Добрый день. Лекция №3. Организация вашего проекта. Реализация проекта должна быть организована. В данной лекции мы увидим как это можно сделать. Так же вы увидите почему необходима проектная документация. Такая как, спецификация проекта, документальное закрепление функций и обязанностей. Бюджет и счета. А так же узнаете для чего необходима процедура контроля над внесением изменений. Рассмотрим более подробно процесс организации.
Организацией чего-либо мы занимаемся или пытаемся заниматься достаточно часто. Мы реализуем наши праздники, наш быт, организуем свой отпуск, работу у себя в офисе. Процесс организации является неотъемленной частью нашей жизни. В чем же он состоит? Чего мы хотим добиться с его помощью. Прежде всего - систематизации. Мы собираем воедино то, что было разобщено. И предаем ему определенный порядок. Когда мы поступаем таким образом, мы создаем нечто новое, имеющее структуру. Например, когда мы организуем празднование дня рождение ребенка мы собираем вместе продукты, подарки и гостей. Единое целое, что мы создаем - это празднование. Имеет структуру, которая предусмотрена. Время и место проведения игр, зажигание свечей на праздничном торте, раскрывание подарков и т.д. Продукты, напитки, подарки и гости в совокупности помогают получить нам то, к чему мы стремимся - счастливое и запоминающееся событие, каким является празднование дня рождения ребенка. В реализации проекта мы собираем воедино следующее: информацию о результатах проекта, его содержание, сроках выполнения, затратах и качестве, а так же о клиентах. Людей с их навыками, творческими задатками, потребностями, опытом и способностями. Ресурсы, т.е. материалы, оборудование, деньги и время. Единое целое, в рамках которого могут быть использованы все вышеперечисленные компоненты для достижения желаемого результата и есть организация нашего проекта. Но далеко не все из того, что мы организуем является таким непродолжительным и несерьезным как празднование дня рождения в нашем примере. Многое длится десятилетия и требует участия множества людей, обеспечивающих взаимосвязь и координацию, необходимую для выполнения многих функций нашего общества. Речь идет о наших организациях, которые являются основными формами нашего общества.
Организации. Они существуют повсеместно и охватывают все аспекты нашей жизни. Они обучают наших детей, они убирают мусор, продают нам товары, оказывают услуги, руководят нашими общинами, государствами, ведут войны и обеспечивают нас работой. Большинство из нас проводят большую часть жизни работая в той или иной организации. Все группы, клубы, учреждения или общества, в которых мы работаем или отдыхаем, являются организациями. Кстати, некоторые социологи утверждают, что семья - это тоже форма организации. Организации различают по своей величине и сложности. Они могут быть маленькие, включающие в себя ограниченное количество людей, объединенных общими результатами. Например, игрой в гольф или шахматами. А так же могут быть большими, сложными и влиятельными. Такими как наше правительство, или диверсифицированные корпорации, которые обеспечивают нас огромным количеством товаров и услуг. Все они имеют честолюбивые замыслы, цели и задачи. Все они экономно используют ограниченные ресурсы. Неудивительно, что связь между проектом и организациями так важна. Организации поставляют оборудование и материалы, которые используются для реализации проектов. Обеспечивают финансирование работ по проекту, готовят и обучают специалистов. В то же время организации представляют собой интересы различных групп участников проекта, которые хотят оказывать влияние на его результаты, но, что более важно, они - потенциальные клиенты, для которых разрабатываются многие наши проекты. Именно поэтому нам следует хотя бы в общих чертах познакомиться с характеристиками самой организации. Рассмотрим более подробно эти характеристики. А именно, структуру, руководителей и людей.
По своей структуре наши организации могут быть самыми разнообразными. От высокоорганизованных с разными уровнями власти и формально закрепленными с распределением ролей до весьма размытых, практически не имеющих структуру с ограниченными формами, обязательствами и иерархией. Во всех организациях работают люди, собравшиеся вместе, поскольку у них есть общие потребности, желания, цели и интересы, способствующие развитию именно этой организации. В основе достижений организации обычно лежат некие системы. Как формальные так и неформальные, предназначенные прежде всего для решения таких проблем как использование ресурсов организации, материалы, деньги, информация и далее. Реализация властных полномочий и оказания влияния в результате в наших организациях есть руководители, структура и порядок работы. Рассмотрим их более подробно. Руководители они призваны фокусировать наши интересы и объединить наши усилия. Структура - она предусматривает роль и обязанности каждого. Порядок работы. Он направлен на то, чтобы гарантировать эффективное использование ресурсов для достижения целей организации. Организация, имеющая даже самых талантливых руководителей с самой отлаженной структурой и порядком работы все равно нуждается в жизненно важном компоненте, а именно в людях. Без людей руководитель не может руководить Без поддержки и согласия людей посещение структура и порядок теряет всякий смысл. Сумеет ли организация выстоять завит от ее способностей приспосабливаться к новым меняющимся условиям. Чтобы добиться успеха нужны проекты. Их использование поможет организациям адаптироваться и добиться успеха. Правду с условием, что сами проекты должны быть организованы и выполняться с учетом структур и систем этих организаций.
Рассмотрим более подробно проекты и организации. А именно их различия. Когда мы сравниваем проекты и организации, то на первый взгляд у них достаточно много общего. Например, и те и другие стремятся получить желаемые результаты или достичь поставленных цель. У тех и у других есть руководители, структура, система и порядок работы. Однако, существуют и различия, которые лежат в основе организации и управления проектами и которые обеспечивают совместимость проектов и организации. Первое различие - это горизонт прогнозирования. Как вы уже знаете из пяти основных характеристик проекта, рассмотренных в предыдущих лекциях, каждый из них имеет конкретный срок реализации, который не должен превышать оговоренный срок передачи его результатов клиенту. В организации такого ограничения нет. Планы организации носят долгосрочный характер. Они рассчитаны на долгосрочную перспективу и помимо всего прочего касаются сохранения самой компании. Проекты в отличие от самой организации часто несмотря на важность и весомость их результатов представляют собой временные явления. Их цели находятся в тесной взаимосвязи от сроков. Они должны быть достигнуты к определенной дате. Известна с самого начала реализация проекта. Как только результаты достигнуты проект самопроизвольно прекращает свое существование. Но это не единственное различие. Результат каждого проекта уникален, идентичен, неповторим. К организациям такое положение неприменимо. Их деятельность заключена в осуществлении копий с оригинала, созданного на определенном этапе данной организации. Копии, подобно результатам проекта могут быть материальными и нематериальными. Но они остаются копиями. Главная задача организации сохранить возможность неизменно и точно воспроизводить копии. С течением времени ситуация может измениться. Но все равно в основе существования любой организации лежит ее способность воспроизводить копии. Приведенные сравнения демонстрируют коренные отличия проекта от организации. Убеждая руководителей в важности проекта, поскольку проект - это средство для обретения можно сказать чаши Грааля. Т.е. для достижения целей организации. С помощью проекта можно вносить изменения, которые позволяют повысить эффективность деятельности организации. Проекты могут использоваться для перепрофилирования или для реструктуризирования организаций, имеющее своей целью не дать ей погибнуть. Однако для чего бы не предназначался проект, его организация должна удовлетворять требованиям клиента, независимо от того кто им является, один человек семья, большая компания или гигантская корпорация.
Рассмотрим более подробно в чем сущность организации проекта. Организация проекта имеет большое значение. Если организовать проект правильно, значить организовать его управление на прочных основах, на которых мы можем опираться при разработке проекта к осуществлении его основной деятельности, управлении и планировании, проверки и контроля, которые обеспечат его реализацию в целом. Если проект организован неправильно, вся перечисленная выше деятельность оказывается нескоординированной и бессвязной. И тогда мы не только не получим желаемых результатов, но нам не удастся соблюсти оговоренные сроки и утвержденную смету расходов. Порядок организации проекта призван обеспечить координирующие рамки, в пределах которых будут предприниматься все вышеперечисленные действия. Рассмотрим эти действия схематично. В самом центре находится ядро проекта, а именно действие. Как вы уже знаете основу действия любого проекта составляют управление, планирование, проверка и контроль. Следует отметить, что все эти действия представляют собой непрерывный процесс и связаны между собой. Так же они являются и оказывают непосредственное влияние на ядро любого проекта в процессе его производства. Но самое главное, что действие является началом для достижения любого результата. Процесс реализации проекта в данном случае можно заключить в строгие рамки, выход за которые не представляется возможным в связи с важностью любого проекта. Рамки проекта являются достаточно строгими и включают в себя основные процессы. Наша работа над проектом - это не единственная проблема, которая может быть решена в пределах координирующих рамок, т.е. организаций проекта. Проект должен учитывать индивидуальные особенности клиента и соответствовать его требованиям, предъявляемым к структуре и порядке работы. Достичь такого соответствия можно тоже за счет реализации проекта. Таким образом, организация проекта имеет две стороны. Обращенную внутрь и касающуюся ее внутренних действий и структуры. И обращенную так же к внешнему миру, т.е. к участникам проекта и организации, клиенту. Обе стороны одинаково важны и должны находиться в равновесии друг с другом. Это значит, что если мы разработаем такую организацию проекта, в которой преобладает его внутренние потребности, идущие вразрез с эффективностью, то мы окажемся в отрыве от потребностей и мнений участников проекта. Аналогичным образом, если мы позволим потребностям и мнению участников проекта возобладать над организацией проекта, то сложится ситуация, когда будет необходимо подогнать организацию проекта под результаты, которые были бы приемлемы с точки зрения затрат и функций проекта. Рассмотрим основные аспекты проекта.
Когда мы принимаем решение по поводу организации проекта, мы должны учитывать несколько его аспектов. Перечень аспектов начинается с продолжительности проекта. Затем идут потенциальный риск, важность для участников и величина расходов и сложность. Все они могут повлиять на решение о проекте. Например, заведомо известно, то проект установки автоматов по продажи напитков даст хорошие денежные результаты. Он не сопряжен с риском не связан с новыми технологиями и не требует для своей реализации заранее известного количества дней. Организация такого проекта будет в корне отличаться от той, которая необходима для проекта разработки и запуска пилотируемой ракеты на Марс, поскольку он потребует не только новых технологий, достижение его результатов будет сопряжено со значительным риском, а сам проект будет рассчитан на несколько лет. Точно так же, проект, предполагающий сложный процесс достижения результатов, такого как создание программного обеспечения для новой компьютерной операционной системы потребует совершенной иной организации, чем приобретение и установка у себя компьютера на базе Виндоус. Какова бы не была организация проекта, в конечном итоге она призвана обеспечить его эффективность управления, соблюдение запланированных сроков проведения намеченных мероприятий и его реализацию на определенном качественном уровне.
Рассмотрим основные типа организации проектов. Их несколько. Это интегрированная организация проекта. Независимая организация проекта и матричная организация проекта. Спектр вариантов организации проектов включает всевозможные цвета. Каждый из которых предназначен для конкретного типа проектов. Для того, чтобы помочь выбрать правильную организацию для вашего проекта, мы сначала проанализируем два типа организации проекта, занимающих крайние позиции этого спектра, а потом третий тип организации, который часто рассматривают как компромисс между двумя крайностями. Мы рассмотрим все за и против, а так же требования и преимущества каждого из трех типов организации проекта. Первый тип организации проекта - это интегрированная организация проекта. Этот тип организации проекта предполагает использование возможностей организации клиента. Проект оказывается максимально интегрированным в выполнение повседневных функций данной организации. Прежде всего необходимо решить на базе каких структурных подразделений следует строить организацию проекта. И данное решение будет зависеть от особенностей результатов проекта и от особенностей организации клиента. Например, организация проекта, результатом которой должна стать производственная линия по выпуску новой продукции, будет строиться на базе производственного отдела. В то время как проект, имеющий своей целью изменить стандарты качества и процедуры контроля и соблюдения, будет строиться на базе отдела за контролем качества. Что делать, если отдела контроля качества просто нет? Или если производственный отдел занимается только продукцией как таковой на базе чего строит организацию проекта. Часто отвечая на подобные вопросы можно прибегнуть к компромиссу. Когда руководство проекта и организации осуществляется на таком уровне, который достаточно высок, чтобы гарантировать реальные действия и обладать необходимым опытом. При выборе интегрированного типа организации проектов вы имеете команду участников проекта, состоящую из сотрудников организации клиента. Возможность гибкого использования этих людей с учетом масштабов и сложности проекта, а так же их роли в команде. Беспрепятственное использование опыта и функциональных возможностей организации клиента в условиях реализации проекта. В рамках проекта и в пределах деятельности организации используются одни и те же ведущие специалисты. Совместимый, если не идентичный порядок деятельности предусмотрен проектом существующей организации проекта. По завершении проекта передачу прав собственности и обязанностей, осуществляемую быстро и без каких-либо затруднений. Участников реализации проекта, которые являются сотрудниками организации клиента и призваны решать стоящие перед ними задачи. Однако у данного типа организации проекта есть свои недостатки. Приоритеты организации клиента будут заключаться в поддержании ее повседневной деятельности и это может ограничить возможности привлечения к работе ведущих сотрудников, а так же использование других ресурсов.
В проектах влияния, особенно в тех, которые касаются чьего-либо положения проект чрезчур близок к организации клиента, что не дает обеспечить реальные изменения. Большинство членов команды будут работать на условиях неполного дня. На уровень мотивации членов команды может повлиять их мнение об обязанностях по реализации проекта, не требующих особого внимания в контексте их амбициозных и карьерных планов. Обязанности и полномочия руководителей проекта могут быть ограничены безосновательными проволочками, политикой организации или качеством и количеством ее связей в пределах организации клиента. Связи между организацией клиента и проектом часто не носят официальный характер и не структурированы.
Следующий тип организации проектов -это независимая организация проектов. Данный тип организации проектов предусматривает полную независимость от организации клиента. Это значит, что организация проекта самодостаточна и предусматривает использование собственных ресурсов, персонала, помещений и т.д. Организация крупных проектов по своей структуре и системе может быть аналогична структуре деятельности небольших компаний. Когда вы используете независимый тип организации проекта, то члены команды обычно занимаются реализацией проекта на условиях полного рабочего дня. Члены проекта подчиняются непосредственно руководителю проекта и призваны обеспечить успешное завершение проекта. Связи с организацией клиента носят частный случайный характер и устанавливаются с одним из руководителей организации. Руководитель проекта полностью контролирует его реализацию. Тем не менее у данного типа организации проекта тоже есть свои недостатки. Возможно дублирование функций членов команды в рамках нескольких проектов. Порядок работы и система организации проекта и организации клиента могут оказаться несовместимыми. Полученные навыки и накопленный опыт членами команды обесценивается по завершению проекта. У членов команды по реализации проекта может сложится ограниченное представление о проекте, которое не учитывает потребности и мнение участников проекта. Заинтересованность членов команды в реализации проекта может уменьшиться в связи с отсутствием обеспеченности работы или преемственности.
И третий последний тип организации проектов - это матричная организация проекта. Этот тип организации проекта можно считать попыткой объединить преимущества независимой и интегрированной организации проекта. Структура данного типа организации проекта представлена будет на следующем рисунке. В данном случае лучше использовать структуру матричной организации проекта, где руководитель проекта оказывает влияние на организацию проекта посредством нескольких составляющих, которые в свою очередь отвечают за соответствующие отделы в фирме. Т.е. это могут быть такие отделы как: допустим, маркетинговый отдел, финансовый отдел, отдел по набору персонала, научно-исследовательский отдел и производство. Все эти отделы с учетом организационной структуры единой организации подчиняются генеральному директору. Но следует отметить, что руководитель проекта из данных отделов руководит только несколькими людьми, т.е. из отдел маркетинга это может быть один человек, из отдела финансов - два, из отдела персонала- четыре человека, из научно-исследовательского отдела - примерно полтора, и из производства - два. Т.е. количество людей, откомандированных для реализации проекта из структурных подразделений будет разным. Структура матричной организации проекта может иметь множество разновидностей, которые обычно различаются уровнем руководителя, которому подчинен руководитель проекта. Если речь идет о руководителе недостаточно высокого уровня, матрицу обычно считают неустойчивой. Тогда руководитель проекта играет скорее роль координатора, нежели менеджера, т.е. непосредственного управленца. Большинство членов команды работают на условиях полного рабочего дня. В устойчивой матрице руководитель проекта подотчетен напрямую руководителю более высокого уровня. Он обладает большей независимостью и полномочиями. Почти все члены команды работают в условиях полного рабочего дня. Когда вы используете матричный тип организации проекта, то для реализации проекта по мере необходимости могут быть использованы ресурсы, опыт и персонал организации клиента. Порядок работы и система, предусмотренная организацией клиента совместимы. Полномочия руководителя проекта зависят от того кому он подотчетен. В команду по реализации проекта входят сотрудники организации клиента. Но так же как и в других типах организации проекта, здесь есть свои недостатки. Рассмотрим их. У членов команды два руководителя. Руководитель подразделения, на базе которого строится организация проекта и собственно руководитель проекта. Баланс сил между организацией клиента и руководителем проекта может быть неустойчивым. Неполадки в реализации проекта могут быть сопряжены с определенными трудностями. Поскольку руководитель проекта может принимать решения только по организационным вопросам, руководители подразделений по техническим, то возможно возникновение конфликтов. Рассмотрим более подробно организацию вашего проекта. Прежде чем выбирать тип организации вашего проекта, следует суммировать, что вы уже знаете и что вы должны узнать о проекте. Данную информацию лучше всего записывать на бумаге для наглядности. Вот некоторые вопросы, которыми вы можете воспользоваться. Каков ожидаемый результат проекта, каковы ваши расходы, каковы сроки реализации, требуется ли реализация проекта с использованием новых технологий и не сопряжена ли она с серьезным риском, затем следует уточнить некоторые подробности относительно вашего проекта. В этом нам могут помочь следующие вопросы. Какие поставленные цели помогают достичь желаемого результата. Какие функциональные навыки и возможности необходимы для достижения данного результата, какое оборудование будет необходимо. Теперь нам необходимо проанализировать организацию клиента и задать себе следующие вопросы. Располагает ли данная организация функциональными навыками и возможностями и оборудованием, необходимым для реализации этого проекта. Сможет ли организация предоставить для нужд проекта все необходимое. Есть ли в данной организации руководитель с опытом управления проектами. И наконец, следует спросить, что представляет из себя последний проект, над которым работала организация клиента. Как были организованы эти проекты. Какие из них увенчались успехом. Теперь вы имеете всю необходимую информацию, чтобы решить какой тип организации проекта лучше выбрать. Так же рекомендую воспользоваться некоторыми советами. Первое. Крупные, дорогостоящие проекты требуют независимой организации, либо устойчивой матричной организации с тем, чтобы необходимые ресурсы, лежащие в основе эффективного управления в случае необходимости имелись в наличии. Если организация вашего клиента не располагает функциональными навыками или возможностями, необходимыми для достижения результатов проекта или же не может предоставить их для нужд проекта, то вам следует прибегнуть к независимой организации проекта, которая позволит вам субъективно контролировать, проверять и управлять субподрядчиками, услугами которых вы будете вынуждены пользоваться. Если проект предусматривает использование новых технологий, ваш выбор организации проекта должен строиться на том подготовила ли организация вашего клиента технико - экономическое обоснование, полный образец или анализ возможностей провести необходимые научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки. Если она проделала это все, то воспользуйтесь интегрированной или устойчивой матричной организацией проекта. Если же организация клиента ничего не сделала, то вам придется привлекать к работе субподрядчиков и возможно вам понадобится матричная или независимая организация проекта. И четвертое. Мелкими, краткосрочным и малозатратным проектом можно легко управлять с помощью интегрированной организации проекта. Данные советы не следует рассматривать как твердо установленные золотые правила, касающиеся выбранного вами типа организации проекта. Не менее важен ваш опыт, опыт организации вашего клиента и безусловно ваше мнение.
Рассмотрим более подробно процедуру и спецификации, предусмотренные проектом. Какой бы тип организации проекта вы не выбрали, необходимо гарантировать эффективное руководство и организацию внутренних процессов реализации проекта. В любом случае, проекту необходим план, который мы будем рассматривать в следующей лекции, так же управление, оценка расходов и бюджета, а так же контроль и проверку. Для того, чтобы пройти все эти этапы организации проекта и внести вклад в успешное его завершение нам следует воспользоваться апробированными методиками. Соответствующие примеры можно найти в международных, национальных и отраслевых стандартах. Таких как Принтсприн, План работы, либо система управления качеством Хиа и Американский стандарт для управления проектами, касающимися программного обеспечения. Так же есть стандарты по управлению проектами, регулированию расходов и управление проектами, руководство по британским стандартам в сфере управления проектами, использование сетевых технологий в управлении проектами. Более подробную информацию можно получить с помощью сайта поисков стандартов американского национального института стандартов, который будет выступать в качестве справочника. Данную информацию вы найдете в интернете. Кроме того. вы можете найти соответствующие правила в руководстве по организации проектов и порядку работы. Стоит просмотреть хотя бы один из этих документов, чтобы понять как правильно поступить в каждом случае. Данные документы могут выступать в роли некоторого плана, в соответствии с которым должна строиться работа с вашим проектом. К сожалению, документы носят в основном общий характер. Нам нужна документация, специально предназначенная для конкретного проекта, которая раскрывала бы его сущность и порядок реализации. Обычно такой документ называют руководство по реализации проекта. то же должно быть отражено в нашем руководстве. Ответ прост. Информация, необходимая для управления проектом руководителю, на основании которой можно было бы получить четкое и однозначное представление о таких аспектах нашего проекта как затраты, сроки и порядок работы. А так же о том, как проверять, управлять и контролировать. Руководство по реализации проекта совсем не обязательно должно составлять целый том. Оно может быть изложено на нескольких страницах. Однако, прежде всего следует серьезно обсудить следующие моменты. Один из них - спецификация вашего проекта. Спецификация совершенно необходима для реализации проекта. В ней указаны цели проекта, сроки и утверждена смета расходов. Будучи основным источником информации о проекте, спецификация должна содержать данные о целях проекта, его масштабе, организации, бюджете и его обосновании, а так же сообщить о способах и методах, которыми будут пользоваться для планирования, проверки и контроля проекта. Спецификация краткосрочного, малозатратного проекта может уместиться, в принципе, и на одной странице. Сложный, дорогостоящий или длительный проект, требует более подробной спецификации, которая часто представляет собой руководство по организации проекта как отдельный том, включающий в себя разделы, приложения с подробным описанием. Данная спецификация должна развиваться вместе с разработкой проекта и может быть дополнена или переписана несколько раз в процессе реализации данного проекта. После утверждения проекта спецификацию рекомендуется оставлять неизменной. С этого момента она может подвергаться лишь незначительным изменениям или пересмотру. Причем, внесение каждого такого изменения должно тщательно контролироваться. Данный контроль будет рассмотрен с вами в лекции "Контроль за внесением изменений в проект".
Рассмотрим более подробно распределение ролей и обязанностей по проекту. Если ваш проект достаточно велик и требует специально квалифицированной команды, то нам следует разобраться какую роль играет и какие функции выполняет каждый ее член. Мы так же должны выяснить, что от нас ждут. Поручив нам конкретную роль в реализации проекта, данная информация может быть представлена в виде должностной инструкции или графика функциональных обязанностей. В правильно составленной должностной инструкции должно быть определено следующее. Какие цели стоят перед сотрудником, занимающим эту должность. Что он должен делать для достижения указанных целей. Кому подчиняется сотрудник, занимающий данную должность. Какими должностными полномочиями обладает сотрудник, занимающий эту должность в плане принятия решений приема и увольнения с работы, расходования средств и т.д. Каковы его обязанности. Если таковые вообще имеются, по связям с клиентами. Как оценивается его деятельность. Вам вполне хватит места на обеих сторонах лист формата А4. Если вам понадобится больше, значит вы вполне уверены в том, что именно сделать на конкретной организации. Можно изобразить это графически, можно схематично, можно в виде таблички. Если вы не уверены в целях и обязанностях, предусмотренных той или иной должностью, то в принципе немного непонятно, что следует ожидать от человека, который ее займет. График функциональных обязанностей сможет дать точное представление о том за что отвечает на протяжении всего проекта каждый участник. Степень его детализации должна как раз отражать размеры и сложность проекта, так и потребность членов команды.
Рассмотрим следующий момент. Это смета и бюджет проекта. Эти аспекты важны, хотя используются для разных целей. В руководстве по реализации проекта обязательно должно быть указано какая сумма денег санкционирована и какие процедуры будут использованы для утверждения расходов и оплаты счетов-фактур, кто будет подписывать чеки и т.д. Более подробно далее у нас будет посвящена этому лекция. Рассмотрим вкратце, контроль за внесением изменений в проект. Вопреки всем ожиданиям изменения приходится вносить все в те проекты, управление которыми налажено в высшей степени эффективно. Изменения могут быть самыми разными и варьироваться от серьезных, например, когда появляется новая технология, до незначительных, когда совершенствуются методы и появляется способ сделать что-то лучше. Необходимость изменения и внесение их может быть связано с законодательством, новой технологией, совершенствованием конструкций и т.д. Они могут иметь место так же из-за ошибок и промахов. Независимо от причин и масштабов могут изменяться продолжительность, стоимость, сущность и качество результатов проекта. Очень важно контролировать изменения для чего следует разработать эффективный механизм их внесения в проект. Это потребует четкого и доступного изложения основного содержания проекта. Как было сделано со спецификацией, о которой мы говорили выше. А так же внесение изменений в спецификацию процедур определения, оценки утверждения любых положений и изменений. В типовой форме контроля над изменениями, вносимыми в проект, будет содержаться следующая информация. Общие сведения о предлагаемых изменениях, причины для внесения изменений, каких аспектов, расходов, документов или чертежей по проекту касаются эти изменения, кто проанализировал, утвердил или запретил внесение данных изменений.
В заключении подведем итог по данной лекции. Проект необходимо организовать и выбор правильного типа его организации является необходимым условием его успешного завершения. Выбранный тип организации проекта должен быть совместим с организацией клиента и призван создать рамки, в пределах которых можно было бы эффективно осуществить планирование, контроль, проверку и конкретные действия по проекту. Существует несколько типов организации проектов. Интегрированный, независимый и матричный. Он занимает промежуточное положение. Для того, чтобы сделать правильный выбор, вам потребуется выяснить , что использовалось в прошлом и дало результат , каковы возможности организации клиента и каким оборудованием она располагает. Не забывая о результатах, рисках и расходах и потребностях в новых технологиях , знаниях, а так же о сроках проекта. На основании проведенных исследований делать вывод о том, что может пригодится в будущем, какой тип организации вы бы не выбрали. Первое и главное, что вы должны сделать - это составить спецификацию проекта. Необходимо обдумать должностные инструкции, графики, функциональные обязанности или бюджет, порядок и учет внесения изменений. Спасибо!