, связанных с конспектированием и ведением заметок.

Microsoft OneNote можно использовать для создания коротких заметок, сохранения, управления ими и их содержимым.

Программа после запуска размещает свой значок в системном трее (область на Панели задач рядом с часами, в операционной системе Windows 7 – в отображении скрытых значков). Щелкнув на этом значке можно выполнить одно из двух действий - создать заметку OneNote, либо запустить программу в полнофункциональном режиме, предусматривающем все возможности для ведения заметок. Переключить режим работы можно используя контекстное меню значка Microsoft OneNote. Пункт Открыть "OneNote" означает переход в полный режим функционирования программы, а верхняя строка меню  отвечает за создание новой заметки. Настроить действие, которое будет выполнять программа в ответ на нажатие мышки на значке в системном трее, можно с использованием контекстного меню. На слайде показано такое контекстное меню с горячими клавишами для выполнения команд.

В новом Офисе 2010 появились новые возможности для OneNote:

Для сбора, организация и поиска:

• Улучшенная организация ярлычков страниц:
  • Многоуровневые вложенные страницы
  • Свертывание вложенных страниц
  • Переход к любой странице с помощью быстрого поиска
  • Закрепление на рабочем столе
  • Ссылки на другие заметки, как на вики-сайте
  • Экспресс-стили для выделения заголовков
  • Автоматические ссылки на веб-страницы и документы в заметках
  • Вставка математических формул
  • Заметки по задачам Outlook
  • Отправка содержимого в любой раздел OneNote

Общий доступ из любого места

• Доступ из любого места:
  • Общий доступ через Интернет
  • Просмотр и редактирование в браузере
  • Синхронизация заметок с OneNote Mobile
  • Совместное использование заметок:
    • Выделение непрочитанных изменений
    • Отображение инициалов автора
    • Журнал версий
    • Поиск последних изменений
    • Поиск изменений по автору

У программы OneNote ускоренная синхронизация с SharePoint.

Несколько слов о SharePoint -  это коллекция программных продуктов и компонентов, которая включает в себя следующие компоненты:

• набор веб-приложений для организации совместной работы;
• функциональность для создания веб-порталов;
• модуль поиска информации в документах и информационных системах;
• функциональность управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия;
• модуль создания форм для ввода информации;
• функциональность для бизнес-анализа.

«SharePoint» может быть использован  для создания сайтов, предоставляющих пользователям возможность для совместной работы. Создаваемые на платформе «SharePoint» сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также использоваться для исполнения облегчающих взаимодействие веб-приложений, таких как вики и блоги. 

Окно новой заметки OneNote напоминает окно текстового редактора "Блокнот" с добавленной в нижней части окна панелью инструментов. Обратите внимание на некоторые особенности ведения записей: писать можно в любом месте созданной заметки. Для этого достаточно просто щелкнуть мышкой в нужном месте. Запись размещается внутри квадратика, который появился после щелчка мышкой в нужном месте экрана. Этот квадратик (иногда называемый контейнером) можно перетащить в другое место или изменить его размер.

Созданная новая заметка не имеет имени, а после ввода текста ей присваивается имя, состоящее из нескольких первых введенных слов. Сохранять заметки не надо: это происходит автоматически после того, как окно заметки было закрыто. С помощью этих кнопок панели инструментов окна заметки можно просматривать другие заметки, которые были созданы раньше или позже. Писать можно в любом месте страницы.

Предназначение программы определило дополнительные возможности форматирования текста заметки.

Программа имеет множество объектов для вставки:

Они показаны на слайде на вкладках: Главная, Вставка и Рисование.

Пометки позволяют сделать текст удобным для восприятия.

Стандартный список предлагаемых пометок невелик, но его можно дополнить своими значками, определив их название и даже комбинацию клавиш.

В программе OneNote значительно расширены способы ввода данных. Записи можно вводить не только с помощью клавиатуры. Воспользовавшись карандашом с вкладки Рисование можно выделить нужную информацию или набросать простенькую схему.

Электронные карандаши OneNote позволяют рисовать на странице с заметками.

Также с помощью карандаша можно выделить текст так, как это мы делаем маркерами.

В заметке OneNote можно разместить снимок экрана - выделенную область рабочего стола компьютера. Для этого предназначена кнопка Произвольное выделение панели инструментов. Нажав ее можно выделить нужную область экрана. Окно OneNote при этом будет свернуто.

Но и это еще не все. В заметке OneNote можно сохранять не только графические изображения и текст. В них можно сохранять звук и видео. Для этой цели предназначены кнопки "Запись звука" и «Запись видео», с помощью которой и можно выбрать тип записываемого объекта.

После выбора того, что именно сохраняется, в заметке появится панель инструментов, позволяющая управлять сохранением звука или видео. Результатом этого будет появление специального значка в окне заметки. Щелчок по этому значку позволит просмотреть или прослушать записанный фрагмент.

Как упорядочить информацию в OneNote вы посмотрите на видео.

3. Система управления проектами MSProject 

Microsoft Project  — программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.

Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:

• Microsoft Project Standard— однопользовательская версия для небольших проектов
• Microsoft Project Professional— корпоративная версия продукта, поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server.
• Microsoft Project Web Access—Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов
• Microsoft Project Portfolio Server— продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей, вошел в состав Microsoft Project Server с версии MS Project 2010

Начиная с 2013 года Microsoft начинает поставлять облачную версию Microsoft Project Online.

На рынке малых и однопользовательских решений Microsoft Project является практически  монополистом, зарабатывая на продажах более 900 000 000 долларов в год и имея клиентскую базу в 20.000.000 пользователей, что составляет примерно 80% рынка в сегменте малых и персональных решений. На рынке корпоративных систем традиционным и самым серьёзным соперником Microsoft является Oracle Primavera. По отчётам Gartner Oracle и Microsoft занимают 1-е и 2-е место по продажам в корпоративном сегменте. Данный отчёт Gartner не включает продажи десктопа Microsoft Project, а только решения с Microsoft Project Server.

Партнеры Microsoftи Oracle также серьёзно усиливают Microsoft Project и Oracle Primavera за счёт собственных разработок, так как Microsoft Project и Oracle Primavera являются не только готовыми продуктами, но и платформами для создания отраслевых решений. На этом базируется экосистемы двух основных игроков на рынке корпоративных систем управления проектами. Сильнейшие партнёры Microsoft и Oracle представляют не просто внедрение Microsoft Project или Oracle Primavera, а внедрения отраслевых решений с традиционным фокусом в крупнейших корпоративных заказчиков проектного управления: строительство, проектирование, конструкторские бюро, крупные IT-проекты, машиностроительные проекты, проекты разработки и производства вооружений.

Наиболее очевидным преимуществом продукта является то, что он входит в семейство Microsoft Office. Это обеспечивает следующие плюсы, характерные для всех продуктов MS Office:

• Малое время обучения пользователей, как и с остальными программами Microsoft Office
• Богатые возможности по настройке в стиле формул Microsoft Excel (сам продукт выдержан в интерфейсе, максимально приближенном к Microsoft Excel)
• Возможность адаптировать продукт под свою специфику путём программирования или покупки готовых решений, созданных на базе Visual Basic или Microsoft .Net.

Microsoft стимулирует покупку готовых решений у партнеров через программу Microsoft ISV Royalty, компенсируя клиентам и партнерам разработку отраслевых решений. Также данная программа направлена на уменьшение проблем продукта с технической поддержкой.

4. Работа с электронной почтой и персональной информацией в MS Outlook 

Microsoft Outlook представляет собой информационный менеджер, созданный компанией Майкрософт. Программа сочетает в себе все функции почтового клиента и средства для совместной работы нескольких пользователей. Outlook поставляется в пакете офисных приложений Microsoft Office.

Microsoft Outlook обладает широким набором возможностей и, безусловно, прекрасным внешним видом. В программе реализована очень удобная функция при работе с почтой - организация быстрых действий, т.е. выполнение нескольких действий одним нажатием кнопки. Это пригодится, если вам необходимо выполнять поочередно определенные повторяющиеся действия, что значительно экономит время.

Отдельно необходимо выделить возможность организации «Беседы». Данная возможность чрезвычайно удобна, особенно в тех случаях, когда объем почты стремится к немыслимым размерам. Данный режим можно задать отдельно для любой папки, в которой храниться письма.

С Microsoft Outlook даже огромное количество сообщений будет структурировано, что позволит вам отслеживать все цепочки сообщений, а это в свою очередь поможет сэкономить много времени, которое тратилось раньше на поиск нужного.

Вы сможете сжимать длинные потоки сообщений в любое количество цепочек, которые можно разбить на категории, заархивировать или просто удалить. При просмотре развернутой беседы можно наглядно увидеть все связи между сообщениями, имеющиеся ответы на них, а также все сообщения, которые с ними связаны, но находятся в других папках.

Очень хорошо и наглядно организовано представление информации о контакте, которое располагается внизу письма. При открытии данной информации можно посмотреть историю вей переписки, все задачи и события календаря, которые связаны с данным контактом.

Календарь событий поможет вам расписать все действия по минутам. Microsoft Outlook идет в ногу со временем, и поэтому предоставляет возможность предоставлять информацию о контактах, черпая ее из социальных сетей.

Данная программа экономит колоссальное количество Вашего времени. Не нужно путать Microsoft Outlook с приложением Outlook Express, так как второй является клиентом электронной почты, который встроен в некоторые версии ОС Windows.

Office Outlook 2007 помогает пользователям лучше распоряжаться временем и информацией, устанавливать любые контакты, контролируя их безопасность. Выделяют десять преимуществ, позволяющих Office Outlook 2007 повысить эффективность работы пользователей и улучшить взаимодействие между ними.  

1)  Мгновенный поиск необходимой информации.

Office Outlook 2007 используется для поиска данных по ключевым словам, датам или другим критериям в сообщениях электронной почты, календаре, контактах или задачах, экономя при этом ценное время. Мгновенный поиск в Office Outlook 2007 полностью интегрирован с интерфейсом, поэтому нет необходимости выходить из Outlook, чтобы найти нужную информацию.

2)   Простота управления приоритетами ежедневных задач и данными.

Проверяет приоритеты текущего дня, позволяет просмотреть панель списка дел, где четко выделяются помеченные флажками сообщения электронной почты и задачи. Панель списка дел связывает задачи, сохраненные в других программах Microsoft Office. Наконец, интеграция элементов панели списка дел с календарем помогает легко создавать рабочие графики и резервировать время, чтобы следовать намеченному плану.

3)   Пользовательский интерфейс Microsoft Office позволяет быстрее получать лучшие результаты.

Office Outlook 2007 имеет переработанный интерфейс отправки сообщений, который облегчает и делает интуитивно понятными составление, форматирование и обработку данных. Теперь в распоряжении пользователя есть все мощные функции и возможности Outlook в доступной и упорядоченной области, что упрощает нахождение нужных параметров.

4)     Простое и эффективное взаимодействие сотрудников.

Office Outlook 2007 содержит новые функции календаря, позволяя легко осуществлять совместный доступ к любому календарю как в рамках одной организации, так и за ее пределами, и обеспечивая немедленный доступ важным контактным лицам к информации, содержащейся в календаре. В Microsoft Office Online можно создавать и публиковать Интернет-календари, добавлять и совместно использовать подписки на Интернет-календари, отправлять по электронной почте мгновенно созданные календари или даже посылать собственные электронные визитные карточки кому-либо из клиентов, облегчая тем самым связь между пользователями программы.

5)   Повышение совместимости и расширение функциональности при работе.

Использование Office Outlook 2007 совместно с Exchange Server 2007 позволяет дополнить разнообразный набор функций Outlook. Пользователи получают преимущества за счет использования нового помощника календарного планирования, который автоматизирует трудоемкие задачи составления календаря, создания и настройки графиков совместных работ, производимых в различных офисах, а также управления папками, что повышает согласованность действий. Совместная работа Office Outlook 2007 и Exchange Server 2007 обеспечивает новый уровень безопасности, предоставляя при этом множество вариантов доступа к сообщениям с улучшенной защитой, что позволяет легко использовать сообщения и одновременно быть уверенными в их безопасности.

6)   Управление и совместное использование данными и содержимым из одного интерфейса.

Office Outlook 2007 предоставляет разнообразные возможности доступа в любой момент к информации, собранной благодаря технологии Windows. Можно подключить документы, календари, контакты, задачи и другие данные служб, чтобы централизовать управление этими материалами. Кроме того, в распоряжении пользователя имеется полный набор функций редактирования, поэтому любые изменения, внесенные в данные, содержащиеся в Office Outlook 2007, будут отражены на сервере.

7)   Появление новых мер защиты от нежелательной почты и вредоносных веб-узлов.

В Office Outlook 2007 реализованы новые меры защиты от нежелательной почты и поддельных веб-узлов. Чтобы защитить личные сведения от разглашения и передачи на вредоносные веб-узлы, в Office Outlook 2007 установлен улучшенный фильтр нежелательных писем электронной почты и введены новые функции, отключающие ссылки и предупреждающие о вредоносном содержимом внутри сообщений электронной почты.

8)  Отправка текстовых сообщений из Office Outlook одним щелчком мыши.

Служба мобильной связи Outlook позволяет передавать текстовые сообщения и картинки между Office Outlook 2007 и любым мобильным телефоном. Этот компонент Outlook также дает возможность пересылать электронную почту Outlook, сведения о контактах, встречах и задачах вам или другим лицам в виде текстовых сообщений. Можно даже настроить Office Outlook 2007 для автоматической отправки электронной почты, напоминаний и записей ежедневного календаря в виде текстовых сообщений прямо на мобильный телефон.

9)  Новые возможности организации данных.

Использование цветовых категорий Office Outlook 2007 позволяет легко персонализировать и добавлять категории к информации любого типа— сообщениям электронной почты, элементам календаря, контактам или задачам. Цветовые категории предоставляют простой способ визуально отличать один элемент от другого, что дает возможность легко организовывать данные и осуществлять их поиск.

10)  Управление всеми связями из одного интерфейса.

С помощью Office Outlook 2007 можно считывать RSS-каналы и блоги и управлять ими непосредственно из Office Outlook 2007, самого естественного средства для управления этой информацией. Используя интеграцию RSS-каналов с Office Outlook 2007, больше не придется выходить из Outlook, чтобы ознакомиться с последними международными новостями, поинтересоваться успехами любимой спортивной команды или остаться на обновленных страницах избранных сетевых журналов. Легко осуществлять подписку на данные ресурсы с использованием встроенной в Office Outlook 2007 домашней страницы, поддерживаемой Office Online.

5. Дополнительные средства MS Office 

Microsoft Office— популярный пакет офисных приложений, созданных корпорацией Microsoft. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными документами: текстами, электронными таблицами, базами данных и т.д.

Мы рассмотрели наиболее популярные приложения пакета  Microsoft Office, к ним относятся, перечислим еще раз:

Microsoft Office Word— текстовый редактор. С его помощью возможно создавать документы различной сложности.

Microsoft Office Excel— табличный редактор, в котором есть все нужные функции для создания электронных таблиц любой сложности.

Microsoft Office PowerPoint— популярное приложение для подготовки презентаций.

Microsoft Office Access— приложение для управления базами данных.

Microsoft Office OneNote— приложение для создания заметок и управления ими.

Microsoft Office Outlook- многофункциональное приложение, которое состоит из календаря, планировщика задач, записок, почтового клиента и адресной книги.

Microsoft Office Publisher— программа для подготовки публикаций.

Microsoft Office Project— средство управления проектами.

Кроме данных приложений пакет содержит дополнительные программы, такие как:

Microsoft Office Visio— приложение для создания бизнес-диаграммам и технических диаграммам.

Microsoft Office InfoPath— средство для создания форм и сбора данных, которое помогает организациям оптимизировать бизнес-процессы.

Microsoft Office Communicator—приложение для организации общения между людьми (сообщения, голос, видеосвязь).

Microsoft Office Picture Manager— работа с изображениями.

Microsoft Office Document Image Writer— виртуальный принтер от Microsoft.

Microsoft Query— просмотр и отбор информации из баз данных.

Microsoft Office Groove 2007— приложение для поддержки совместной работы.

Microsoft Office SharePoint Designer— инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint.

Microsoft Office Diagnostics— диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

Назначение MicrosoftOffice представляет собой всеобъемлющий и простой в использовании пакет приложений, предназначенный для отдельных пользователей и малых предприятий. Office поможет вам увеличить эффективность вашей работы и обеспечит быстрое выполнение повседневных задач, позволяя сосредоточить свои усилия на по-настоящему важных делах: маркетинге, анализе бизнес-информации, создании отчетов, работе с информацией о клиентах.

Возможности Эффективное использование времени Office обеспечит быстрое выполнение повседневных задач, освобождая ваше время для работы с клиентами. Новые меню и панели инструментов, ориентированные на результат, в каждый момент времени предложат вам только те возможности, которые необходимы для работы. Теперь найти нужные функции в программе станет гораздо проще. Благодаря новой технологии быстрого предварительного просмотра, вы сможете увидеть результаты редактирования, не применяя выбранных изменений к документу. Office помогает:

• ускорить работу. Новые меню и панели инструментов, ориентированные на результат, в каждый момент времени предложат вам только те возможности, которые необходимы в работе;
• использовать свое время эффективно с новой панелью текущих дел. Microsoft Office Outlook собирает на этой панели все текущие задачи, сообщения и встречи и интегрирует текущие задачи прямо в календарь;
• справляться с постоянно растущим объемом корреспонденции. Вы сможете легко находить сообщения, сортировать их и присваивать им приоритеты. Office Outlook предоставляет усовершенствованный механизм поиска, возможность делить письма на категории, отмечая их цветами. Также в состав Office Outlook входят усовершенствованные спам- и антифишинг-фильтры;
• затрачивать меньше времени и усилий на оформление документов профессионального качества. Используйте стандартные блоки и усовершенствованные возможности быстрого форматирования, которые предоставляет Microsoft Office Word.

Управление информацией о контактах и клиентах в едином информационном пространстве Microsoft Office Outlook с диспетчером контактов предоставляет широкие возможности управления контактами. Теперь вы сможете собирать и контролировать информацию о клиентах и контактах, используя только Outlook. У вас появится возможность эффективно организовывать свои дела и быстро реагировать на запросы клиентов. Мощные возможности управления отношениями с клиентами позволят упорядочивать информацию о клиентах и контактах, расставлять приоритеты, отслеживать процесс продаж — все это будет доступно в привычной среде Office Outlook. Вы также сможете контролировать успешность хода проекта и делегировать задачи коллегам. Office поможет:

• просматривать и отслеживать информацию о клиентах, встречах и планах, включая данные о контактах, электронные письма, телефонные звонки, назначенные встречи, документы и финансовую информацию;
• отслеживать возникновение благоприятных для бизнеса возможностей по всему циклу продаж;
• с помощью гибких возможностей построения отчетов вы сможете оценивать уровень запасов, а настраиваемая панель показателей поможет прогнозировать продажи и выделять приоритетные задачи;
• создавать маркетинговые материалы с помощью Office Word  и Microsoft Office Publisher и отправлять рекламу целевым группам клиентов, используя почтовые списки слияния;
• хранить все важные данные по проектам и контактам, включая сообщения электронной почты, встречи, заметки и документы, в единой централизованной системе.

В этом случае вы всегда сможете успешно контролировать, делегировать и отслеживать выполнение задач.

Информационные источники

1. Симонович С. В. Информатика. Базовый курс. Учебник для вузов. - 3-е издание. Стандарт третьего поколения. – СПб,2011. – 640с.
2. Хлебников А. А. Информатика: учебник. – Изд.2-е, испр. и доп.–Ростов н/Д: Феникс, 2010.  - 446с.
3. Сурядный А. С. Microsoft Office 2010. Лучший самоучитель. – Учебный курс. - Издательство: АСТ, 2011г. – 512с.

4.  http://www.comprice.ru/articles

5.  http://la.by/software/microsoft-office-publisher

6.  http://www.ixbt.com/soft/microsoft-publisher.shtml

7. http://office.microsoft.com/en-us/publisher