В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.
А. Общегосударственные материалы по ДОУ:
1) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
3) ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
4) Изменения № 1 к ГОСТу Р 6.30-97, внесенные Постановлением Госстандарта России
5) Положение об Архивном фонде РФ
6) Положение о Государственной архивной службе РФ
7) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
8) Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
9) Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Б. Собственные документы организации:
1) Копия устава организации - для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.
2) Положения о структурных подразделениях - для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя, ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.
3) Должностные инструкции ведущих специалистов, особенно заместителей руководителя, - для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.
4) Инструкция по документированию управленческой деятельности.
Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее устраивающий ее вариант.
Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии
В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.
Общегосударственные материалы по ДОУ:
1) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. (Помогает в разработке собственной инструкции по делопроизводству.)
3) ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 1997.
4) Изменения № 1 к ГОСТу Р 6.30-97, внесенные Постановлением Госстандарта России № 9-ст от 21.01.2000 и введенные в действие 01.04.2000.
5) Положение об Архивном фонде РФ. М., 1994.
6) Положение о Государственной архивной службе РФ. М., 1994.
7) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000).1 Необходимо также в территориальном учреждении Росархива выяснить, является ли ваша организация источником формирования Архивных фондов РФ. Возможно, ваша вышестоящая организация разработала специальный отраслевой или корпоративный Перечень документов с указанием сроков их хранения, тогда следует руководствоваться и его требованиями.
8) Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М., 1981. Благодаря ориентации на нормы, устанавливаемые этим документом, обычно удается обеспечить уважительное отношение к клиентам и создать благоприятный имидж у потребителей и общества в целом.
9) Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Собственные документы организации:
1) Копия устава организации - для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.
2) Положения о структурных подразделениях - для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (он освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях; однако возникает необходимость ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.
3) Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя, - для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.
4) Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) - для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п.
В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.
Общегосударственные материалы по ДОУ:
1) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. (Помогает в разработке собственной инструкции по делопроизводству.)
3) ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 1997.
4) Изменения № 1 к ГОСТу Р 6.30-97, внесенные Постановлением Госстандарта России № 9-ст от 21.01.2000 и введенные в действие 01.04.2000.
5) Положение об Архивном фонде РФ. М., 1994.
6) Положение о Государственной архивной службе РФ. М., 1994.
7) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000).1 Необходимо также в территориальном учреждении Росархива выяснить, является ли ваша организация источником формирования Архивных фондов РФ. Возможно, ваша вышестоящая организация разработала специальный отраслевой или корпоративный Перечень документов с указанием сроков их хранения, тогда следует руководствоваться и его требованиями.
8) Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М., 1981. Благодаря ориентации на нормы, устанавливаемые этим документом, обычно удается обеспечить уважительное отношение к клиентам и создать благоприятный имидж у потребителей и общества в целом.
9) Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Собственные документы организации:
1) Копия устава организации - для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.
2) Положения о структурных подразделениях - для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (он освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях; однако возникает необходимость ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.
3) Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя, - для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.
4) Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) - для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п.
Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее устраивающий ее вариант. Например, реквизит "Справочные данные об организации", входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, ИНН, БИК) - по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и довести это решение до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно исполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно привести в "Инструкции по делопроизводству".
В инструкции по делопроизводству конкретной организации, кроме того, должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления. Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности их руководителей, постольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. Повторим, что в ГОСТ Р 6.30-97 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и это "усмотрение" должно быть доведено до всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, документационное обеспечение управления требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих метах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из этой ситуации также может служить разработка и доведение до работников инструкции по делопроизводству в организации, включающей также и нормативные и инструктивные материалы общего назначения.
При разработке инструкции по ДОУ (делопроизводству) в организации следует обратить внимание на:
1. Какие виды бланков для документов вводятся в организации из перечня: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.
2. Состав справочных данных об организации на бланках.
3. Порядок проставления даты на документах.
4. Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.
5. Примеры бланков документов, их формы.
6. Состав, порядок исполнения и место расположения идентификатора электронной копии документа.
7. Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации.
8. Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения.
9. При наличии у организации законных прав на размещение герба РФ или герба субъекта Федерации - требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами.
10. Порядок проставления реквизита "Отметка об исполнителе".
11. Порядок контроля исполнения документов.
12. Типовые сроки исполнения документов.
13. Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска (второго экземпляра оригинала).
14. Признаки оригинальной подписи на документах (например цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.
15. Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, на саму номенклатуру дел в качестве приложения к инструкции.
16. Положение об экспертной комиссии по делопроизводству.
17. Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (под последним словом в названии должности).
18. Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.
19. Порядок визирования документов должностными лицами организации и составляющие визирующей подписи.
20. Должностную инструкцию ответственного за документационное обеспечение управления и других, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности.
21. Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, и с другими видами ограничения доступа.
22. Документооборот по важнейшим сквозным документам.
23. Перечень слов, содержащих трудности при написании.
24. Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки.
25. Систему кодировки подразделений и должностных лиц организации (если она имеется).
26. Перечень нерегистрируемых документов.
27. Указание, что при наличии нескольких исполнителей документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей или подчеркнута.
28. Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).
29. Договор с организацией Росархива (если таковой имеется, если организация является участником комплектования архивных фондов государственных, муниципальных архивов) и др.
Для примера при разработке фирменной "Инструкции по делопроизводству" полезно использовать упоминавшуюся "Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденную приказом федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.1
5. Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, - это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) - совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Иногда есть необходимость завести отдельную папку (дело) на один-единственный документ (например для размещения устава организации).