Общие правила нотариального производства

План:

1. 1.                  Общие правила совершения нотариальных действий
2. 2.                  Установление личности, проверка правоспособности и дееспособности лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий
3. 3.                  Требования к документам, предъявляемым нотариусу для совершения нотариальных действий
4. 4.                  Понятие и основные правила ведения  нотариального делопроизводства
5. 5.                  Порядок ведения нотариальных дел

1. Общие правила совершения нотариальных действий

Совершение нотариальных действий — это основа профессио­нальной деятельности нотариуса. Каждое нотариальное действие совершается в строго регламентированном порядке в соответствии с законом нотариусом или уполномоченным лицом от имени Российской Федерации.

Нотариальные действия - это процедура нотариального делопроизводства с соблюдением всех юридических норм, правил, законов Российской Федерации, что гарантирует достижение необходимого правового результата и выполнение целей нотариата, отраженных в "Основах законодательства РФ о нотариате", по защите прав и законных интересов граждан и юридических лиц.

Поскольку нотариальные действия могут совершать как нота­риусы, так и должностные лица органов исполнительной власти, консульских учреждений России за рубежом, а также иные специ­ально управомоченные законом на совершение отдельных действий должностные лица, то законодательством РФ определен порядок совершения нотариальных действий соответственно для каждой кате­гории указанных лиц. /Студентам рекомендуется при подготовке к соответствующей теме составить таблицу сравнения полномочий нотариусов. 

Законодательными актами, регулирующими порядок совер­шения нотариальных действий, являются Основы законодательства РФ о нотариате, а также иные законодательные акты РФ и субъек­тов Федерации. К ним, в частности, относятся Методические реко­мендации по совершению отдельных нотариальных действий нотариу­сами Российской Федерации, утвержденные приказом Министра юс­тиции РФ от 15 марта 2000 г. № 91, и применяемые как государст­венными, так и частнопрактикующими нотариусами, «Инструкция о порядке совершения нотариальных действий главами местных админист­раций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений», утвержденная приказом Минюста России от 27 декабря 2007 г. № 256. Порядок совершения нотариаль­ных действий в интересах российских граждан должностными ли­цами консульских учреждений Российской Федерации на террито­рии иностранных государств устанавливается законодательными актами Российской Федерации.

Поскольку нотариусы на территории Российской Федерации и уполномоченные должностные лица при совершении нотариальных действий руководствуются исключительно требованиями к порядку совершения нотариальных действий, установленными вышеуказан­ными нормативными правовыми актами и являющимися универ­сальными на всей территории Российской Федерации, то удостове­ряемые ими документы имеют равную юридическую силу, а нота­риальное действие, совершенное на территории одного субъекта Российской Федерации, обладает равной юридической силой с ана­логичным нотариальным действием, совершенным на территории другого субъекта Федерации, имеет такое же доказательное значе­ние, бесспорность, определяет права и обязанности участников но­тариального действия, где бы они ни находились.

Существуют установленные законодательно правила совершения нотариальных действий, которые касаются всех нотариусов и упол­номоченных на совершение таких действий должностных лип, на территории Российской Федерации. К основным из них можно от­нести:

-                   место совершения нотариальных действий (Нотариальные действия совершаются любым нотариусом, за исключением случаев установленных законом);

- установление личности лица, обратившегося за совершени­ем нотариальных действий (Установление личности должно производиться на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме, личность заявителя - физического лица считается установленной при условии, что его квалифицированная электронная подпись проверена и ее принадлежность заявителю подтверждена);

-                   проверку дееспособности граждан и правоспособности юри­дических лиц, участвующих в нотариальных действиях (Наступает с 18 лет, при вступлении в брак до 18 лет раньше, за малолетних, не достигших 14-летнего возраста сделки совершают их законные представители. В необходимых случаях проверяется психическое состояние лица, однако этот вопрос законом не урегулирован. Если участвует юридическое лицо, то проверяется его правоспособность по учредительным документам и на основании выписки из ЕГРЮЛ);

-                   ограничение права совершения нотариального действия;

- порядок подписи нотариально удостоверяемых сделок, заяв­лений, договоров и других документов (Содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса.

Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия);

- требования к документам, предъявляемым для совершения нотариальных действий (Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью);

-                   совершение удостоверительных надписей и выдачу свиде­тельств;

- отказ в нотариальном действии (если: совершение такого действия противоречит закону; действие подлежит совершению другим нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства. Нотариус по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия);

- основания и сроки отложения и приостановления каких-либо нотариальных действий (Совершение нотариального действия может быть отложено в случае:

необходимости истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц;

направления документов на экспертизу);

-                   обжалование или отказ в совершении нотариальных действий;

-                   регистрацию нотариальных действий, определенные формы реестров регистрации, нотариальных свидетельств и удосто­верительных надписей;

-                   выдачу дубликатов нотариально удостоверенных документов. В следующих параграфах настоящей главы будут рассмотрены некоторые правила совершения нотариальных действий.

Более подробно см. гл. 9 Основ законодательства о нотариате.

2. Установление личности, проверка правоспособности и дееспособности лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий

При совершении нотариальных действий нотариусы устанавли­вают личность обратившихся за совершением нотариальных действий граждан. Как правило, личность устанавливается по паспорту или другому документу, официально выданному государственным органом, где имеется удостоверенная фотография данного лица. Лич­ность несовершеннолетних, не достигших 14 лет (если нет паспор­та), устанавливается на основании записи о них в паспортах роди­телей (усыновителей) или по свидетельству о рождении.

Иногда бывает, что родители несколько раз меняли фамилии или запись о несовершеннолетнем в паспортах родителей отсутст­вует. В этом случае необходимо смотреть все свидетельства о браке, начиная с последующего и заканчивая первым, чтобы установить, действительно ли данный родитель является отцом (матерью) несо­вершеннолетнего.

Личность военнослужащего устанавливается на основании удо­стоверения личности или военного билета, выданных командовани­ем воинских частей.

Личность прибывших на временное жительство в РФ россий­ских граждан, постоянно проживающих за границей, устанавлива­ется по их общегражданским заграничным паспортам.

Личность иностранных граждан или лиц без гражданства, про­живающих на территории РФ, устанавливается по виду на житель­ство в РФ или национальному паспорту с отметкой о регистрации.

Если' за совершением нотариальных действий обратился гражда­нин, представляющий интересы другого гражданина, то он должен иметь нотариально удостоверенную доверенность на совершение этих действий и только в том объеме, которые оговорены в доверенности. В этой доверенности должен быть указан адрес представителя.

Если представитель обеспечивает интересы юридического лица, то он должен действовать по доверенности юридического лица с теми полномочиями и в том объеме, которые указаны в доверенности.

При удостоверении сделок выясняется дееспособность физиче­ских лиц (т.е. способность гражданина своими действиями приоб­ретать и осуществлять гражданские права, создавать для себя гражданские обязанности и исполнять их) и проверять правоспособность юридических лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий.

Поскольку гражданская дееспособность возникает в полном объ­еме с наступлением совершеннолетия, т.е. по достижении 18 лет, нотариус истребует документ, в котором указан возраст участника сделки. Но существуют исключения. Когда лицо, не достигшее 18 лет, вступает в брак, то в этом случае дееспособность возникает с момента вступления в брак. В связи с этим нотариус может истре­бовать свидетельство о браке. Также гражданин, достигший 16 лет, может быть объявлен полностью дееспособным — эмансипирован­ным (ст. 27 ГК РФ), если он работает по трудовому контракту или занимается предпринимательской деятельностью.

Эмансипация (от лат. emancipate) — освобождение от зависимо­сти, угнетения, от предрассудков, а также уравнивание в правах не­совершеннолетнего — производится по решению органа опеки и попечительства или суда.

Значительно труднее приходится решать вопросы с лицами, признанными недееспособными или ограниченно дееспособными.

Часто родственники такую информацию скрывают. И только в ходе беседы или личных наблюдений нотариус может это предпо­ложить.

Если у нотариуса возникли подозрения, что кто-то из участни­ков сделки вследствие душевной болезни или слабоумия не может понимать значения своих действий и руководить ими либо вследст­вие злоупотребления спиртными напитками или наркотическими веществами ставит свою семью в тяжелое материальное положение, а сведений о признании лица недееспособным или ограниченно дееспособным не имеется, нотариус откладывает совершение сдел­ки и выясняет, не выносилось ли судом решения о признании гра­жданина недееспособным либо ограниченно дееспособным. По этому поводу хотелось бы отметить, что сам по себе факт душевной болезни или слабоумия, даже очевидный для окружающих или под­твержденный справкой лечебного учреждения, еще не дает основа­ний считать гражданина недееспособным. Лицо может быть при­знано недееспособным только по решению суда. Если такого реше­ния не было, то гражданин вправе совершать юридические дейст­вия, в том числе и нотариальные.

Законодательством предусмотрено, что, если гражданин вслед­ствие психического расстройства не может понимать значения сво­их действий или руководить ими, он может быть признай судом недееспособным. Над таким лицом устанавливается опека. Только опекун от имени данного гражданина вправе совершать сделки.

Опека и попечительство устанавливаются для защиты интересов и прав недееспособных либо ограниченно дееспособных граждан. Опекуны и попечители выступают в защиту прав и интересов своих подопечных в отношениях с любыми лицами, в том числе и в су­дах, без специального полномочия.

При обращении гражданина к нотариусу вопроса о его право­способности не возникает, так как все физические лица правоспо­собны независимо от возраста, состояния здоровья, имущественно­го положения и других обстоятельств.

Если же нотариус имеет дело с организацией, то ему необходи­мо исходить из того, что не всякая организация может обладать правами и иметь обязанности, а только организация, наделенная правами юридического лица.

Наличие прав юридического лица подтверждается уставом дан­ной организации, в котором обязательно должен быть пункт, пре­дусматривающий, что организация имеет права юридического ли­ца, предъявившего устав, и его право решать соответствующие вопросы (например, наличие у данного лица служебного удостове­рения, содержащего указания на то, что он является директором, либо доверенности, уполномочивающей на совершение данного действия).

Определяя правоспособность юридического лица, необходимо учитывать, что филиалы и представительства являются подразделе­ниями данной организации и прав юридического лица не имеют (ст. 55 ГК РФ).

Юридические лица могут иметь имущественные и неимущест­венные права и обязанности.

Проверяя правоспособность, нотариус уточняет порядок обра­зования юридического лица, а также знакомится с учредительными документами. Учредителями юридического лица могут быть собст­венники имущества или уполномоченные ими органы или лица, в случаях, предусмотренных законодательными органами, и иные организации и граждане.

Юридические лица действуют на основе устава, учредительного до­говора, а в случаях, предусмотренных законодательными актами, — на основе общего положения об организациях данного вида. Нотариусу необходимо проверить, зарегистрированы ли в установленном по­рядке устав, договор и положение, так как юридическое лицо счита­ется созданным с момента его государственной регистрации.

Необходимо также учитывать, что нередко от имени юридиче­ского лица к нотариусу обращаются представители филиалов или иных обособленных подразделений этого лица, по законодательству РФ действующие в соответствии с положениями, утвержденными этими лицами, и не имеющие правового статуса самостоятельного юридического лица. Поэтому филиалы и подразделения не вправе обращаться для совершения нотариальных действий в отношении самого юридического лица, если такими полномочиями не наделе­ны возглавляющие их руководители в соответствии с положением о филиале или подразделении или на основании доверенности, вы­данной от имени юридического лица.

Полномочия представителя юридического лица подтверждаются выданной на его имя доверенностью, в которой указываются их полномочия по совершаемой сделке. Нотариусы не требуют дове­ренности на совершение сделки от руководителей юридических лиц, которым учредительными документами (уставом) предоставле­но право заключать сделки, об удостоверении которых эти лица обращаются к нотариусу. В этих случаях потребуется лишь доку­мент, удостоверяющий их должностное положение (например, про­токол собрания учредителей или выписку из него о назначении этих лиц руководителями юридических лиц). Если юридическое лицо управляется выборным коллегиальным органом, от руководи­теля этого органа должен быть истребован документ об избрании должностных лиц и о распределении между ними обязанностей.

И только после проверки правоспособности юридического лица нотариус переходит к рассмотрению существа сделки.

3. Требования к документам, предъявляемым нотариусу для совершения нотариальных действий

Как уже было отмечено выше, если для совершения нотариаль­ного действия обратившееся лицо не представило необходимых до­кументов, нотариус вправе отложить совершение действия и истре­бовать от лиц недостающих документов, которые должны быть ему предоставлены в указанный им срок. Существуют особые требова­ния, предъявляемые к оформлению документов, представляемых нотариусу и удостоверяемых им.

В соответствии со ст. 45 Основ нотариусы не принимают для со­вершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Приписки и поправ­ки должны быть оговорены и подтверждены подписью участников сделки и других лиц, подписавших сделку, заявление и т.п., а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса и оттис­ком его печати, при этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Исправления, сделанные в тек­сте документа, который не подписывается сторонами, в конце удо­стоверительной надписи оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью и оттиском его печати. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на документах прочер­киваются.

Текст нотариально удостоверяемых сделок должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки следует обозначать хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц давать без сокращений с указанием адресов их органов (в необходимых случаях проставлять также номера текуще­го (расчетного) счета и отделения банка). Фамилии, имена и отче­ства граждан должны быть написаны полностью с указанием места их жительства, а при удостоверении сделок от имени иностранных граждан также указывается и их гражданство. Если документ, под­лежащий удостоверению или засвидетельствованию, изложен не­правильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившего­ся документ может быть составлен нотариусом.

Если представленные документы или удостоверяемые, выда­ваемые либо свидетельствуемые документы изложены на двух и более отдельных листах, они должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, а количество прошнурованных листов завере­но подписью должностного лица и печатью юридического лица, выдавшего документы, или подписью нотариуса с приложением его печати.

4.Понятие и основные правила ведения нотариального делопроизводства

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утвержденными Министром юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой (ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Нотариальное делопроизводство разрабатывается на основе ре­комендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований стандартов на управленческую документацию. В на­стоящее время действуют приказы Мини­стерства юстиции РФ от 15 марта 2000 г. № 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных нотариаль­ных действий нотариусами Российской Федерации» и от 10 апреля 2002 г. № 99 (с изм. от 04 июля 2014 г.) «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свиде­тельствуемых документах», «Методические рекомендации по оформ­лению наследственных прав», утвержденные Правлением Федеральной нотариальной палаты 28 февраля 2006 г., «Методические рекомендации по оформлению наследственных прав», утвержденные решением Прав­ления Федеральной нотариальной палаты от 27-28 февраля 2007 г. (протокол № 02/07), а также «Инструкция о порядке совершения но­тариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного само­управления поселений», утвержденная приказом Минюста России от 27 декабря 2007 г. № 256; Приказ Минюста России от 16.04.2014 N 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78).

Нотариальное делопроизводство можно разделить на три взаи­мосвязанные части:

1)делопроизводство в нотариальных конторах;

2)порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий;

3)заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства но­тариусами, работающими в государственных нотариальных конто­рах, осуществляется территориальными органами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правопримени­тельные функции и функции по контролю и надзору в сфере нота­риата, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практи­кой, — в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ со­вместно с Федеральной нотариальной палатой.

Делопроизводство нотариуса объединяет в себе следующие функции:

-                   введение документации по совершению различных нотари­альных действий;

-                   ведение организационно-распорядительной документации;

-                   разбор жалоб, заявлений и писем от физических и юридиче­ских лиц, контроль за их рассмотрением;

-                   составление номенклатур;

-                   ведение канцелярии и архива нотариальной конторы.

Нотариусы для совершения нотариальных действий имеют лич­ную печать, а также штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки нотариальной конторы.

За организацию ведения нотариального делопроизводства и ра­боты с архивом несет ответственность нотариус, на которого эта обязанность возложена приказом органа юстиции. Нотариус, зани­мающийся частной практикой, лично отвечает за правильное веде­ние делопроизводства, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотари­альной конторе ведутся журналы входящей и исходящей коррес­понденции. Контроль за сроками и качеством исполнения докумен­тов осуществляет нотариус.

При поступлении на входящих документах в правом нижнем уг­лу первой страницы проставляются регистрационный штамп и дата поступления документа. Документы, которые необходимо зарегист­рировать, учитываются в журнале входящей корреспонденции. На входящем документе помимо даты поступления проставляется но­мер регистрации в журнале и номер дела (наряда), в котором доку­мент будет подшит. После регистрации входящий документ в день его поступления или на следующий день должен быть первично рассмотрен нотариусом, который должен решить вопрос о порядке и сроках исполнения. Входящий документ считается исполненным после решения всех поставленных в нем вопросов. На исполненном входящем документе проставляется отметка об исполнении и на­правлении его в дело. Отметка об исполнении располагается на ниж­нем поле первого листа документа, если нет места, то на его обороте. Отметка об исполнении — это краткая справка об исполнении документа, которая содержит слова «в дело» и номер дела, в кото­рое должен быть подшит исполненный документ.

Исходящие документы подлежат регистрации журнале исходя­щей корреспонденции. Исходящий документ содержит порядковый номер по журналу исходящей корреспонденции, номер дела, в ко­тором хранится копия исходящего документа. В соответствии со ст. 5 Основ нотариус отвечает за сохранность документов.

Изъятие документов возможно только с разрешения нотариуса и с обязательным составлением заверенной копии изъятого доку­мента, протокола выписки или запроса суда.

Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нота­риальных действий по письменному заявлению физических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совер­шались нотариальные действия, а также по письменному требова­нию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административ­ными делами, а также по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материа­лами по исполнению исполнительных документов. В случае утраты документов, удостоверенных или выданных нотариусами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных докумен­тов. Нотариусы также выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имеющих право на удостоверение завещаний в соответствии с законодательством РФ.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований российского законодательства о сохранении тайны со­вершения нотариальных действий. На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по установленной форме.

Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти — указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, его дубликат может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют, а в необходимых случаях и документов, подтверждающих родствен­ные отношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее). По представлении указанных доку­ментов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследода­телю наследственного имущества.

5. Порядок ведения нотариальных дел

Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у частнопрактикующего нотариуса подчиняется одним и тем же тре­бованиям, закрепленным в Правилах по делопроизводству. Со­ответствующая законодательству организация делопроизводства в нотариальных конторах имеет важное значение для надлежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обязательств.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотари­альной конторе должны вестись:

-                   журнал входящей корреспонденции;

-                   журнал исходящей корреспонденции;

-                   разносная книга для местной корреспонденции;

-                   книга жалоб и предложений;

-                   контрольная картотека или папка.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в го­сударственной нотариальной конторе ответственность несет ее руко­водитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса — он сам. Частнопрактикующему нотариусу дано право своим распоряжением назначать ответственного, если кроме него есть другие нотариусы или помощник нотариуса, занимающегося частной практикой.

Служебные документы подготавливаются в соответствии с пра­вилами, установленными Министерством юстиции РФ, а также со­храняющими силу соответствующими нормативными правовыми актами РСФСР и СССР. Это касается ведения реестров для регист­рации нотариальных действий, оформления нотариальных докумен­тов, в том числе и для действия за границей.

Нотариальный акт - документ, удостоверенный, засвидетельствованный или выданный нотариусом и внесенный им в реестр нотариальных действий.

Нотариальный реестр или реестр нотариальных действий - это официальный документ, в котором регистрируются все совершенные нотариусом нотариальные действия.

Правоудостоверяющий документ - это документ, подтверждающий факт государственной регистрации прав на недвижимое имущество и выдаваемый уполномоченным государственным органом по государственной регистрации прав.

Правоустанавливающий документ - это документ, на основании которого могут быть зарегистрированы права на недвижимое имущество, содержащий волеизъявление собственника о распоряжении недвижимым имуществом

При составлении документов организационно-распорядительного характера следует руководствоваться названной Инструкцией по делопроизводству, а также необходимо соблюдать требования Ос­новных положений Единой государственной системы делопроиз­водства.

Так, на любом документе должно быть указано его наименова­ние: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при написа­нии адреса: кому адресуется документ, наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью — 20 января 1997 г. (или тремя парами арабских цифр — 20 января 1997г.).

Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на блан­ке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав под­писи входит обозначение должности лица, подписывающего доку­мент, его личная подпись и расшифровка.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес обще­ственных организаций, личная переписка, любые другие докумен­ты, не связанные с деятельностью конторы. На всех входящих до­кументах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в Журнал входящей корреспонденции под порядковым номе­ром; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет хранить­ся этот документ после его исполнения.

Важно знать и строго выполнять следующее требование правил делопроизводства. Заявление о принятии наследства, выдаче свиде­тельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредито­ров, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых до­мов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в Журнале вхо­дящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем пе­редаются нотариусу для исполнения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах.

Документ считается исполненным, когда решены все постав­ленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ коррес­понденту. После исполнения документ подшивается в соответст­вующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру, ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места — на его обороте.

Все исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходя­щей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором копия этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ ад­ресату под расписку в Разносной книге.

Для более четкой организации деятельности нотариальной кон­торы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел, В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), ко­торые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре долж­ны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не преду­смотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре де­лается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в нотариальную контору и связанные с оформлением наследственных прав, подшиваются в соответствующие наследственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегист­рации не подлежит. При формировании нарядов учитываются До­кументы одного делопроизводственного (календарного) года. Внут­ри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составле­ния. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отно­шения к нарядам, в них не подшиваются.