Основной целью ревизии наличия и сохранности товаров в оптовых и розничных торговых организациях является обстоятельное изучение условий сохранности товарных ценностей, выявление фактов искажения отчетных данных и хищений, а также разработка мероприятий по предотвращению хищений и порчи имущества.
Для достижения поставленной цели ревизор должен решить следующие задачи:
- определить уровень контроля за сохранностью материальных ценностей;
- определить фактическое наличие и качественное состояние имущества организации;
- выявить товарно-материальные ценности, полностью или частично потерявшие свое первоначальное качество;
- выявить сверхнормативные и неиспользуемые материальные ценности с целью последующей реализации;
- проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, а также правила их содержания и эксплуатации;
- проверить реальность оценки стоимости имущества организации.
Сроки проведения инвентаризаций товарных запасов устанавливаются учетной политикой организации. При этом руководствуются ст. 12 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете».
Приступая к проверке фактического наличия и сохранности, ревизор устанавливает перечень имущества, которое будет подвергнуто инвентаризации, и наличие приказа о материальной ответственности. Кроме этого, ревизор должен убедиться, что материально ответственными лицами заключен договор о полной материальной ответственности. Проверка имущества производится инвентаризационной комиссией, в состав которой должны входить должностные лица и работники бухгалтерской службы организации.
Перед началом проверки руководитель организации по согласованию с ревизором издает соответствующее распоряжение и вручает его членам инвентаризационной комиссии.
Ревизор должен проследить, чтобы в описях не оставались незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки должны прочеркиваться.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. На последней странице описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также делается отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов, удостоверенная подписями членов инвентаризационной комиссии.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. При инвентаризации в нескольких помещениях ревизор опечатывает те помещения, в которых инвентаризация в текущий день не осуществляется.
Инвентаризация товарных запасов, как правило, проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица ревизор должен организовать инвентаризацию последовательно по местам хранения.
После проверки ценностей помещение, где проводилась инвентаризация, опечатывается.
В ходе ревизии подлежат инвентаризации товары, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями, находящиеся на складах других организаций и на ответственном хранении на своем складе. Инвентаризация таких товаров заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.