В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с множеством различных документов. Порядок их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив, как правило, регламентируется графиком документооборота, утвержденным приказом (распоряжением) руководителя предприятия. График документооборота обязательно должен быть увязан с учетной политикой, принятой на предприятии.
График документооборота может быть оформлен в виде таблицы, схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники структурных подразделений предприятия заполняют и подают документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления в подразделения предприятия.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица, подписавшие документ.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.
При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:
документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;
первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;
вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;
электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;
архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;
официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;
документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;
электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования.и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;
регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;
бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:
1. внутренние;
2. поступающие (входящие);
3. отправляемые (исходящие
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату.
Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.
Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем.
Схема движения документов, поступающих на предприятие
Поступление документов на предприятие
Сортирование документов
Регистрация документов
Передача документов руководителю предприятия (руководителям структурных подразделений)
Принятие решений руководителем
Направление документов на исполнение
Исполнение документов
Текущее хранение документов
Передача документов в архив
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции.
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются отметки «Вручить лично», «С описью».
Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Документы, не требующие принятия решения па уровне руководителя, могут быть переданы непосредственно заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете начинается с момента их создания непосредственно на предприятии или получения их от других предприятий, затем продолжается при их обработке, принятии к учету и заканчивается передачей их в архив и называется документооборот.
Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер организации. С этой целью главный бухгалтер выясняет, какие первичные документы будут применяться в деятельности организации. Непосредственно формы первичных документов, право их подписи должностными лицами организации, график движения этих документов являются элементами учетной политики организации согласно положениям ПБУ 1/2008. Это значит, что они должны быть представлены в приложении к учетной политике организации и подписаны руководителем организации.
Первичные документы, утвержденные к применению, могут быть перечислены в соответствии с их номерами, которые они имеют в альбомах унифицированных документов. Если организация самостоятельно разрабатывает первичный документ, то в этом случае показывается форма документа с обязательными для него реквизитами. График документооборота показывается в приложении к учетной политике и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, соответствующим отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, выполняемых каждым подразделением организации и всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Организация документооборота на предприятии — это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота. Одной из ведущих систем автоматизации документооборота на российском рынке является клиент-серверная система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы организации документооборота на предприятии и управления документооборотом.
Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:
Документы, поступающие от других организаций (входящие),
Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
Документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).
Обработка входящей документации
Существует несколько этапов обработки входящей документации:
начальная обработка документов;
предварительное рассмотрение;
регистрация документов;
изучение документов руководством;
передача документов исполнителям;
отправка документов;
создание дел и хранение документов.
Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы.
Корреспонденция без указания адресата или на имя руководителей организации обрабатывается специальной службой, предназначенной для обеспечения управления документооборотом, службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Если же документы направлены в конкретные отделы организации, то их обрабатывают секретари данных подразделений.
Корреспонденция с ошибочным адресом при этом должна отправляться обратно на почту, а в случае нарушения упаковки составляется специальный акт. Личная корреспонденция не должна вскрываться.
Конверт должен уничтожаться, но есть несколько случаев, когда к документу прикладываются конверты:
Обратный адрес и дата отправки есть только на конверте;
Есть существенная разница между датой написания документа и датой его отправления;
Конверт необходим как документ по оплате корреспонденции.
Предварительное рассмотрение позволяет определить, куда документы необходимо направить: конкретным исполнителям, структурным подразделениям или руководству.
Документы с оперативной информацией, направляются конкретным исполнителям сразу же, в день поступления в службу ДОУ. В том случае, если для исполнения документа требуются несколько подразделений, то документ предварительно размножается и пересылается конкретным исполнителям.